Автозаміна в Excel. Як увімкнути, вимкнути та налаштувати

Користуючись табличним процесором, багато користувачів, працюючи з величезними обсягами інформації, допускають різні помилки в обчисленнях або допускають опечатки. Крім того, деякі люди не вміють правильно додавати спецсимволи і використовують замість них інші символи, не пов'язані з роботою. У програмі є спеціальна функція «Автовиправлення», яка дозволяє автоматично виправляти неправильні дані.

Що таке «Автовиправлення»

Табличний процесор Excel зберігає у власній пам'яті найрізноманітніші помилки, допущені користувачами при роботі з табличною інформацією. Якщо користувач припустився будь-якої помилки, програма автоматично виправить її до правильних значень. Все це досягається завдяки інструменту автозаміни. Функція автозаміни виправляє такі типи помилок:

• помилки через включений Caps Lock;
• почати введення нового речення з маленької літери;
• дві великі літери підряд в одному слові;
• інші поширені помилки та описки, допущені користувачами.

Місця розміщення

Зауважте, що автозаміна та інструмент «Знайти й замінити» — це дві абсолютно різні опції. У першому інструменті табличний процесор самостійно аналізує набраний текст і здійснює заміну, а в другому всі маніпуляції виконує користувач, який працює в табличному процесорі.

Весь список замінених фраз знаходиться в налаштуваннях Excel. Щоб переглянути цю таблицю значень, виконайте такі прості кроки:

1. Натискаємо на велику кнопку, розташовану в лівій верхній частині інтерфейсу, а потім натискаємо на елемент «Налаштування».

2. У вікні, що з'явилося, натисніть на рядок «Правопис» і перейдіть в меню налаштувань для автоматичної заміни.

3. У новому вікні, яке з’явиться на екрані, можна переглянути параметри функції. Також є таблиця прикладів заміни символів або слів.

Зверніть увагу, що розташування цієї функції однакове у всіх версіях, лише в деяких випадках доступ до параметрів починається з натискання на елемент «Файл».

Пошук вмісту

Давайте детальніше розглянемо, як шукати вміст у документі. Покрокове керівництво:

1. Перейдіть в розділ «Редагувати», а потім натисніть кнопку «Знайти». Ви можете потрапити в це вікно, натиснувши комбінацію клавіш «Ctrl + F».

2. У рядку «Знайти» необхідно ввести значення, яке потрібно знайти в документі. Після введення даних натисніть «Знайти далі». У вікні є різні додаткові фільтри пошуку, розташовані в розділі «Параметри».

Слід розуміти, що якщо натиснути кнопку «Знайти далі», то програма відобразить найближчу введену фразу і покаже її в документі. Використання функції «Знайти все» дозволяє відобразити всі пошукові значення, які є в документі.

Заміна зразка

Часто буває, що користувачеві потрібно не тільки знайти фразу в документі, але і замінити її іншими даними. Покрокова інструкція для виконання цієї функції:

1. Перейдіть до вікна пошуку, як описано вище.

2. Тепер переходимо до розділу «Замінити».
3. З’явився новий рядок «Замінити на». У рядок «Знайти» вбиваємо фразу для пошуку, а в рядок «Замінити на» вбиваємо значення, яким хочемо замінити знайдений фрагмент. Перейшовши в розділ «Параметри», ви можете застосувати різноманітні пошукові фільтри для прискорення роботи з інформацією.

Увімкнути та вимкнути автовиправлення

За замовчуванням функція автоматичної заміни в електронній таблиці ввімкнена. Бувають випадки, коли його потрібно вимкнути, щоб при введенні інформації програма не сприймала деякі символи як помилкові. Покрокова інструкція для відключення автоматичної заміни:

1. Перейдіть в розділ «Файл».

2. У лівому списку елементів виберіть «Налаштування».

3. У вікні параметрів, що з’явиться, виберіть розділ «Правопис». Далі натисніть Параметри автовиправлення.

4. З'явиться нове вікно з налаштуваннями параметрів. Тут потрібно зняти галочку біля напису «Замінювати під час введення», а потім натиснути «ОК».

5. Електронна таблиця переведе користувача в попереднє вікно, в якому потрібно ще раз натиснути «ОК».

Увага! Для повторного включення функції потрібно повернути галочку біля напису «Замінювати під час введення» і натиснути «ОК».

Автоматичне виправлення дати та можливі проблеми

Бувають випадки, коли користувач вбиває числову інформацію крапками, а табличний процесор самостійно змінює її на дату. Щоб зберегти вихідну інформацію в осередку без будь-яких змін, необхідно виконати наступні прості дії:

1. Робимо виділення діапазону комірок, в які плануємо ввести числову інформацію крапками. Перейдіть в розділ «Головна», а потім перейдіть на вкладку «Номер». Клацніть поточний варіант формату комірки.

