зміст
Excel — одне з найкращих програм для аналізу даних. І майже кожній людині на тому чи іншому етапі життя доводилося мати справу з цифрами та текстовими даними та обробляти їх у стислі терміни. Якщо вам все ж необхідно це зробити, то ми опишемо прийоми, які допоможуть істотно поліпшити ваше життя. А щоб було наочніше, ми покажемо, як їх реалізувати за допомогою анімації.
Аналіз даних за допомогою зведених таблиць Excel
Зведені таблиці є одним із найпростіших способів автоматизації обробки інформації. Це дозволяє накопичувати величезний масив даних, які абсолютно не структуровані. Скориставшись ним, можна практично назавжди забути про те, що таке фільтр і ручне сортування. А щоб їх створити, достатньо натиснути пару кнопок і ввести кілька простих параметрів, залежно від того, який спосіб подання результатів вам потрібен конкретно в конкретній ситуації.
Існує багато способів автоматизації аналізу даних в Excel. Це як вбудовані інструменти, так і доповнення, які можна завантажити в Інтернеті. Також є надбудова «Analysis Toolkit», розроблена Microsoft. Він має всі необхідні функції, щоб ви могли отримати всі необхідні результати в одному файлі Excel.
Пакет аналізу даних, розроблений Microsoft, можна використовувати лише на одному робочому аркуші в одиницю часу. Якщо він буде обробляти інформацію, розташовану на кількох, то отримана інформація буде відображатися виключно на одному. В інших діапазони будуть показані без будь-яких значень, у яких є лише формати. Щоб аналізувати інформацію на кількох аркушах, вам потрібно використовувати цей інструмент окремо. Це дуже великий модуль, який підтримує величезну кількість функцій, зокрема, він дозволяє виконувати наступні види обробки:
- Дисперсійний аналіз.
- Кореляційний аналіз.
- Коваріація.
- Розрахунок ковзної середньої. Дуже популярний метод у статистиці та торгівлі.
- Отримайте випадкові числа.
- Виконайте операції вибору.
Ця надбудова не активована за замовчуванням, але входить в стандартний пакет. Щоб використовувати його, його потрібно ввімкнути. Для цього виконайте такі дії:
- Зайдіть в меню «Файл» і знайдіть там кнопку «Параметри». Після цього перейдіть в «Додатки». Якщо ви встановили версію Excel 2007, то вам потрібно натиснути на кнопку «Параметри Excel», яка знаходиться в меню Office.
- Далі з’являється спливаюче меню під назвою «Керування». Там знаходимо пункт «Надбудови Excel», натискаємо на нього, а потім – на кнопку «Перейти». Якщо ви використовуєте комп'ютер Apple, то просто відкрийте в меню вкладку «Інструменти», а потім знайдіть у випадаючому списку пункт «Надбудови для Excel».
- У діалозі, що з'явився після цього, потрібно поставити галочку навпроти пункту «Пакет аналізу», а потім підтвердити свої дії, натиснувши кнопку «ОК».
У деяких ситуаціях може виявитися, що цей додаток не вдалося знайти. У цьому випадку його не буде в списку аддонів. Для цього натисніть кнопку «Огляд». Ви також можете отримати інформацію про те, що пакет повністю відсутній на цьому комп’ютері. У цьому випадку його потрібно встановити. Для цього натисніть на кнопку «Так».
Перш ніж увімкнути пакет аналізу, потрібно активувати VBA. Для цього його потрібно завантажити так само, як і сам додаток.
Як працювати зі зведеними таблицями
Початкова інформація може бути будь-якою. Це може бути інформація про розпродажі, доставку, відвантаження продукції тощо. Незважаючи на це, послідовність дій завжди буде однаковою:
- Відкрийте файл, що містить таблицю.
- Виберіть діапазон клітинок, які ми будемо аналізувати за допомогою зведеної таблиці.
- Відкрийте вкладку «Вставка», і там потрібно знайти групу «Таблиці», де є кнопка «Зведена таблиця». Якщо ви використовуєте комп'ютер під управлінням операційної системи Mac OS, то вам необхідно відкрити вкладку «Дані», і ця кнопка буде знаходитися у вкладці «Аналіз».
- Відкриється діалогове вікно під назвою «Створити зведену таблицю».
- Потім налаштуйте відображення даних відповідно до вибраного діапазону.
Ми відкрили таблицю, інформація в якій ніяк не структурована. Для цього можна скористатися налаштуваннями полів зведеної таблиці в правій частині екрана. Для прикладу відправимо «Суму замовлень» у поле «Значення», а інформацію про продавців і дату продажу – у рядки таблиці. На основі даних, що містяться в цій таблиці, суми були визначені автоматично. При необхідності можна відкрити інформацію за кожен рік, квартал або місяць. Це дозволить вам отримати детальну інформацію, яка вам потрібна в конкретний момент.
Набір доступних параметрів буде відрізнятися від кількості стовпців. Наприклад, загальна кількість стовпців – 5. І нам потрібно лише правильно їх розмістити та вибрати, і показати суму. У цьому випадку ми виконуємо дії, показані в цій анімації.
Ви можете вказати зведену таблицю, вказавши, наприклад, країну. Для цього включаємо пункт «Країна».
Також можна переглянути інформацію про продавців. Для цього замінюємо графу «Країна» на «Продавець». Результат буде наступним.
Аналіз даних за допомогою 3D карт
Цей метод візуалізації з геоприв’язкою дає змогу шукати шаблони, прив’язані до регіонів, а також аналізувати цей тип інформації.
Перевага цього методу в тому, що немає необхідності окремо реєструвати координати. Треба лише правильно вписати географічне положення в таблицю.
