зміст
У процесі роботи з документами Excel у користувачів регулярно виникає необхідність не тільки вставляти клітинки, але і видаляти їх. Сам процес досить простий, але є певні способи реалізації цієї процедури, які можуть прискорити і спростити його. У цій статті ми детально розглянемо всі способи видалення комірок з документа.
Порядок видалення комірок
Розглянуті елементи таблиці можуть бути 2 типів: інформаційні та порожні. Враховуючи це, процес їх видалення буде відрізнятися, оскільки в самій програмі передбачена можливість автоматизації процедури виділення та подальшого видалення непотрібних клітинок.
Тут також слід сказати, що в процесі видалення одного або декількох елементів таблиці інформація в них може змінити власну структуру, оскільки в результаті вжитих заходів деякі частини таблиці можуть бути зміщені. У зв'язку з цим, перш ніж видаляти непотрібні комірки, необхідно врахувати несприятливі наслідки і для безпеки зробити резервну копію цього документа.
Важливо! У процесі видалення комірок або декількох елементів, а не цілих рядків і стовпців, інформація всередині таблиці Excel зміщується. Тому до виконання розглянутої процедури необхідно підходити ретельно.
По-перше, необхідно розглянути реалізацію розглянутої процедури через контекстне меню. Цей спосіб є одним з найпоширеніших. Його можна використовувати як для заповнених комірок, так і для порожніх елементів таблиці.
- Необхідно виділити 1 клітинку або кілька елементів, які потрібно видалити. Натискання на виділення правою кнопкою миші. Далі слід запустити контекстне меню. У ньому потрібно встановити прапорець «Видалити…».
1 - На моніторі відобразиться вікно з 4 функціями. Оскільки нам потрібно видалити безпосередньо комірки, а не цілі рядки або стовпці, то вибирається 1 з 2 дій – видалити елементи зі зміщенням вліво або зі зміщенням вгору. Вибір дії повинен ґрунтуватися на конкретних завданнях, які стоять перед користувачем. Потім, коли вибрано певний параметр, дія підтверджується натисканням клавіші «ОК».
2 - Як і було заплановано, усі позначені елементи видаляються з документа. 2-й варіант (зсув вгору) був обраний тому, що група комірок, яка знаходиться під позначеною областю, була зміщена вгору на стільки рядків, скільки було у виділеному проміжку.
3 - Якщо вибрати 1-й варіант (зсув вліво), то кожна комірка, яка знаходиться праворуч від видалених, буде зміщена вліво. Цей варіант був би оптимальним у нашій ситуації, оскільки праворуч від зазначеного діапазону були порожні елементи. Зважаючи на це, зовні виглядає так, що інформація позначеного інтервалу була просто очищена зі збереженням цілісності структури документа. Хоча, по суті, подібний ефект досягається безпосередньо за рахунок того, що елементи таблиці, які замінили початкові, не мають в собі даних.
4
Спосіб 2: Інструменти стрічки
Ви також можете видалити комірки в таблицях Excel за допомогою інструментів на стрічці.
- Спочатку вам потрібно якимось чином позначити елемент, який ви хочете видалити. Потім перейдіть на головну вкладку та натисніть «Видалити» (знаходиться в меню «Комірки»).
5 - Тепер ви бачите, що позначену клітинку було видалено з таблиці, а елементи під нею перемістилися вгору. Крім того, слід підкреслити, що цей метод не дозволить визначити, в якому напрямку будуть зміщуватися елементи після самого видалення.
6
Коли виникає необхідність видалити горизонтальну групу комірок цим методом, варто взяти на замітку наступні рекомендації:
- Вибрано діапазон горизонтальних клітинок. Натисніть «Видалити» на вкладці «Головна».
7 - Як і в попередньому випадку, зазначені елементи видаляються зі зміщенням вгору.
8
При видаленні вертикальної групи комірок зсув відбувається в іншу сторону:
- Виділяється група вертикальних елементів. Натисніть «Видалити» на стрічці.
