зміст
Користувачі Excel часто змушені представляти результати своєї роботи в презентаціях. Для цього потрібно конвертувати файл у більш зручний формат, наприклад PDF. Крім того, трансформація документа дозволяє захистити дані від небажаних виправлень при передачі третім особам. Якщо таблиця містить формули, задіяні в розрахунках, то конвертація у формат PDF дає можливість захистити дані від випадкових змін або від пошкодження при перенесенні документа на інший комп'ютер. Розглянемо докладніше всі методи перетворення.
Перетворіть файл Excel у PDF
У старих версіях Excel немає можливості зберегти файл у будь-якому іншому форматі, крім xls. Довелося шукати спеціальні програми-конвертери або використовувати інтернет-ресурси, які могли б перевести один формат документа в інший. З перевершувати-2010 функціонал програми доповнився такою необхідною функцією, яка дозволяє відразу конвертувати файл, не виходячи з Excel.
- Перш за все, вам потрібно вибрати клітинки, які ви хочете перетворити. Перейдіть у меню вкладки «Файл». Перед збереженням потрібно переконатися, що межі таблиці не виходять за межі аркуша PDF-документа.
1 - Далі переходимо до процесу збереження. У меню «Файл», що відкриється, активувавши категорію «Зберегти як…», праворуч перейдіть до опції «Огляд».
2 - Після цього з'явиться вікно, в якому слід визначитися з місцем розташування файлу і його назвою.
3 - У нижній частині вікна знаходимо категорію «Тип файлу» і, клацнувши по рядку лівою кнопкою комп'ютерної миші, викликаємо список параметрів, з яких можна вибрати формат документа. У нашому випадку виберіть тип файлу PDF.
4 - У рядку «Тип файлу» буде кілька додаткових параметрів, необхідних для конвертації. Стандартна оптимізація підходить для друку та публікації в Інтернеті, а мінімальний розмір дозволяє оптимізувати документ для розміщення на сторінках інтернет-сайтів. Вибравши відповідний варіант оптимізації, необхідно поставити позначку біля нього. Щоб збережений таким чином документ відкрився після конвертації, варто поставити галочку у відповідному полі.
5
Для чіткого і детального налаштування процесу конвертації фахівці рекомендують звернути увагу на додаткові параметри, в які можна внести всі уточнюючі моменти для кращого відображення вмісту таблиць.
- У вікні, що з’явиться, ви можете вказати, які сторінки потрібно конвертувати. Виберіть діапазон даних, наприклад вибрані аркуші, певний діапазон або всю книгу Excel. Існують також додаткові недруковані файли, які можна вставити в новий документ – теги структури документа та його властивості. Як правило, вже задані у вікні параметри відповідають стандартним вимогам, але при необхідності їх можна скорегувати. Щоб активувати зміни, натисніть «ОК».
6 - Завершуємо процес конвертації натисканням кнопки «Зберегти».
7 - Процес перетворення може зайняти деякий час, залежно від розміру таблиць. PDF-документ з’явиться у вказаній папці. Відповідно до налаштувань, відразу після конвертації документ відкриється в редакторі, який може його прочитати.
8
Перетворіть електронну таблицю Excel у PDF за допомогою зовнішніх програм
Якщо користувач працює з електронними таблицями Excel версії 1997-2003, а потім конвертувати файл у формат PDF потрібно використовувати інструменти сторонніх розробників. Однією з найпопулярніших програм є FoxPDF Excel to PDF Converter.
- Встановлюємо додаток. Завантажити інсталяційний файл можна на офіційному сайті www.foxpdf.com.
- При запуску програми з'явиться робоче вікно, в якому необхідно зайти в меню «Додати файл Excel» і вибрати потрібний файл.
9 - Програма дозволяє конвертувати відразу кілька файлів, що є безперечною перевагою. Визначившись з файлами, натисніть «Відкрити».
10 - Вибрані файли будуть відображені у вікні програми. Біля кожного файлу має бути відмітка. Якщо прапорець не встановлено, файл залишиться в тому самому форматі.
11 - Після перетворення файли будуть збережені в папці, вибраній за замовчуванням. Щоб вибрати іншу адресу, перейдіть до параметра Output Path внизу сторінки. Після натискання на кнопку з крапкою з’явиться меню з адресою поточної папки. При необхідності місце зберігання можна змінити.
12 - Після завершення всіх підготовчих кроків перейдіть до перетворення, натиснувши кнопку PDF праворуч від рядка Шлях виведення.
13
Програма онлайн-сервісу для перетворення формату Excel в PDF
Незважаючи на простоту програми FoxPDF Excel to PDF Converter, ця програма є платною. А якщо необхідність конвертації Excel в PDF виникає вкрай рідко, то можна скористатися онлайн ресурсами, доступними в інтернеті.
Ці ресурси дозволяють безкоштовно конвертувати таблиці в PDF, але вони можуть мати обмеження на кількість транзакцій на день. Деякі сервіси доступні лише після реєстрації та введення вашої дійсної електронної адреси, на яку буде надіслано вже конвертований документ.
Крім того, для роботи з певними сайтами необхідно переконатися, що файл відповідає вимогам. Розглянемо принцип роботи одного з цих інтернет-ресурсів на прикладі SmallPDF:
- Перейдіть на сайт https://smallpdf.com/en. Виберіть категорію під назвою «Excel у PDF».
14 - Тут необхідно за допомогою кнопки «Вибрати файл» вказати потрібний документ або просто перетягнути файл Excel в потрібне поле. Ресурс дозволяє конвертувати відразу кілька документів.
15 - Далі йде автоматичне перетворення. Після його завершення готовий файл необхідно зберегти, активувавши кнопку «Зберегти файл».
16 - З'явиться вікно, в якому необхідно вказати адресу папки для розміщення файлів PDF.
Висновок
Кожен із цих методів перетворення електронних таблиць Excel у файли PDF має як позитивні, так і негативні сторони. Звичайно, збереження документа безпосередньо в програмі Excel дозволяє швидко і зручно досягти поставленої мети. Але, як було сказано вище, ця функція з'явилася тільки в версії 2010 року.
Використовувати онлайн-ресурси для конвертації файлів можна лише за наявності підключення до Інтернету, а це не завжди доступно. Також зручні у використанні спеціальні додатки та програми. При цьому не забувайте, що такі послуги іноді вимагають покупки. У будь-якому випадку вибір, як конвертувати файл xls в pdf, залишається за користувачем.