зміст
Багато хто вважає Excel програмою для роботи з електронними таблицями. Тому питання про те, як створювати та працювати з таблицями, на перший погляд може здатися дивним. Але мало хто знає, в чому головна відмінність Excel від електронних таблиць. Крім того, цей компонент пакета Microsoft Office не завжди взаємодіє з електронними таблицями. Крім того, основним завданням Excel є обробка інформації, яка може бути представлена в різних формах. Також у вигляді таблиці.
Або може виникнути ситуація, коли необхідно виділити для таблиці окремий діапазон і відформатувати його відповідно. Загалом, можливостей використання таблиць величезна кількість, тому розглянемо їх докладніше.
Концепція розумних таблиць
Все ще існує різниця між аркушем Excel і розумною електронною таблицею. Перший — це просто область, що містить певну кількість комірок. Деякі з них можуть бути заповнені певною інформацією, а інші порожні. Але принципової різниці з технічної точки зору між ними немає.
Але таблиця Excel - це принципово інше поняття. Він не обмежується набором даних, він має свої властивості, назву, певну структуру і величезну кількість переваг.
Тому для таблиці Excel можна вибрати окрему назву – «Smart Table» або «Smart Table».
Створіть розумну таблицю
Припустімо, ми створили діапазон даних з інформацією про продажі.
Це ще не стіл. Щоб перетворити в нього діапазон, потрібно його виділити і знайти вкладку «Вставка» і там в однойменному блоці знайти кнопку «Таблиця».
З'явиться маленьке вікно. У ньому можна налаштувати набір клітинок, які потрібно перетворити на таблицю. Крім того, необхідно вказати, що перший рядок містить заголовки стовпців. Ви також можете скористатися комбінацією клавіш Ctrl + T, щоб відкрити те саме діалогове вікно.
В принципі, в більшості випадків нічого міняти не потрібно. Після підтвердження дії натисканням кнопки «ОК» раніше виділений діапазон відразу стане таблицею.
Перш ніж безпосередньо задавати її властивості, потрібно зрозуміти, як бачить таблицю сама програма. Після цього багато чого стане зрозумілим.
Розуміння структури таблиці Excel
Усі таблиці мають певну назву, яка відображається на спеціальній вкладці «Дизайн». Відображається відразу після виділення будь-якої комірки. За замовчуванням ім’я має вигляд «Таблиця 1» або «Таблиця 2», відповідно.
Якщо вам необхідно мати в одному документі кілька таблиць, то рекомендується давати їм такі назви, щоб потім було зрозуміло, яка інформація де міститься. У майбутньому взаємодіяти з ними стане набагато легше як вам, так і людям, які переглядають ваш документ.
Крім того, іменовані таблиці можна використовувати в Power Query або ряді інших надбудов.
Назвемо нашу таблицю «Звіт». Ім'я можна побачити у вікні, що називається менеджером імен. Щоб відкрити його, потрібно пройти по такому шляху: Формули – Визначені імена – Менеджер імен.
Також можна вручну ввести формулу, де також видно назву таблиці.
Але найцікавіше те, що Excel вміє одночасно бачити таблицю в декількох розділах: цілком, а також в окремих стовпцях, заголовках, підсумках. Тоді посилання матимуть такий вигляд.
Взагалі такі побудови наводяться лише з метою більш точного орієнтування. Але запам'ятовувати їх не потрібно. Вони автоматично відображаються у підказках, які з’являються після вибору Таблиці та способу відкриття квадратних дужок. Щоб вставити їх, потрібно спочатку включити англійську розкладку.
Потрібний параметр можна знайти за допомогою клавіші Tab. Не забудьте закрити всі дужки, які є у формулі. Квадрати тут не виняток.
Якщо ви хочете підсумувати вміст усього стовпця з продажами, ви повинні написати таку формулу:
= SUM (D2: D8)
Після цього він автоматично перетвориться на =SUM(Звіт[Продажі]). Простими словами, посилання веде на певну колонку. Зручно, погодьтеся?
Таким чином, будь-яка діаграма, формула, діапазон, де буде використовуватися розумна таблиця для отримання даних, автоматично використовуватиме актуальну інформацію.
Тепер поговоримо докладніше про те, які таблиці можуть мати властивості.
Таблиці Excel: властивості
Кожна створена таблиця може мати кілька заголовків стовпців. Тоді перший рядок діапазону служить джерелом даних.
Крім того, якщо розмір таблиці занадто великий, при прокручуванні вниз замість літер, що позначають відповідні стовпці, відображаються назви стовпців. Це припаде до душі користувачеві, оскільки не потрібно буде закріплювати ділянки вручну.
Він також містить автофільтр. Але якщо він вам не потрібен, ви завжди можете вимкнути його в налаштуваннях.
Також всі значення, які записані безпосередньо під останньою коміркою стовпця таблиці, прикріплюються до неї самі. Тому їх можна знайти безпосередньо в будь-якому об'єкті, який використовує в своїй роботі дані з першого стовпця таблиці.
При цьому нові комірки форматуються для оформлення таблиці, і в них автоматично записуються всі формули, характерні для цього стовпця. Простими словами, щоб збільшити розмір таблиці і розширити її, просто введіть правильні дані. Все інше додасть програма. Те саме стосується нових колонок.
Якщо формула введена хоча б в одну клітинку, то вона автоматично поширюється на весь стовпець. Тобто вам не потрібно вручну заповнювати клітинки, все буде відбуватися автоматично, як показано на цьому анімаційному скріншоті.
Усі ці функції хороші. Але ви можете самостійно налаштувати стіл і розширити його функціональність.
Оформлення столу
Спочатку необхідно відкрити вкладку «Конструктор», де знаходяться параметри таблиці. Ви можете налаштувати їх, додавши або знявши певні прапорці в групі «Параметри стилю таблиці».
