зміст
Іноді буває складно швидко й ефективно узгодити часові рамки проектів. Графічне представлення кінцевих термінів і етапів проекту допоможе виявити будь-які вузькі місця під час планування.
Звичайно, варто розглянути використання систем управління проектами. Така система на загальному фоні показуватиме час початку та закінчення завдань проекту. Але коштують такі системи досить дорого! Інше рішення — спробувати використати гістограму часової шкали Excel, коли плануєте переглянути всі конфлікти в проекті. Співпраця з командою і зі сторонніми фахівцями буде набагато простіше, якщо дії кожного будуть видно на одному аркуші!
На жаль, створити часову шкалу в Microsoft Excel непросте завдання. Я б не радив будувати складну діаграму Ганта в Excel, але просту часову шкалу можна створити, дотримуючись наших покрокових інструкцій:
Крок 1: Підготуйте дані
Для початку нам знадобиться таблиця даних, в лівій колонці якої (стовп А) містить усі назви завдань, а два стовпці праворуч зарезервовані для дати початку та тривалості завдання (стовпці В и С).
Крок 2: Створіть діаграму
Виділіть підготовлену таблицю даних, потім на вкладці Insert (Вставити) в розд Діаграми (Графіки) натисніть Лінійчасті складені (Стекова панель).
Крок 3: Правильне нанесення даних на діаграму
Цей крок завжди є найскладнішим, оскільки діаграма спочатку будується з правильними даними в неправильних місцях, якщо ці дані взагалі з’являться на діаграмі!
Натисніть кнопку Виберіть дані Вкладка (Вибір даних). Конструктор (Дизайн). Перевірте, що є в цьому районі Легенда елементів (рядки) (Legend Entries (Series)) записуються два елементи – тривалість (Duration) і дата початку (Start Date). Повинні бути тільки ці два елементи.
Дай вгадаю. Вся інформація перемістилася чи відійшла вбік? Давайте це виправимо.
Щоб виправити дані, натисніть додавати (Додати) або Редагувати (Редагувати) в області Легенда елементів (рядки) (Записи легенди (серія)). Щоб додати дату початку, укажіть клітинку B1 в польових умовах Назва рядка (Назва серії), а в полі Значення (Series Values) – діапазон В2: В13. Таким же чином ви можете додати або змінити тривалість завдань (Duration) – в полі Назва рядка (Назва серії) вкажіть клітинку C1, і в полі Значення (Series Values) – діапазон С2: С13.
Щоб упорядкувати категорії, натисніть кнопку Редагувати (Редагувати) в області Позначки горизонтальної осі (категорії) (Мітки горизонтальної (категорії) осі). Тут слід вказати діапазон даних:
=Лист3!$A$2:$A$13
=Sheet3!$A$2:$A$13
На цьому етапі діаграма має виглядати як складена діаграма з назвами завдань на вертикальній осі та датами на горизонтальній осі.
Крок 4: Перетворення результату на діаграму Ганта
Все, що залишилося зробити, це змінити колір заливки крайніх лівих частин усіх отриманих смуг графіка на білий або прозорий.
★ Детальніше про створення діаграми Ганта читайте в статті: → Як побудувати діаграму Ганта в Excel – покрокова інструкція
Крок 5: покращення вигляду діаграми
Останній крок - це зробити схему красивішою, щоб її можна було відправити менеджеру. Перевірте горизонтальну вісь: повинні бути видимі лише смужки тривалості проекту, тобто нам потрібно видалити порожнє місце, яке з’явилося на попередньому кроці. Клацніть правою кнопкою миші на горизонтальній осі діаграми. З’явиться панель Параметри осі (Параметри осі), в якому можна змінити мінімальне значення осі. Налаштуйте кольори стовпчиків діаграми Ганта, встановіть щось цікавіше. Нарешті, не забудьте назву.
Часова шкала в Excel (діаграма Ганта) може використовуватися для різних цілей. Керівництво напевно оцінить, що ви можете створити такий графік без додаткових витрат на покупку дорогого програмного забезпечення для управління проектами!