Робота з клітинками в Excel

Величезна кількість користувачів Excel роблять таку ж помилку. Вони плутають два принципово різних типи операцій: всередині клітини і за нею. Але різниця між ними величезна.

Справа в тому, що кожна комірка - це повнофункціональний елемент, який є полем введення з масою можливостей. Туди вводяться формули, числа, текст, логічні оператори і так далі. Сам текст можна стилізувати: змінювати його розмір і стиль, а також розташування всередині комірки.

Наприклад, на цьому малюнку ви бачите, що текст у клітинці виділено червоним і жирним шрифтом.

У цьому випадку важливо звернути увагу на те, що комірка, зображена на малюнку, в даний момент знаходиться в режимі редагування вмісту. Щоб зрозуміти, в якому конкретно стані знаходиться комірка у вашому випадку, ви можете використовувати текстовий курсор всередині. Але навіть якщо її не видно, клітинка може бути в режимі редагування. Зрозуміти це можна по наявності активних кнопок підтвердження і скасування введення. 

Важливою особливістю цього режиму є те, що в ньому неможливо виконати всі можливі операції з коміркою. Якщо ви подивіться на панель інструментів стрічки, ви побачите, що більшість кнопок неактивні. Ось тут і виражається основна помилка. Але давайте про все по порядку, починаючи з самих основ, а потім будемо підвищувати рівень складності, щоб кожен міг дізнатися щось корисне.

Основні поняття

Отже, основним елементом таблиці є клітинка. Він розташований на перетині стовпця та рядка, а тому має свою адресу, яку можна використовувати у формулах, щоб на нього вказати, отримати певні дані тощо. 

Наприклад, комірка B3 має такі координати: рядок 3, стовпець 2. Ви можете побачити її у верхньому лівому куті, безпосередньо під навігаційним меню. 

Друге важливе поняття — це робочий зошит. Це відкритий користувачем документ, який містить список аркушів, які в свою чергу складаються з комірок. Будь-який новий документ спочатку не містить жодної інформації, а у відповідному полі вина вказується адреса поточної вибраної клітинки.

Також відображаються назви стовпців і рядків. При виділенні однієї з комірок відповідні елементи на панелі координат будуть виділені помаранчевим кольором.

Для введення інформації необхідно, як ми вже зрозуміли вище, перейти в режим редагування. Потрібно вибрати відповідну комірку, клацнувши на ній лівою кнопкою миші, а потім просто ввести дані. Ви також можете переміщатися між різними клітинками за допомогою клавіатури за допомогою кнопок зі стрілками.

Основні операції клітини

Виділіть клітинки в одному діапазоні

Групування інформації в Excel здійснюється за спеціальним діапазоном. У цьому випадку виділяється відразу кілька комірок, а також відповідно рядки і стовпці. Якщо ви виберете їх, відобразиться вся область, а в адресному рядку буде подано підсумок усіх вибраних клітинок.

Об’єднання комірок

Після виділення клітинок їх можна об’єднати. Перед цим рекомендується скопіювати виділений діапазон за допомогою комбінації клавіш Ctrl + C і перемістити його в інше місце за допомогою клавіш Ctrl + V. Таким чином ви можете зберегти резервну копію своїх даних. Це необхідно зробити, тому що при об'єднанні комірок вся інформація, що міститься в них, стирається. А для того, щоб його відновити, необхідно мати його копію.

Далі потрібно натиснути на кнопку, зображену на скріншоті. Існує кілька способів об'єднання комірок. Потрібно вибрати той, який найбільше підходить до ситуації.

Пошук потрібної кнопки. У навігаційному меню на вкладці «Головна» знайдіть кнопку, яка була позначена на попередньому скріншоті, і відобразіть список, що випадає. Ми вибрали «Об’єднати та відцентрувати». Якщо ця кнопка неактивна, то потрібно вийти з режиму редагування. Це можна зробити, натиснувши клавішу Enter. 

Якщо вам потрібно відкоригувати положення тексту в отриманій великій комірці, це можна зробити за допомогою властивостей вирівнювання на вкладці «Головна».

