зміст
Резервне копіювання — це створення файлу для подальшого відновлення даних у разі поломки або зникнення вихідного носія. Ви також можете створити копію даних у Microsoft Excel; у програмі є інструменти для цього. Для відновлення інформації можна скористатися іншою функцією Excel – автовідновлення. Розглянемо всі можливості відновлення втрачених змін у таблицях.
Налаштування автоматичного резервного копіювання
Програма здатна створити додатковий файл, який повністю копіює оригінал і оновлюється одночасно з ним. Налаштування резервного копіювання особливо важливо в тих випадках, коли існує ризик аварійного завершення роботи програми або вимкнення комп'ютера. Якщо ваш пристрій працює нестабільно, виконайте кілька простих кроків, щоб не втратити зміни в електронній таблиці.
- Відкрийте вкладку «Файл» і знайдіть в меню пункт «Зберегти як». Натисніть на нього, щоб відкрити діалогове вікно.
- У вікні, що з'явилося, відкрийте маленьке меню «Сервіс», кнопка розташована внизу. Потрібні загальні параметри.
- Поставте прапорець «Завжди створювати резервні копії». Інші поля необов’язкові. При бажанні ви можете відразу захистити документ паролем і встановити рекомендований доступ лише для читання. Якщо все необхідне в цьому вікні зроблено, натисніть «ОК».
- Зберігаємо файл в будь-яке зручне місце за допомогою того ж вікна «Зберегти як». Поруч із ним у папці або на робочому столі завжди буде резервна копія XLK.
Результат після збереження перших змін виглядає так:
Важливо! Тепер ми можемо відповісти на питання, де зберігаються резервні копії: у тій же папці, де зберігається вихідний файл.
Як створити незмінну резервну копію
Регулярне резервне копіювання зберігає версію книги перевершувати, який був оновлений одне збереження тому. Іноді цей варіант не підходить, і потрібна версія документа за кілька кроків до останнього збереження. Щоб отримати доступ до попередніх версій документа, необхідно встановити надбудову. Microsoft не розповсюджує такі доповнення на офіційному сайті, вони частково включені в програму.
Звернути увагу! Додатки можна знайти у відкритих джерелах в інтернеті, їх використання законне. Обов’язково перевіряйте сайт і завантаження за допомогою антивірусної системи, щоб не наражати на небезпеку особисті дані та важливі документи.
Надбудова, необхідна для резервного копіювання, називається VBA-Excel. Доповнення платне, але ви можете користуватися його функціями протягом пробного періоду. Підходить для комп'ютерів з ОС від Windows XP і вище, для версій Excel від 2007 року і вище. Інструкції зі встановлення додаються до файлу встановлення.
- Після встановлення надбудови на панелі інструментів з’явиться вкладка VBA-Excel. Відкрийте його та натисніть кнопку «Резервне копіювання».
- У діалоговому вікні, що відкриється, виберіть місце для збереження резервної копії та встановіть параметри копіювання. Якщо вам потрібен один файл, який копіює вміст оригіналу, не потрібно прописувати терміни автоматичного створення копій. Натисніть «Зберегти».
Коли копії більше не потрібні, потрібно знову натиснути кнопку «Резервне копіювання». З'явиться рядок «Скасувати резервне копіювання» - натисніть на неї, і файли перестануть з'являтися. Це потрібно буде зробити, лише якщо встановлено параметри автоматичного копіювання.
Налаштувати автозбереження змін у документі
У екстрених ситуаціях також допомагає автоматичне збереження змін. Копії документа з'являються на спеціальній вкладці після перезавантаження. Через регулярні проміжки часу програма автоматично фіксує всі зміни, які відображаються в книзі, якщо встановлено відповідні налаштування.
- Відкрийте розділ «Параметри» на вкладці «Файл». На екрані з’явиться діалогове вікно з меню – потрібен пункт «Зберегти».
- Поставте прапорець «Автозбереження» та встановіть частоту збереження змін. У налаштуваннях можна поставити навіть одну хвилину, але таке часте збереження сповільнить роботу Excel на слабкому комп'ютері. Також варто поставити галочку в наступному рядку, щоб при закритті документа без збереження автоматично зберігалася остання автоматично записана версія.
- Виберіть папки для автозбереження файлів. Зазвичай вони відразу прописуються в налаштуваннях, а шлях веде до папок Excel. Якщо вас влаштовує місце збереження файлів, не варто нічого змінювати. Вам потрібно знати, де зберігаються файли автозбереження, щоб у майбутньому ви могли їх швидко знайти.
Після аварійного закриття програми – наприклад, при вимкненні комп’ютера – потрібно знову відкрити Excel і у вкладці «Відновлення документа» вибрати файл для збереження. Є записи автозбереження. Зверніть увагу на час створення документа, щоб вибрати правильну версію.
Важливо! Якщо збережені файли більше не потрібні, у діалоговому вікні, яке з’явиться після закінчення роботи з цими документами, потрібно натиснути кнопку «Не зберігати».
Як відновити незбережену книгу Excel
Якщо вам не вдалося відкрити останню версію документа після збою, ви можете отримати доступ до папки, де зберігаються наявні файли автозбереження. Скористаємося функціями вкладки «Файл», щоб не шукати папку в Провіднику.
- Коли користувач відкриває вкладку «Файл», програма автоматично показує розділ «Деталі». Знаходимо внизу екрану пункт «Версії» і натискаємо кнопку «Управління версіями».
- Відкриється один пункт меню – «Відновити незбережені книги». Натиснувши на нього, ви потрапите в діалогове вікно відкриття документа. У списку знайдіть потрібний файл і натисніть «Відкрити».
Іноді в папці немає документів. У цьому випадку біля пункту «Версії» є запис про відсутність попередніх версій файлу. Якщо це станеться, ви не зможете відновити внесені зміни.