Чи створювали ви коли-небудь блок-схему для документа чи бізнес-процесу? Деякі компанії купують дороге спеціалізоване програмне забезпечення, яке може створювати блок-схеми кількома клацаннями миші. Інші компанії обирають інший шлях: вони використовують інструмент, який у них уже є і в якому їхні співробітники знають, як працювати. Думаю, ви здогадалися, що мова йде про Microsoft Excel.
Складіть план
Мета блок-схеми полягає в тому, щоб показати логічну структуру подій, які повинні відбутися, рішень, які необхідно прийняти, і наслідків цих рішень. Тому, безсумнівно, буде легше побудувати блок-схему, якщо ви спочатку приділите кілька хвилин, щоб привести свої думки в порядок. Блок-схема, що складається з безладних, погано продуманих кроків, буде малокорисною.
Тому виділіть кілька хвилин, щоб зробити нотатки. Неважливо, в якому форматі, головне – прописати кожен крок процесу та зафіксувати кожне рішення з можливими наслідками.
Налаштувати елементи
Для кожного кроку схеми додайте елементи блок-схеми до Excel.
- На вкладці Додатково Insert (Вставка) натисніть цифри (Фігури).
- Відкритий список фігур розбитий на основні групи. Прокрутіть вниз до групи Блок-схема (Блок-схема).
- Виберіть елемент.
- Щоб додати текст до елемента, клацніть його правою кнопкою миші та виберіть Змінити текст (Редагувати текст).
- На вкладці Додатково Рамки (Формат) Стрічка меню Виберіть стиль і колірну схему для елемента.
Закінчивши з одним елементом, додайте наступний елемент для наступного елемента передбачуваної структури, потім наступний і так далі, доки на екрані не з’явиться вся структура.
Зверніть увагу на форму кожного елемента блок-схеми. Форма повідомляє читачеві, яка функція виконується на кожному кроці структури. Рекомендується використовувати всі форми відповідно до їх загальноприйнятого призначення, оскільки нестандартне використання форм може заплутати читачів.
Ось деякі з найпоширеніших елементів:
- Початок або кінець блок-схеми:
- Робочий процес, порядок дій:
- Попередньо визначений процес, наприклад багаторазова підпрограма:
- Таблиця бази даних або інше джерело даних:
- Прийняття рішення, наприклад оцінка правильності виконання попереднього процесу. Лінії з'єднання, що виходять з кожного кута ромба, відповідають різним можливим рішенням:
Упорядкуйте елементи
Після того як всі елементи вставлені на аркуш:
- Щоб розташувати елементи в рівний стовпець, виділіть кілька елементів, клацнувши на них натиснутою клавішею миші Shift, потім на вкладці Рамки Натисніть (Формат). Вирівняти центр (Вирівняти по центру).
- Щоб точно налаштувати відстань між кількома елементами, виділіть їх і на вкладці Рамки Натисніть (Формат). Розподіліть вертикально (Розподілити по вертикалі).
- Переконайтеся, що розміри елементів однакові. Зробіть усі елементи однакової висоти та ширини, щоб ваша блок-схема виглядала красиво та професійно. Ширину і висоту елемента можна задати, ввівши потрібні значення у відповідні поля на вкладці Рамки (Формат) Стрічки меню.
Налаштуйте зв’язкові лінії
На вкладці Додатково Insert (Вставка) натисніть цифри (Фігури) і виберіть пряму стрілку або виступ зі стрілкою.
- Використовуйте пряму стрілку, щоб з'єднати два елементи, які знаходяться в прямій послідовності.
- Використовуйте виступ зі стрілкою, коли з’єднувач потрібно вигнути, наприклад, якщо ви хочете повернутися до попереднього кроку після елемента рішення.
Подальші дії
Excel пропонує багато додаткових елементів для створення блок-схем і нескінченну різноманітність настроюваних параметрів форматування. Сміливо експериментуйте і пробуйте всі доступні варіанти!