9 - Ви бачите, що в кінці цієї процедури виділені елементи видаляються зі зсувом вліво.
10
Тепер, коли основні операції розглянуто, можна використовувати більш гнучкий метод для видалення елементів. Він передбачає роботу з таблицями та діапазонами горизонтальних і вертикальних комірок:
- Виділяється потрібний інтервал даних і натискається кнопка видалення, розташована на стрічці.
- Виділений масив видаляється, а сусідні комірки зсуваються вліво.
Важливо! Використання клавіші Delete на стрічці інструментів буде менш функціональним, ніж видалення за допомогою контекстного меню, оскільки воно не дозволяє користувачеві регулювати зміщення клітинок.
Використовуючи інструменти на стрічці, можна видаляти елементи, попередньо вибравши напрямок зсуву. Ви повинні вивчити, як це реалізовано:
- Діапазон, який потрібно видалити, виділено. Однак тепер у вкладці «Осередки» натискається не кнопка «Видалити», а трикутник, який знаходиться праворуч від клавіші. У спливаючому меню натисніть «Видалити комірки…».
11 - Тепер ви можете помітити, що вже з’явилося вікно з параметрами видалення та переміщення. Вибирається той, який буде відповідати конкретним цілям, і натискається клавіша «ОК», щоб отримати кінцевий результат. Наприклад, це буде зрушення вгору.
12 - Процес видалення пройшов успішно, і зсув стався прямо вгору.
13
Спосіб 3: використання гарячих клавіш
Також можна здійснити розглянуту процедуру за допомогою набору гарячих клавіш:
- Виберіть діапазон у таблиці, який потрібно видалити. Потім потрібно натиснути на клавіатурі комбінацію кнопок «Ctrl» + «-».
14 - Потім потрібно відкрити вже знайоме вікно для видалення клітинок таблиці. Вибрано потрібний напрямок зміщення та натиснуто кнопку OK.
15 - У результаті ви можете побачити, що виділені комірки видаляються з напрямком зміщення, вказаним в останньому абзаці.
16
Спосіб 4: Видалення різнорідних елементів
Бувають ситуації, коли потрібно видалити кілька діапазонів, які не вважаються суміжними та розташовані в різних місцях документа. Їх можна видалити за допомогою одного з наведених вище методів, маніпулюючи кожною клітинкою окремо. Однак часто це займає досить багато часу. Є можливість прибрати зі столу розкидані елементи, що допомагає впоратися із завданням набагато швидше. Однак для цього їх необхідно спочатку ідентифікувати.
- Першу комірку виділяємо стандартним способом, утримуючи ліву кнопку миші і обводячи її курсором. Далі потрібно, утримуючи клавішу «Ctrl», клацати по залишилися розкиданих елементів або обводити діапазони курсором із затиснутою лівою кнопкою миші.
- Потім, коли потрібні осередки будуть виділені, можна провести видалення будь-яким з перерахованих вище методів. Після цього всі необхідні клітинки будуть видалені.
17
Спосіб 5: Видалення порожніх клітинок
Коли користувачеві потрібно видалити порожні комірки в документі, можна автоматизувати відповідну процедуру і не виділяти кожен з елементів окремо. Є кілька варіантів вирішення проблеми, але найпростіше це зробити через інструмент виділення.
- Виділяється таблиця або інший діапазон на аркуші, де потрібно видалити. Після цього на клавіатурі натискається функціональна клавіша «F5».
18 - Перехідне вікно включено. У ньому потрібно натиснути кнопку «Вибрати …», яка розташована зліва внизу.
19 - Після цього відкриється вікно вибору груп елементів. У самому вікні перемикач встановлюється в положення «Порожні комірки», а потім праворуч внизу натискається кнопка «ОК».
20 - Після цього ви можете помітити, що після останньої дії порожні комірки в позначеному діапазоні будуть виділені.