Як працювати з 3D картами в Excel
Послідовність дій, які необхідно виконати для роботи з 3D картами, така:
- Відкрийте файл, який містить потрібний діапазон даних. Наприклад, таблиця, де є стовпець «Країна» або «Місто».
- Інформацію, яка буде показана на карті, спочатку потрібно оформити у вигляді таблиці. Для цього потрібно знайти відповідний пункт на вкладці «Головна».
- Виберіть клітини для аналізу.
- Після цього переходимо у вкладку «Вставити», і там знаходимо кнопку «3D карта».
Потім з'являється наша карта, де міста в таблиці представлені крапками. Але нам не дуже потрібна лише наявність інформації про населені пункти на карті. Для нас набагато важливіше бачити інформацію, яка до них прив'язана. Наприклад, ті суми, які можна відобразити як висоту стовпця. Після виконання дій, зазначених у цій анімації, при наведенні курсора на відповідний стовпець відображатимуться пов’язані з ним дані.
Ви також можете використовувати секторну діаграму, яка в деяких випадках набагато інформативніша. Розмір кола залежить від загальної кількості.
Лист прогнозу в Excel
Часто бізнес-процеси залежать від сезонних особливостей. І такі фактори необхідно враховувати ще на етапі планування. Для цього існує спеціальний інструмент Excel, який вам сподобається своєю високою точністю. Він значно функціональніший за всі описані вище способи, якими б чудовими вони не були. Так само і сфера його використання дуже широка – комерційні, фінансові, маркетингові і навіть державні структури.
Важливо: для розрахунку прогнозу необхідно отримати інформацію за попередній час. Від того, наскільки довгостроковими є дані, залежить якість прогнозування. Рекомендується мати дані, розбиті на регулярні проміжки часу (наприклад, щокварталу чи місяця).
Як працювати з прогнозним листом
Для роботи з прогнозним листом необхідно виконати наступні дії:
- Відкрийте файл, який містить велику кількість інформації про показники, які нам необхідно проаналізувати. Наприклад, протягом минулого року (хоча чим більше, тим краще).
- Виділіть два рядки інформації.
- Перейдіть до меню «Дані» і натисніть кнопку «Таблиця прогнозу».
- Після цього відкриється діалогове вікно, в якому можна вибрати тип візуального представлення прогнозу: графік або гістограма. Виберіть той, який відповідає вашій ситуації.
- Встановіть дату закінчення прогнозу.
У прикладі нижче ми надаємо інформацію за три роки – 2011-2013. У цьому випадку рекомендується вказувати часові проміжки, а не конкретні цифри. Тобто краще писати березень 2013 року, а не конкретне число на зразок 7. Для того, щоб на основі цих даних отримати прогноз на 2013 рік, необхідно отримати дані, розташовані в рядках із датою та показниками, які були в той момент. Виділіть ці рядки.
Потім перейдіть на вкладку «Дані» і знайдіть групу «Прогноз». Після цього перейдіть в меню «Прогнозний лист». Після цього з'явиться вікно, в якому ми знову вибираємо спосіб представлення прогнозу, а потім встановлюємо дату, до якої прогноз повинен бути завершений. Після цього натискаємо «Створити», після чого отримуємо три варіанти прогнозу (показані помаранчевою лінією).
Швидкий аналіз в Excel
Попередній спосіб дійсно хороший, оскільки дозволяє робити реальні прогнози на основі статистичних показників. Але цей метод дозволяє реально проводити повноцінну бізнес-розвідку. Дуже круто, що ця функція створена максимально ергономічно, так як для досягнення потрібного результату потрібно виконати буквально кілька дій. Ніяких розрахунків вручну, жодних записів формул. Просто виберіть діапазон для аналізу та встановіть кінцеву мету.
Прямо в клітинку можна створювати різноманітні діаграми та мікрофотографії.
Як працювати
Отже, щоб працювати, нам потрібно відкрити файл, який містить набір даних, який потрібно проаналізувати, і вибрати відповідний діапазон. Після того, як ми його виберемо, у нас автоматично з’явиться кнопка, за допомогою якої можна скласти підсумок або виконати набір інших дій. Це називається швидким аналізом. Ми також можемо визначити суми, які автоматично вводитимуться внизу. Ви можете чіткіше побачити, як це працює, у цій анімації.
Функція швидкого аналізу також дозволяє форматувати отримані дані різними способами. І ви можете визначити, які значення знаходяться більш-менш безпосередньо в клітинках гістограми, яка з’являється після того, як ми налаштуємо цей інструмент.
Також користувач може поставити різноманітні маркери, які вказують більші та менші значення щодо тих, що є у зразку. Таким чином, найбільші значення будуть відображатися зеленим кольором, а найменші - червоним.
Дуже хочеться вірити, що ці прийоми дозволять вам значно підвищити ефективність роботи з електронними таблицями і досягти бажаного максимально швидко. Як бачите, цей табличний процесор надає дуже широкі можливості навіть у стандартному функціоналі. А що вже говорити про доповнення, яких в інтернеті дуже багато. Важливо лише зауважити, що всі аддони необхідно ретельно перевіряти на наявність вірусів, оскільки модулі, написані іншими людьми, можуть містити шкідливий код. Якщо надбудови розроблені Microsoft, то ними можна сміливо користуватися.
Analysis Pack від Microsoft - це дуже функціональне доповнення, яке робить користувача справжнім професіоналом. Він дозволяє виконувати практично будь-яку обробку кількісних даних, але досить складний для користувача-початківця. На офіційному довідковому сайті Microsoft є докладні інструкції щодо використання різних типів аналізу з цим пакетом.