Функція проміжного підсумку в Excel. Формула, вимоги до таблиці

Проміжні результати, які необхідно отримати при складанні звітів, можна легко розрахувати в Excel. Для цього є досить зручний варіант, який ми детально розглянемо в цій статті.

Вимоги, які ставляться до таблиць для отримання проміжних результатів

Проміжний підсумок функції в Excel підходить лише для певних типів таблиць. Далі в цьому розділі ви дізнаєтесь, які умови мають бути виконані, щоб скористатися цією опцією.

1. Табличка не повинна містити порожніх клітинок, кожна з них повинна містити певну інформацію.
2. Заголовок має складатися з одного рядка. Крім того, його розташування має бути правильним: без стрибків і накладання осередків.
3. Оформлення шапки потрібно робити строго у верхньому рядку, інакше функція працювати не буде.
4. Сама таблиця повинна бути представлена ​​звичайною кількістю комірок, без додаткових розгалужень. Виходить, що конструкція столу повинна складатися строго з прямокутника.

Якщо при спробі скористатися функцією «Проміжні результати» ви відхилитеся хоча б від однієї заявленої вимоги, то в клітинці, яка була обрана для обчислень, з’являться помилки.

Як використовується функція проміжних підсумків

Щоб знайти потрібні значення, потрібно скористатися відповідною функцією, яка знаходиться у верхній частині аркуша Microsoft Excel на верхній панелі.

1. Відкриваємо таблицю, яка відповідає зазначеним вище вимогам. Далі клацаємо по клітинці таблиці, з якої знайдемо проміжний результат. Потім перейдіть на вкладку «Дані», в розділі «Структура» натисніть «Проміжний підсумок».

2. У вікні, що відкрилося, нам потрібно вибрати один параметр, який і видасть проміжний результат. Для цього в полі «При кожній зміні» необхідно вказати ціну за одиницю товару. Відповідно, значення проставляється «Ціна». Потім натисніть кнопку «ОК». Зверніть увагу, що в полі «Операція» необхідно встановити «Сума», щоб правильно розрахувати проміжні значення.

3. Після натискання кнопки «ОК» у таблиці для кожного значення буде відображено проміжний підсумок, показаний на знімку екрана нижче.

На замітку! Якщо ви вже отримували необхідні підсумки більше одного разу, то вам необхідно поставити прапорець «Замінити поточні підсумки». У цьому випадку дані не будуть повторюватися.

Якщо ви спробуєте згорнути всі лінії за допомогою інструменту, встановленого ліворуч від пластини, ви побачите, що всі проміжні результати залишаються. Саме їх ви знайшли, використовуючи інструкції вище.

Проміжні підсумки як формула

Щоб не шукати потрібний інструмент функції у вкладках панелі керування, необхідно скористатися опцією «Вставити функцію». Розглянемо цей спосіб докладніше.

1. Відкриває таблицю, в якій потрібно знайти проміжні значення. Виберіть комірку, де будуть відображатися проміжні значення.

2. Потім натисніть кнопку «Вставити функцію». У вікні, що відкриється, виберіть потрібний інструмент. Для цього в полі «Категорія» шукаємо розділ «Повний алфавітний список». Потім у вікні «Виберіть функцію» клацніть «ПІДСУМКИ», натисніть кнопку «ОК».

3. У наступному вікні «Аргументи функції» виберіть «Номер функції». Записуємо цифру 9, яка відповідає потрібному нам варіанту обробки інформації – розрахунку суми.

4. У наступному полі даних «Посилання» виберіть кількість клітинок, у яких ви хочете знайти проміжні підсумки. Щоб не вводити дані вручну, можна просто виділити курсором діапазон потрібних комірок, а потім у вікні натиснути кнопку ОК.

В результаті у виділеній клітинці отримуємо проміжний результат, який дорівнює сумі виділених клітинок із записаними числовими даними.. Ви можете використовувати функцію без використання «Майстра функцій», для цього необхідно вручну ввести формулу: =ПІДСУМКИ(кількість обробки даних, координати комірки).

Звернути увагу! При спробі знайти проміжні значення кожен користувач повинен вибрати власний варіант, який буде відображатися в результаті. Це може бути не тільки сума, а й середнє, мінімальне, максимальне значення.

Застосування функції та обробка клітинок вручну

Цей метод передбачає застосування функції дещо іншим способом. Його використання представлено в алгоритмі нижче:

1. Запустіть Excel і переконайтеся, що таблиця правильно відображається на аркуші. Потім виділіть комірку, в якій потрібно отримати проміжне значення конкретного значення в таблиці. Потім натисніть на кнопку під панеллю керування «Вставити функцію».

2. У вікні виберіть категорію «10 нещодавно використаних функцій» і знайдіть серед них «Проміжні підсумки». Якщо такої функції немає, відповідно необхідно прописати іншу категорію – «Повний алфавітний список».

3. Після появи додаткового спливаючого вікна, де потрібно написати «Аргументи функції», вводимо туди всі дані, які використовувалися в попередньому способі. У такому випадку результат операції «Підсумки» буде виконано таким же чином.

У деяких випадках, щоб приховати всі дані, крім проміжних значень по відношенню до одного типу значення в комірці, допускається використовувати засіб приховування даних. Однак ви повинні бути впевнені, що код формули написаний правильно.

Узагальнити

Обчислення проміжних підсумків за допомогою алгоритмів електронної таблиці Excel можна виконати лише за допомогою певної функції, але доступ до неї можна отримати кількома способами. Головна умова — виконати всі кроки, щоб уникнути помилок, і перевірити, чи відповідає обрана таблиця необхідним вимогам.