21 - Тепер користувачеві залишиться лише виконати видалення відповідних комірок будь-яким із зазначених вище варіантів.
Спосіб 1. Грубий і швидкий
Щоб видалити непотрібні клітинки в таблиці Excel подібним чином, виконайте такі дії:
- Виберіть потрібний діапазон.
- Потім натискається функціональна кнопка «F5», після клавіші «Вибір (спеціальний)». У меню, що з’явилося, виберіть «Бланки» і натисніть «ОК». Потім слід виділити всі порожні елементи в діапазоні.
22 - Після цього в меню видається команда на видалення зазначених елементів таблиці ПКМ – «Видалити клітинки (Delete Cells) зі зсувом вгору».
Спосіб 2: формула масиву
Щоб спростити процедуру видалення непотрібних комірок у таблиці, потрібно присвоїти імена необхідним робочим діапазонам за допомогою «Диспетчера імен» на вкладці «Формули» або – в Excel 2003 і старіших версіях – «Вікно вставки» – «Ім’я» – «Призначити».
Наприклад, діапазон B3:B10 матиме назву «IsEmpty», діапазон D3:D10 – «NoEmpty». Зазори повинні мати однаковий розмір і можуть розташовуватися будь-де.
Після виконаних операцій виділяється перший елемент другого інтервалу (D3) і вводиться наступна формула: =IF(ROW()-ROW(NoEmpty)+1>NOTROWS(YesEmpty)-COUNTBLANK(YesEmpty);”«;INDIRECT(ADDRESS(LOWEST((IF(Empty<>“«;ROW(ThereEmpty);ROW() + РЯДКИ (Є порожні))); РЯДОК ()-РЯДОК (немає порожніх) + 1); СТОВПЕЦ (Є порожні); 4))).
Вводиться у вигляді формули масиву, після вставки потрібно натиснути «Ctrl + Shift + Enter». Після цього цю формулу можна скопіювати за допомогою автоматичного заповнення (у нижньому правому куті елемента тягнеться чорний плюсик) – після цього вийде вихідний діапазон, але без порожніх елементів.
Спосіб 3. Спеціальна функція у VBA
Коли користувачеві доводиться регулярно повторювати дану операцію з видалення непотрібних комірок з таблиці, рекомендується один раз додати таку функцію в набір і використовувати її в кожному наступному випадку. Для цього відкривається редактор Visual Basic, вставляється новий порожній модуль і копіюється текст функції.
Важливо не забути зберегти файл і повернутися з редактора Visual Basic в Excel. Щоб використати функцію, про яку йде мова, у конкретному прикладі:
- Виділяється необхідний діапазон порожніх елементів, наприклад F3:F10.
- Відкрийте вкладку «Вставити», потім «Функція» або натисніть кнопку «Вставити функцію» в розділі «Формули» в новій версії редактора. У режимі, визначеному користувачем, вибрано NoBlanks.
- Як аргумент функції вкажіть початковий діапазон із пробілами (B3:B10) і натисніть «Ctrl + Shift + Enter», це дозволить вам ввести функцію як формулу масиву.
Висновок
На підставі статті відомо чимала кількість методів, за допомогою яких можна видалити непотрібні клітинки в таблицях Excel. Слід зазначити, що реалізація багатьох з них схожа, а в деяких ситуаціях процедура фактично ідентична. Тому користувачі можуть вибрати спосіб, який дозволить швидше і ефективніше вирішити конкретну проблему. Крім того, в редакторі безпосередньо для функції видалення елементів таблиці передбачені «гарячі кнопки», які дозволяють заощадити час на даній операції. Крім того, коли документ містить порожні клітинки, немає необхідності виділяти кожну окремо для подальшого видалення. Для цих цілей можна використовувати інструмент групування, який автоматично відбирає елементи, що не містять даних. Після цього користувачеві залишається лише видалити їх будь-яким із зазначених вище способів.