2. Розкрито невеликий список із різними форматами. Натисніть «Текст».

3. Після проведених маніпуляцій можна за допомогою крапок вводити дані в комірки.

Важливо розуміти, що числова інформація в комірках з текстовим форматом не буде оброблена програмою як числа.

Автовиправлення математичними символами

Тепер розглянемо, як виконується процес автоматичної заміни математичними символами. Спочатку потрібно зайти у вікно «Автовиправлення», а потім у розділ «Автовиправлення математичними символами». Ця функція є зручною та корисною, оскільки багато математичних символів відсутні на клавіатурі. Наприклад, щоб відобразити зображення кута в комірці, вам достатньо ввести команду angle.

Існуючий математичний список можна доповнити власними значеннями. Для цього в перше поле введіть свою команду, а в друге поле символ, який буде відображатися при написанні цієї команди. Нарешті натисніть кнопку «Додати», а потім «ОК».

Редагування словника автовиправлення

Основним завданням автоматичної заміни є виправлення описок і помилок у введеній користувачем інформації. У табличний процесор інтегрований спеціальний словник, який містить списки слів і символів для автоматичної заміни. Ви можете додавати в цей словник свої унікальні значення, що значно спростить роботу з табличним процесором. Покрокове керівництво:

1. Переходимо до вікна з параметрами автоматичної заміни, використовуючи методику, описану вище.
2. У рядку «Замінити» необхідно ввести символ або слово, яке в подальшому табличний процесор сприйме як помилку. У рядку «Включено» необхідно ввести значення, яке буде використовуватися як заміна допущеної помилки. Після введення всієї необхідної інформації натисніть «Додати».

3. Так само ви можете додати власні значення зі словника, щоб потім не витрачати час на їх виправлення.

Щоб видалити непотрібні значення зі списку автоматичних замін, потрібно просто вибрати непотрібну комбінацію, а потім натиснути «Видалити». Вибравши значення, ви можете не тільки видалити його, але й відредагувати.

Налаштування основних параметрів автовиправлення

До основних характеристик відносяться всі параметри, які знаходяться в розділі «Автовиправлення». За замовчуванням електронна таблиця містить типи виправлень, показані на зображенні:

Щоб відключити будь-який параметр, потрібно просто зняти галочку біля нього, а потім, щоб зберегти внесені зміни, натиснути «ОК».

Робота з винятками

Електронна таблиця має спеціальний словник винятків, який дозволяє переконатися, що автоматична заміна не застосовується до значень, що входять до цього словника. Покрокова інструкція по роботі зі словником:

1. У полі «Автовиправлення» натисніть «Винятки».

2. Тут є два розділи. Перший розділ «Перший лист». У цьому розділі описані всі значення, після яких «крапка» не сприймається програмою як кінець речення. Іншими словами, після введення крапки наступне слово буде починатися з маленької літери. Щоб додати власні значення, потрібно ввести нове слово у верхній рядок, а потім натиснути «Додати». Якщо ви вибрали будь-який індикатор зі списку, ви можете його налаштувати або видалити.

3. Другий розділ – «Дві столиці». Тут, як і в попередній вкладці, ви можете додавати власні значення, а також редагувати та видаляти їх.

Відмінність версії Excel

Усі наведені вище посібники призначені для використання з процесорами електронних таблиць 2007, 2010, 2013 і 2019 років. У редакторі 2003 процедура налаштування автоматичної заміни виконана по-іншому, і ключові елементи розташовані зовсім в інших місцях. Покрокове керівництво:

1. Натисніть на розділ «Сервіс».
2. Натисніть на елемент «Налаштування».

3. Перехід до вкладки Правопис.

4. Є три варіанти налаштування автоматичної заміни.

5. Щоб внести зміни в автозаміну, натисніть на елемент «Параметри автовиправлення».

6. З'являється знайоме вікно. Налаштування математичних символів немає, так як абсолютно всі параметри знаходяться в одному місці. Робимо всі необхідні перетворення і натискаємо кнопку «ОК».

Відео інструкція

Якщо всіх перерахованих вище інструкцій недостатньо, то можна подивитися наступне відео:

Розповідає про всі додаткові нюанси до посібника. Переглянувши відео, ви дізнаєтеся багато додаткової інформації, яка дозволить вирішити всі проблеми при роботі з автоматичною заміною в електронній таблиці.

Висновок

Функція автоматичної заміни дозволяє значно прискорити процес роботи з табличною інформацією. Інструмент найбільш ефективний при роботі з величезним обсягом інформації. Дуже важливо вміти правильно використовувати та налаштовувати цю корисну функцію.