зміст
У процесі роботи над документом Excel часто виникає необхідність підключення до нього відразу кількох людей. І дуже часто їх кількість може обчислюватися кількома десятками. Тому питання співпраці не обмежується лише об’єднанням людей, оскільки вони часто можуть вносити суперечливі зміни, які потрібно навчитися швидко та ефективно редагувати.
Хто може це зробити? Особа, яка має статус головного користувача. Одним словом, що потрібно зробити, щоб спільна робота з документом стала не тільки можливою, але й ефективною?
Робота з загальним файлом в Excel має свої особливості. Отже, деякі дії недоступні для користувачів:
- Створення таблиць.
- Керування сценаріями, включаючи їх перегляд.
- Видалення листів.
- Користувачі не мають можливості об'єднати кілька осередків або, навпаки, розділити раніше об'єднані.
- Будь-які операції з даними XML.
Як можна обійти ці обмеження? Вам просто потрібно видалити загальний доступ, а потім повернути його, коли виникне необхідність.
Ось ще одна електронна таблиця з деякими завданнями, які можуть бути неможливими, якщо ви працюєте з кількома людьми над однією електронною таблицею.
Для початку потрібно зрозуміти, який файл потрібно зробити доступним для редагування кільком людям одночасно. Це може бути як новий файл, так і існуючий.
Налаштування
Усе, що вам потрібно зробити, щоб поділитися файлом у Excel, міститься в розділі «Обмін книгами», який можна знайти на вкладці «Рецензування».
Відкриється вікно з двома вкладками. Нас цікавить перший, який відкривається автоматично. Нам потрібно поставити галочку біля пункту, позначеного на скріншоті червоним прямокутником. З його допомогою ми дозволяємо кільком користувачам керувати документом.
Після того, як ми відкрили доступ для редагування, нам потрібно його налаштувати. Для цього відкрийте другу вкладку.
Після введення параметрів підтверджуємо свої дії. Для цього клацніть лівою кнопкою миші по кнопці «ОК». Спільний доступ можна відкрити для будь-якої книги, як нової, так і існуючої. У першому випадку вам потрібно буде придумати їй ім'я.
Після цього необхідно зберегти файл на комп'ютері.
Важливо! Формат має бути таким, щоб кожен користувач міг відкрити файл зі своєю версією електронних таблиць.
Ви повинні зберегти файл у спільній мережі або папці, до якої мають доступ учасники, які хочуть використовувати файл. Після вибору каталогу нам залишається лише натиснути кнопку «Зберегти».
Однак не можна використовувати веб-сервер для збереження спільного файлу.
Після виконання всіх описаних вище операцій необхідно перевірити, чи можна підключити інших людей. Для цього відкрийте вкладку «Дані» і прямо під нею знайдіть пункт «Підключення». Якщо ви натиснете на нього, ви зможете змінити посилання або посилання. Якщо відповідної кнопки немає, то пов’язаних файлів немає.
Далі відкривається вкладка «Статус», за допомогою якої можна перевірити підключення. Про те, що все добре, можна дізнатися по наявності кнопки «ОК».
Excel також дозволяє відкривати спільну книгу. Для цього потрібно натиснути на кнопку Office. Коли з'явиться спливаюча панель, нам потрібно вибрати пункт «Відкрити» і вибрати книгу, яка буде використовуватися для обміну. Після цього знову натисніть кнопку Office і відкрийте вікно «Параметри Excel», яке можна знайти внизу.
У лівій частині вікна, що з'явилося, ви зможете вибрати категорію налаштувань, але нас цікавить найперша, яка містить найбільш загальні параметри.
Далі переходимо в пункт «Особисті налаштування», де потрібно вказати дані, що дозволяють фільтрувати користувачів – логін, нік.
Після виконання цих операцій стає можливим редагувати інформацію в документі або додавати деякі дані. Не забудьте зберегти зміни після їх внесення.
Іноді це може викликати проблеми під час збереження. Наприклад, спільний доступ доступний лише для першого відкриття, а при повторній спробі відкрити документ програма видає помилку. Це може статися з таких причин:
- Якщо кілька учасників вводять дані одночасно в одну клітинку. Або будь-яка інша частина.
- Створення журналу змін, який призводить до збільшення розміру книги. Це призводить до проблем.
- Користувача видалено з спільного доступу. У цьому випадку зберегти зміни не вийде тільки на його комп'ютері.
- Мережевий ресурс перевантажений.
Щоб усунути проблему, необхідно виконати наступні дії:
- Видаліть журнал змін або видаліть із нього зайву інформацію.
- Видаліть зайву інформацію в самому документі.
- Перезапустіть спільний доступ.
- Відкрийте документ Excel в іншому офісному редакторі, а потім збережіть його знову у форматі xls.
Правда, в останніх версіях ця помилка трапляється не так часто, як в старих.
Як переглянути активність учасників
У ході спільної роботи потрібно постійно стежити, щоб хтось із учасників чогось не зіпсував. Тому потрібно навчитися розуміти, які дії були вчинені одним із них. Для цього необхідно виконати наступні дії.
- Перейдіть на вкладку «Рецензування» і знайдіть там пункт «Виправлення». У меню виберіть пункт «Вибрати виправлення».
6 - Далі з'явиться вікно, в якому можна дізнатися, які зміни внесли користувачі. Цей список формується автоматично. Ви можете переконатися, що це справді так, подивившись на прапорець поруч із відповідним пунктом у цьому діалоговому вікні.
