Не можете відокремити головне від другорядного? Не можете сказати «ні» колегам? Тоді ви, швидше за все, затримаєтеся в офісі допізна. Як стати ефективним співробітником, розповідає журналіст і оглядач Psychologies Олівер Беркеман.
Всі експерти і гуру тайм-менеджменту не втомлюються повторювати одну і ту ж головну пораду. Відокремте важливе від неважливого. Чудова ідея, але легше сказати, ніж зробити. Хоча б тому, що в запалі справ все здається надзвичайно важливим. Ну або, припустимо, ви якимось дивом відокремили важливе від неважливого. А потім дзвонить начальник і просить виконати якусь термінову роботу. Спробуйте сказати йому, що цей проект не входить у ваш список пріоритетів. Але ні, не пробуйте.
Обійняти величезне
Автор бестселерів The XNUMX Habits of Highly Effective People Стівен Кові1 рекомендує перефразувати питання. Як тільки неважливе в потоці справ не виявляється, значить, необхідно відокремити важливе від термінового. Чого, принаймні теоретично, робити не можна, з того, що не робити цього просто неможливо.
По-перше, це дійсно дає можливість правильно розставити пріоритети. А по-друге, це допомагає привернути увагу до ще однієї важливої проблеми — браку часу. Часто розстановка пріоритетів служить прикриттям неприємного факту, що виконати весь обсяг необхідної роботи просто неможливо просто за визначенням. І ніколи не дійдеш до неважливих. Якщо це так, то найкраще, що можна зробити, це бути чесним зі своїм керівництвом і пояснити, що ваше робоче навантаження перевищує ваші можливості.
«Для більшості з нас найефективнішим періодом є ранок. Почни день і сплануй найскладніше».
Енергія замість важливості
Ще одна корисна порада – перестати розглядати справи з точки зору їх важливості. Змініть саму систему оцінювання, акцентуючи увагу не на значущості, а на кількості енергії, яку потребуватиме їх реалізація. Для більшості з нас найефективнішим періодом є ранок. Тому на початку дня варто спланувати справи, які вимагають серйозних зусиль і високої концентрації. Потім, коли «хватка» ослабне, ви зможете переходити до менш енергоємних завдань, будь то сортування пошти чи здійснення необхідних дзвінків. Цей спосіб навряд чи гарантує, що ви все встигнете. Але, принаймні, вбереже вас від ситуацій, коли вам доведеться братися за відповідальні справи в той момент, коли ви просто до цього не готові.
Пташине око
Ще одна цікава рекомендація надійшла від психолога Джоша Девіса.2. Він пропонує метод «психологічного дистанціювання». Спробуйте уявити, що ви дивитеся на себе з висоти пташиного польоту. Закрийте очі і уявіть. Бачите того крихітного чоловічка далеко внизу? Це ти. А як ви думаєте з висоти: на чому зараз зосередитися цій маленькій людині? Що робити в першу чергу? Це звичайно звучить дивно. Але це дійсно ефективний метод.
І, нарешті, останнє. Забудьте про надійність. Якщо колеги (або керівники) просять (або наказують) відкласти все і приєднатися до якогось важливого для них проекту, не поспішайте героїчувати. По-перше, переконайтеся, що співробітники та керівництво повністю знають про те, що буде скасовано в результаті вашого переходу. У довгостроковій перспективі можливість сказати «так» першому дзвінку за рахунок роботи, яку ви виконуєте, анітрохи не покращить вашу репутацію. Швидше навпаки.
1 С. Кові «Сім звичок високоефективних людей. Потужні інструменти особистісного розвитку» (видавництво «Альпіна», 2016).
2 Дж. Девіс «Дві неймовірні години: науково обґрунтовані стратегії, щоб використати найкращий час і виконати найважливішу роботу» (HarperOne, 2015).