Надаються такі варіанти:
- Додайте або видаліть рядок заголовка.
- Додати або видалити рядок із підсумками.
- Робіть лінії чергуванням.
- Виділіть крайні стовпці жирним шрифтом.
- Вмикає або вимикає смугасті лінії.
- Вимкнути автофільтр.
Ви також можете встановити інший формат. Це можна зробити за допомогою параметрів, розташованих у групі Стилі таблиці. Спочатку формат відрізняється від наведеного вище, але в цьому випадку ви завжди можете налаштувати потрібний вигляд.
Ви також можете знайти групу «Інструменти», де можна створити зведену таблицю, видалити копії та перетворити таблицю в стандартний діапазон.
Але найцікавіша функція – створення нарізок.
Зріз — це тип фільтра, який відображається в окремому графічному елементі. Щоб вставити його, потрібно натиснути на однойменну кнопку «Вставити слайсер», а потім вибрати стовпці, які потрібно залишити.
Ось і все, тепер з'являється панель, в якій перераховані всі унікальні значення, що містяться в осередках цього стовпця.
Щоб відфільтрувати таблицю, необхідно вибрати категорію, яка на даний момент найбільш цікава.
Кілька категорій можна вибрати за допомогою зрізу. Для цього перед початком виділення необхідно натиснути клавішу Ctrl або натиснути на кнопку у верхньому правому куті ліворуч від зняття фільтра.
Для встановлення параметрів безпосередньо на стрічці можна скористатися однойменною вкладкою. З його допомогою можна редагувати різні властивості зрізу: зовнішній вигляд, розмір кнопки, кількість і так далі.
Ключові обмеження розумних таблиць
Незважаючи на те, що таблиці Excel мають масу переваг, користувачеві все ж доведеться змиритися з деякими недоліками:
- Перегляди не працюють. Простіше кажучи, немає можливості запам'ятати певні параметри аркуша.
- Ви не можете поділитися книгою з іншою особою.
- Неможливо вставити проміжні підсумки.
- Ви не можете використовувати формули масиву.
- Немає можливості об’єднати комірки. Але робити цього не рекомендується.
Однак переваг набагато більше, ніж недоліків, тому ці недоліки будуть не дуже помітні.
Приклади Smart Table
Тепер настав час поговорити про ситуації, в яких потрібні інтелектуальні електронні таблиці Excel і які дії можна виконати, неможливі зі стандартним діапазоном.
Припустимо, у нас є таблиця, в якій наведені касові надходження від купівлі футболок. У першому стовпчику зазначаються імена учасників групи, а в інших – скільки футболок продано та якого розміру. Давайте використаємо цю таблицю як приклад, щоб побачити, які можливі дії можна вжити, які неможливі у випадку звичайного діапазону.
Підводячи підсумки з функціональністю Excel
На скріншоті вище ви бачите нашу таблицю. Давайте спочатку узагальнимо всі розміри футболок окремо. Якщо для досягнення цієї мети ви використовуєте діапазон даних, вам доведеться вручну вводити всі формули. Якщо створити таблицю, то цього обтяжливого тягаря більше не буде. Достатньо лише включити одну позицію, після чого рядок із підсумками згенерується сама собою.
Далі клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці. З’явиться спливаюче меню з пунктом «Таблиця». У ньому є опція «загальний рядок», яку потрібно ввімкнути. Його також можна додати через конструктор.
Крім того, внизу таблиці з’являється рядок із підсумками. Якщо ви відкриєте спадне меню, ви побачите там такі налаштування:
- Середній.
- Сума.
- Максимум.
- відхилення зміщення.
І багато іншого. Щоб отримати доступ до функцій, яких немає у списку вище, потрібно натиснути на пункт «Інші функції». Тут зручно, що діапазон визначається автоматично. Ми вибрали функцію SUM, тому що в нашому випадку нам потрібно знати, скільки всього футболок було продано.
Автоматична вставка формул
Excel — дійсно розумна програма. Користувач може навіть не знати, що вона намагається передбачити його подальші дії. У кінці таблиці ми додали колонку для аналізу результатів продажів по кожному з покупців. Вставивши формулу в перший рядок, вона відразу ж копіюється в усі інші комірки, а потім весь стовпець заповнюється потрібними нам значеннями. Комфортно?
функція сортування
Багато людей використовують контекстне меню для використання тієї чи іншої функції. Там майже всі дії, які в більшості випадків необхідно виконати. Якщо використовувати розумні таблиці, то функціонал ще більше розширюється.
Наприклад, нам потрібно перевірити, хто вже перерахував передоплату. Для цього потрібно відсортувати дані за першим стовпцем. Давайте відформатуємо текст так, щоб було зрозуміло, хто вже здійснив платіж, хто ні, а хто не надав необхідні для цього документи. Перший буде позначено зеленим кольором, другий — червоним, а третій — синім. І припустимо, що перед нами стоїть завдання згрупувати їх разом.
Крім того, Excel може зробити все за вас.
Для початку потрібно натиснути на спадне меню, розташоване біля заголовка стовпця «Назва», натиснути на пункт «Сортувати за кольором» і вибрати червоний колір шрифту.
Все, тепер інформація про те, хто здійснив платіж, представлена чітко.
Фільтрація
Також можна налаштувати відображення та приховування певної інформації таблиці. Наприклад, якщо ви хочете відобразити лише тих людей, які не заплатили, ви можете відфільтрувати дані за цим кольором. Також можлива фільтрація за іншими параметрами.
Висновки
Таким чином, розумні електронні таблиці в Excel стануть чудовими помічниками у вирішенні будь-яких проблем, з якими тільки доводиться стикатися.