7 У цьому випадку в списку у верхньому лівому куті відображатимуться лише ті зміни, які були зроблені з моменту останнього збереження. Це зроблено для зручності, ви завжди можете побачити попередні правки в журналі.
- Кожному учаснику присвоюється певний колір, за яким можна зрозуміти, хто вніс зміни. Мітки знаходяться у верхньому лівому куті. Ви також можете налаштувати відстеження змін за часом, конкретного користувача або в певному діапазоні, а також відключити їх відображення.
8 - При наведенні курсора на клітинку, яка має таку позначку, з'являється невеликий блок, з якого можна зрозуміти, хто вніс зміни.
9 - Щоб внести корективи в правила відображення виправлень, необхідно повернутися у вікно налаштувань, а потім знайти поле «За часом», де можна задати точку відліку для перегляду змін. Тобто час, з якого відображатимуться виправлення. Ви можете встановити період з моменту останнього збереження, налаштувати відображення всіх змін за весь час, лише не переглядати, або вказати дату, з якої вони відображатимуться.
10 - Ви також можете керувати відображенням виправлень, зроблених лише певним учасником.
11 - За допомогою відповідного поля ви можете встановити діапазон аркуша, в якому будуть протоколюватися дії команди.
Ви також можете внести інші зміни, встановивши відповідні прапорці в потрібних місцях.
Список змін не лежить мертвим вантажем. Головний користувач може переглядати правки інших учасників, підтверджуючи або відхиляючи їх. Як це зробити?
- Перейдіть на вкладку «Рецензія». Існує меню «Виправлення», де користувач може керувати виправленнями. У спливаючій панелі необхідно вибрати опцію «Прийняти / відхилити виправлення», після чого відобразиться вікно, в якому відображаються виправлення.
13 14 - Відбір правок можна здійснювати за тими ж критеріями, що й описані раніше: за часом, конкретним користувачем або в певному діапазоні. Після встановлення необхідних параметрів натисніть кнопку ОК.
- Далі будуть відображені всі налаштування, які відповідають умовам, встановленим на попередньому кроці. Ви можете погодитися з певною правкою або відхилити її, натиснувши відповідну кнопку внизу вікна. Також можна пакетно приймати або відхиляти коригування.
15
Тепер необхідні коригування залишили, а зайві прибрали.
Як видалити користувача з файлу excel
Час від часу виникає необхідність вилучити користувачів із режиму співавторства. Причин може бути величезна кількість: дали інше завдання, учасник почав вносити правки з іншого комп'ютера і так далі. Реалізувати це завдання в Excel зовсім не складно.
Спочатку відкрийте вкладку «Рецензія». Є група «Зміни», де є опція «Доступ до книги».
Після цього на екрані з'явиться те саме вікно, яке ми бачили раніше. Список усіх осіб, які можуть вносити зміни до таблиці, можна знайти на вкладці Редагувати. Щоб видалити непотрібного нам на даний момент користувача, потрібно знайти його в цьому списку, вибрати лівою кнопкою миші і натиснути на кнопку «Видалити», яка розташована нижче.
Далі Excel попередить користувача про те, що виправлення, внесені цим учасником, можуть не зберегтися, якщо він зараз вносить зміни в книгу. Якщо ви згодні, натисніть «ОК», і користувач більше не буде доступним.
Найкращий спосіб обмежити використання спільної книги — видалити користувача. Якщо це не підходить, ви можете встановити право на перегляд або редагування книги певним учасником.
Зважаючи на це, важливо пам’ятати, що деякі обмеження вбудовані в спільний доступ за замовчуванням. Вони були описані вище. Пам’ятаймо їх, адже повторення – мати навчання.
- Заборонено створювати розумні таблиці, які автоматично оновлюють дані та мають багато інших функцій.
- Ви не можете керувати сценаріями.
- Існує вбудоване обмеження на видалення аркушів, з'єднання або роз'єднання комірок.
- Виконуйте всі операції з даними XML. Простіше кажучи, існують обмеження на структурування великої кількості даних, у тому числі на редагування їх масивів. XML є одним із найбільш незрозумілих типів файлів для початківців, але насправді він досить простий. За допомогою цього типу файлу можна передавати дані, вносячи пакетні зміни в документ.
Простіше кажучи, співавторство дозволяє виконувати стандартні операції над документом, але більш професійні варіанти доступні лише для однієї особи. Це пояснюється тим, що ті самі макроси або пакетні зміни XML дещо складніше відкотити.
Вимкнення спільного доступу, а потім його повторне ввімкнення – ще один спосіб обмежити можливості користувачів Excel. Ви можете самостійно внести необхідні зміни, тим самим тимчасово позбавивши інших людей можливості щось редагувати.
Для цього ви повинні виконати такі дії.
- Відкрийте вкладку «Рецензування», перейдіть до пункту «Виправлення» та виберіть у спливаючому меню пункт «Виділити редакції».
- Після цього з'являється вікно, в якому потрібно зняти галочки навпроти пунктів «Користувач» і «В діапазоні».
- Після цього з'являється журнал змін, необхідний для резервного копіювання даних.
Після цього ви можете вимкнути спільний доступ. Для цього на тій же вкладці на стрічці виберіть пункт «Доступ до книги» і зніміть прапорець «Дозволити кільком користувачам змінювати файл».
Ось і все, тепер спільний доступ вимкнено.
Тому налаштувати співавторство в Excel досить просто. Звичайно, є деякі обмеження, які не дозволяють використовувати документ в повній мірі. Але вирішуються вони досить просто, досить на деякий час вимкнути загальний доступ, а потім включити його, коли будуть внесені необхідні зміни.