Оператор IF в Excel. Все про оператор – застосування, приклади

Набір функцій у програмі Excel, звичайно ж, воістину величезний. Зокрема, можна певною мірою програмувати обробку даних. Відповідає за це, в тому числі, функція IF. Це дозволяє реалізувати практично будь-яке завдання. Тому цей оператор використовується набагато частіше за інших. Сьогодні ми спробуємо пояснити, що він робить і як його можна використовувати.

Функція IF – визначення та область застосування

Використання функції IF користувач може вказати програмі перевірити, чи відповідає певна комірка заданому критерію. Якщо у нас є умова, за якої потрібно лише виконати завдання, то Excel спочатку перевіряє, після чого виводить результат обчислення в комірку, в якій записана ця функція. Але це тільки якщо ця функція використовується разом з іншою функцією. Сам оператор IF дає два результати:

1. ПРАВДА. Це якщо вираз або клітинка відповідає певному критерію.
2. ПОМИЛКОВИЙ. Цей оператор відображається, якщо немає відповідності.

Синтаксис формули такий (в універсальному вигляді): =ЯКЩО(умова; [значення, якщо умова виконується]; [значення, якщо умова не виконується]). Функцію можна поєднувати з іншими. У цьому випадку інші оператори повинні бути записані у відповідних аргументах. Наприклад, ви можете зробити так, щоб він перевіряв, чи є число додатним, і якщо так, знаходив середнє арифметичне. Звичайно, є одна функція, яка робить те саме, але цей приклад досить чітко демонструє, як ця функція працює. IF. Що стосується додатків, в яких можна використовувати функцію IF, то їх величезна кількість:

1. Кліматологія.
2. Продажі та бізнес.
3. Маркетинг.
4. Бухгалтерський облік.

І так далі. Яку область ви не назвете, так і буде застосування цієї функції.

Як використовувати функцію IF в Excel – приклади

Давайте розглянемо інший приклад того, як ми можемо використовувати функцію IF в Excel. Припустимо, у нас є таблиця з назвами кросівок. Припустімо, відбувається великий розпродаж жіночого взуття, який вимагає 25-відсоткової знижки на всі товари. Щоб зробити цю перевірку, є спеціальна графа, в якій вказується стать, для якої призначені кросівки.

Відповідно, умовою цього завдання буде рівноправність статі жіночій. Якщо в результаті перевірки буде виявлено, що цей критерій відповідає дійсності, то в місці, де відображається ця формула, потрібно написати розмір знижки – 25%. Якщо воно false, вкажіть значення 0, оскільки в цьому випадку знижка не надається.

Звичайно, ви можете заповнити потрібні клітинки вручну. Але це може зайняти величезну кількість часу. Крім того, ніхто також не відміняв людський фактор, через який можуть виникнути опечатки і спотворення інформації. Комп'ютер не робить помилок. Тому, якщо обсяг інформації занадто великий, то краще скористатися функцією IF.

Для досягнення мети, поставленої на першому етапі, необхідно вибрати комірку, де буде відображатися отримане значення, і записати таку формулу: =ЯКЩО(B2=”жіночий”,25%,0). Давайте розшифруємо цю функцію:

1. IF безпосередньо є оператором.
2. B2="жіночий" є критерієм, якому необхідно відповідати.
3. Далі слідує значення, яке відображатиметься, якщо кросівки створено для жінок, і значення, яке відображається, якщо буде виявлено, що кросівки є чоловічими, дитячими чи будь-якими іншими, що не відповідають умові, указаній у першому аргументі.

Де найкраще записати цю формулу? Взагалі місце можна вибирати довільне, але в нашому випадку це комірки під заголовком графи «Знижка».

Важливо не забути поставити знак = перед формулою. В іншому випадку Excel прочитає його як звичайний текст.

Після введення формули необхідно натиснути клавішу введення, після чого таблиця автоматично заповниться правильним значенням. У таблиці нижче ми бачимо, що перша перевірка виявилася правильною. Програма автоматично визначила стать цих кросівок і призначила на них знижку в чверть ціни. Результат досягнутий.

Тепер залишилося заповнити залишилися рядки. Для цього не потрібно копіювати формулу в кожну клітинку окремо. Досить знайти квадрат в нижньому правому куті, навести на нього курсор миші, переконатися, що він перетворився на значок хрестика і перетягнути маркер в самий нижній рядок таблиці. Тоді Excel все зробить за вас.

Використання функції IF із кількома умовами

Раніше було розглянуто найпростіший випадок використання функції IF, в якому є лише один логічний вираз. Але що, якщо вам потрібно перевірити комірку на кілька умов? Це також можна зробити за допомогою вбудованого функціоналу Excel.

Одним із особливих випадків перевірки кількох умов є перевірка на відповідність першій і, якщо вона виявляється хибною, перевірка другої, третьої тощо. Або, якщо значення вірне, перевірте інший критерій. Тут, як забажає користувач, логіка дій буде приблизно однаковою. Якщо ви вдумливо прочитали те, що написано вище, то, можливо, вже здогадалися, як це зробити. Але давайте додамо більше видимості.

Для цього ускладнимо завдання. Нам зараз потрібно призначити знижку виключно на жіночі кросівки, але залежно від виду спорту, для якого вони призначені, розмір знижки має бути різним. Формула на перший погляд буде дещо складнішою, але в цілому укладатиметься в ту ж логіку, що й попередня: =ЕСЛИ(B2=”мужской”;0; ЕСЛИ(C2=”бег”;20%;10%)).

Далі виконуємо ті ж дії, що і в попередньому випадку: натискаємо Enter і заповнюємо всі наступні рядки. Отримуємо такий результат.