Розщеплення клітин

Це досить проста процедура, яка дещо повторює попередній пункт:

1. Виділення комірки, яка була раніше створена шляхом об’єднання кількох інших комірок. Відокремлення інших неможливе. 
2. Після вибору об’єднаного блоку засвітиться клавіша об’єднання. Після натискання на нього всі комірки будуть розділені. Кожен з них отримає свою адресу. Рядки та стовпці будуть перераховані автоматично. 

Пошук клітинок

Дуже легко не помітити важливу інформацію, коли вам доводиться працювати з великими обсягами даних. Щоб вирішити цю проблему, можна скористатися пошуком. Крім того, ви можете шукати не тільки слова, але і формули, комбіновані блоки і все, що завгодно. Для цього необхідно виконати наступні дії:

1. Переконайтеся, що вкладка «Головна» відкрита. Існує область «Редагування», де ви можете знайти клавішу «Знайти та вибрати».
2. Після цього відкриється діалогове вікно з полем введення, в якому можна ввести потрібне вам значення. Також є можливість вказати додаткові параметри. Наприклад, якщо вам потрібно знайти об’єднані комірки, вам потрібно натиснути «Параметри» – «Формат» – «Вирівнювання» та поставити галочку навпроти пошуку об’єднаних комірок.
3. Необхідна інформація буде відображена в спеціальному вікні.

Існує також функція «Знайти все» для пошуку всіх об’єднаних клітинок.

Робота з вмістом клітинок Excel

Тут ми розглянемо деякі функції, які дозволяють працювати з введеним текстом, функціями чи числами, як виконувати операції копіювання, переміщення та відтворення. Розглянемо кожен з них по порядку.

1. Введення. Тут все просто. Потрібно вибрати потрібну клітинку і просто почати писати.
2. Видалення інформації. Для цього можна використовувати як клавішу Delete, так і клавішу Backspace. Ви також можете використовувати клавішу ластика на панелі редагування.
3. Копія. Це дуже зручно здійснити за допомогою гарячих клавіш Ctrl + C і вставити скопійовану інформацію в потрібне місце за допомогою комбінації Ctrl + V. Таким чином можна здійснити швидке множення даних. Його можна використовувати не тільки в Excel, але і практично в будь-якій програмі під управлінням Windows. Якщо була виконана некоректна дія (наприклад, вставлений невірний фрагмент тексту), ви можете відкотитися, натиснувши комбінацію Ctrl + Z.
4. Вирізання. Воно здійснюється за допомогою комбінації Ctrl + X, після чого потрібно вставити дані в потрібне місце за допомогою тих же гарячих клавіш Ctrl + V. Різниця між вирізанням і копіюванням полягає в тому, що при останньому дані зберігаються в перше місце, а вирізаний фрагмент залишається тільки в тому місці, куди він був вставлений. 
5. Форматування. Клітини можна міняти як зовні, так і всередині. Доступ до всіх необхідних параметрів можна отримати, клацнувши правою кнопкою миші на потрібній комірці. З'явиться контекстне меню з усіма налаштуваннями.

Арифметичні дії

Excel — це насамперед функціональний калькулятор, який дозволяє виконувати багаторівневі обчислення. Це особливо корисно для бухгалтерії. Ця програма дозволяє виконувати всі мислимі і немислимі операції з числами. Тому вам потрібно зрозуміти, як працюють різноманітні функції та символи, які можна записати в комірку.

Перш за все, вам потрібно зрозуміти позначення, які позначають ту чи іншу арифметичну дію:

1. + – додавання.
2. – – віднімання.
3. * – множення.
4. / – ділення.
5. ^ – піднесення до степеня.
6. % – це відсоток. 

Почніть вводити формулу в клітинку зі знака рівності. Наприклад, 

= 7 + 6

Після натискання кнопки «ENTER» дані автоматично обчислюються, а результат відображається в комірці. Якщо в результаті обчислення виявиться, що після коми стоїть величезна кількість цифр, то зменшити розрядність можна за допомогою спеціальної кнопки на вкладці «Головна» в розділі «Число».

Використання формул в Excel

Якщо необхідно скласти підсумковий баланс, то одного додавання недостатньо. Адже він складається з величезної кількості даних. З цієї причини були розроблені технології, які дозволяють створити таблицю всього за пару кліків.

Щоб було зрозуміліше, давайте створимо ось таку просту таблицю з даними, де потрібно обчислити відразу кілька значень.

Щоб отримати остаточний результат, просто підсумуйте значення для кожного пункту за перші два тижні. Це легко, оскільки ви також можете вручну ввести невелику кількість даних. Але що, ще й руками отримати суму? Що необхідно зробити, щоб систематизувати наявну інформацію?

Якщо ви використовуєте формулу в комірці, ви можете виконувати навіть найскладніші обчислення, а також програмувати свій документ на те, що ви хочете.

Крім того, формулу можна вибрати безпосередньо з меню, яке викликається натисканням кнопки fx. У діалоговому вікні ми вибрали функцію SUM. Для підтвердження дії необхідно натиснути кнопку «Enter». Перш ніж фактично використовувати функції, рекомендується трохи потренуватися в пісочниці. Тобто створити тестовий документ, де можна трохи попрацювати з різними формулами і подивитися, як вони працюють. 

Помилки при введенні формули в клітинку

В результаті введення формули можуть виникати різні помилки:

1. ##### – Ця помилка виникає, якщо під час введення дати або часу отримано значення нижче нуля. Його також можна відобразити, якщо в комірці недостатньо місця для розміщення всіх даних. 
2. #N/A – ця помилка з’являється, якщо неможливо визначити дані, а також якщо порушено порядок введення аргументів функції.
3. #ПОСИЛАННЯ! У цьому випадку Excel повідомляє, що вказано недійсну адресу стовпця або рядка. 
4. #ПУСТИЙ! Помилка відображається, якщо арифметичну функцію було побудовано неправильно.
5. #НОМЕР! Якщо кількість надмірно мала або велика.
6. #VALUE! Вказує на те, що використовується непідтримуваний тип даних. Це може статися, якщо одна клітинка, яка використовується для формули, містить текст, а інша містить числа. В цьому випадку типи даних не збігаються між собою і Excel починає лаятися.
7. #DIV/0! – неможливість ділення на нуль.
8. #ІМ'Я? – назву функції неможливо розпізнати. Наприклад, є помилка.

Гарячі клавіші

Гарячі клавіші полегшують життя, особливо якщо вам доводиться часто повторювати однотипні дії. Найпопулярніші гарячі клавіші:

1. CTRL + стрілка на клавіатурі – виділити всі клітинки, які знаходяться у відповідному рядку або стовпці.
2. CTRL + SHIFT + «+» – вставити час, який є на годиннику в даний момент.
3. CTRL + ; – вставити поточну дату з функцією автоматичного фільтрування за правилами Excel.
4. CTRL + A – виділити всі клітинки.

Налаштування зовнішнього вигляду комірки

Правильно підібраний дизайн комірки дозволяє зробити її більш привабливою, а асортимент – зручним для читання. Існує кілька варіантів зовнішнього вигляду комірки, які можна налаштувати.

Межі

Діапазон функцій електронної таблиці також включає налаштування меж. Для цього клацніть на цікавих клітинках і відкрийте вкладку «Головна», де натисніть на стрілку, розташовану праворуч від кнопки «Межі». Після цього з'явиться меню, в якому можна встановити необхідні властивості кордону.

Кордони можна малювати. Для цього вам необхідно знайти пункт «Намалювати межі», який знаходиться в цьому спливаючому меню.

Колір заливки

Спочатку потрібно виділити ті комірки, які необхідно залити певним кольором. Після цього на вкладці «Головна» знайдіть стрілку, розташовану праворуч від пункту «Колір заливки». З’явиться спливаюче меню зі списком кольорів. Просто виберіть потрібний відтінок, і клітинка автоматично заповниться.

Лайфхак: якщо наводити курсор на різні кольори, то можна побачити, як буде виглядати комірка після її заповнення певним кольором.

Стилі клітинок

Стилі комірок - це готові варіанти дизайну, які можна додати в пару кліків. Знайти меню можна на вкладці «Головна» в розділі «Стилі клітинок».