Як працює ця формула? Спочатку перша функція IF перевіряє, чи чоловіче взуття. Якщо ні, то виконується друга функція. IF, який спочатку перевіряє, чи взуття призначене для бігу. Якщо так, то надається знижка 20%. Якщо ні, то знижка 10%. Як бачите, інші функції можна використовувати як аргументи функції, і це дає додаткові можливості.

Як за допомогою функції IF одночасно виконати 2 умови

Крім того, за допомогою Excel можна перевірити на дотримання відразу двох умов. Для цього використовується інша функція, яка називається И. Цей логічний оператор поєднує дві умови і робить це не тільки у функції IF. Його також можна використовувати в багатьох інших функціях.

Повернемося до нашого столу. Тепер знижка має бути більшою, але стосуватиметься лише жіночого кросівки. Якщо після перевірки виявиться, що виконано обидві умови, то в полі «Знижка» буде зафіксована сума знижки 30%. Якщо буде виявлено, що хоча б одна з умов не працює, то знижка на такий товар не поширюється. Формула в цьому випадку буде такою: =ЯКЩО(І(B2=”жіночий”;C2=”працює”);30%;0).

Далі всі дії, що виконуються далі, повторюють два попередніх приклади. Спочатку ми натискаємо клавішу enter, а потім перетягуємо значення в усі інші комірки, які є в цій таблиці.

Синтаксис функції І, як ми бачимо, складається з кількох аргументів. Перше — перша умова, друге — друга і так далі. Ви можете використовувати більше двох аргументів і перевіряти кілька умов одночасно. Але на практиці такі ситуації трапляються рідко. Більше трьох станів одночасно – майже ніколи не буває. Послідовність дій, які виконує ця функція, така:

1. Спочатку формула перевіряє першу умову – чи взуття жіноче.
2. Потім Excel аналізує другий критерій – чи призначене взуття для бігу.
3. Якщо в результаті перевірки виявиться, що обидва критерії повертають значення ІСТИНА, то результат функції IF виявляється правдою. Таким чином, виконується дія, запрограмована у відповідному аргументі.
4. Якщо виявиться, що хоча б одна з перевірок повертає результат БРЕХНЯ, це і функція И поверне цей результат. Тому буде відображено результат, записаний у третьому аргументі функції IF.

Як бачите, логіка дій дуже проста і зрозуміла на інтуїтивному рівні.

Оператор АБО в Excel

Оператор АБО працює подібним чином і має схожий синтаксис. Але тип перевірки дещо інший. Ця функція повертає значення ІСТИНА якщо хоча б одна перевірка повертає результат ІСТИНА. Якщо всі перевірки дають хибний результат, то, відповідно, функція OR повертає значення БРЕХНЯ.

Відповідно, якщо функція OR  повертає результат ІСТИНА принаймні для одного зі значень, то функція IF запише значення, указане в другому аргументі. І тільки якщо значення не відповідає всім критеріям, повертається текст або число, вказане в третьому аргументі цієї функції.

Щоб продемонструвати цей принцип на практиці, знову використаємо приклад. Зараз проблема в наступному: знижка дається або на чоловіче взуття, або на тенісне взуття. У цьому випадку знижка становитиме 35%. Якщо взуття жіноче або призначене для бігу, то знижки на таку позицію не буде.

Для досягнення такої мети вам необхідно в клітинку, яка знаходиться безпосередньо під написом «Знижка», написати наступну формулу: =ЯКЩО(АБО(B2="жінка"; C2="біг");0;35%). Після того, як ми натиснули клавішу enter і перетягнули цю формулу до решти комірок, ми отримаємо наступний результат.

Як визначити функцію IF за допомогою конструктора формул

Звичайно, певною мірою писати формулу від руки навіть зручніше, ніж використовувати інші інструменти. Але якщо ви новачок, то ситуація кардинально змінюється. Щоб не заплутатися у введенні аргументів, а також вказати правильну назву кожної з функцій, існує спеціальний інструмент під назвою «Майстер введення функцій» або «Конструктор формул». Давайте розглянемо детальний механізм його роботи. Припустимо, керівництво поставило завдання проаналізувати наявний асортимент і призначити знижку 25% на всі жіночі кросівки. Послідовність дій в цьому випадку буде наступною:

1. Відкриваємо майстер введення функцій, натиснувши відповідну кнопку на вкладці Формули (на скріншоті вона виділена червоним прямокутником).
2. Далі відкривається невелика панель конструктора формул, в якій вибираємо потрібну нам функцію. Його можна вибрати безпосередньо зі списку або знайти в полі пошуку. У нас вона вже є в списку з 10 тих, що використовувалися нещодавно, тому ми натискаємо на неї та натискаємо кнопку «Вставити функцію».
3. Після цього перед очима відкриється вікно для налаштування аргументів функції. Унизу цієї панелі ви також можете побачити, що робить вибрана функція. Кожен із аргументів має знак, тому вам не потрібно запам’ятовувати послідовність. Спочатку ми вводимо логічний вираз, який містить число або клітинку, а також значення, яке потрібно перевірити на відповідність. Далі вводяться значення, якщо true, і значення, якщо false.
4. Після виконання всіх кроків натисніть кнопку «Готово».

Тепер ми отримуємо результат. З нею виконуємо ті ж дії, що і в попередньому випадку, а саме наводимо мишку на квадратик в нижньому правому куті і перетягуємо формулу в усі інші комірки. Отже, функція IF є дійсно найпопулярнішим і важливим оператором серед усіх існуючих. Він перевіряє дані на відповідність певним критеріям і виконує відповідні дії, якщо перевірка повертає результат. ІСТИНА or БРЕХНЯ. Це дозволяє значно спростити обробку великих даних і не виконувати величезну кількість дій, доручаючи цю брудну роботу комп’ютеру.