Як заповнити порожні клітинки верхніми значеннями в Excel

Після заповнення таблиці Excel певними значеннями (найчастіше при додаванні масиву інформації) дуже часто залишаються порожні місця. Розгляду самого робочого файлу вони не завадять, але ускладнять функції сортування, обчислення даних, фільтрації певних чисел, формул і функцій. Щоб програма працювала без труднощів, необхідно навчитися заповнювати порожнечі значеннями з сусідніх осередків.

Як виділити порожні клітинки на аркуші

Перш ніж почати розглядати, як заповнити порожні клітинки на аркуші Excel, вам потрібно навчитися їх виділяти. Це легко зробити, якщо стіл невеликий. Однак, якщо документ містить величезну кількість комірок, порожні місця можуть розташовуватися в довільних місцях. Ручне виділення окремих комірок займе багато часу, а деякі порожні місця можна пропустити. Для економії часу рекомендується автоматизувати цей процес за допомогою вбудованих засобів програми:

1. Перш за все, потрібно розмітити всі клітинки аркуша. Для цього можна використовувати тільки мишу або додати для виділення клавіші SHIFT, CTRL.
2. Після цього натисніть на клавіатурі комбінацію клавіш CTRL + G (інший спосіб - F5).
3. На екрані має з’явитися маленьке віконце «Перейти».
4. Натисніть на кнопку «Вибрати».

Для того, щоб позначити комірки в таблиці, на головній панелі інструментів необхідно знайти функцію «Знайти і виділити». Після цього з'явиться контекстне меню, з якого потрібно вибрати вибір певних значень - формули, клітинки, константи, примітки, вільні клітинки. Виберіть функцію «Виділити групу комірок. Далі відкриється вікно налаштувань, в якому потрібно поставити галочку навпроти параметра «Порожні осередки». Для збереження налаштувань потрібно натиснути кнопку «ОК».

Як заповнити порожні клітинки вручну

Найпростіший спосіб заповнити порожні комірки на аркуші значеннями з верхніх комірок за допомогою функції «Заповнити порожні комірки», яка знаходиться на панелі XLTools. Процедура:

1. Натисніть кнопку, щоб активувати функцію «Заповнити порожні клітинки».
2. Має відкритися вікно налаштувань. Після цього необхідно відзначити діапазон клітинок, серед яких необхідно заповнити порожні місця.
3. Визначтеся зі способом заповнення – з доступних варіантів потрібно вибрати: вліво, вправо, вгору, вниз.
4. Поставте прапорець біля пункту «Роз’єднати клітинки».

Залишилося натиснути кнопку «ОК», щоб порожні клітинки заповнилися необхідною інформацією.

Важливо! Однією з корисних функцій цієї функції є збереження встановлених значень. Завдяки цьому можна буде повторити дію з наступним діапазоном клітинок без переналаштування функції.

Доступні значення для заповнення порожніх комірок

Є кілька варіантів заповнення порожніх клітинок на аркуші Excel:

1. Заповнити вліво. Після активації цієї функції порожні клітинки будуть заповнені даними з клітинок справа.
2. Заповнити вправо. Після натискання на це значення порожні комірки заповнюються інформацією з комірок ліворуч.
3. Заповнити. Комірки вгорі будуть заповнені даними з клітинок у нижній частині.
4. Заповнення вниз. Найпопулярніший варіант заповнення порожніх клітинок. Інформація з клітинок вище переноситься в клітинки таблиці нижче.

Функція «Заповнити порожні осередки» точно копіює ті значення (числові, буквені), які знаходяться в заповнених осередках. Однак тут є деякі особливості:

1. Навіть при приховуванні або блокуванні заповненої комірки, після активації цієї функції інформація з неї буде перенесена у вільну комірку.
2. Дуже часто трапляються ситуації, коли значенням для перенесення є функція, формула, посилання на інші клітинки аркуша. У цьому випадку порожня комірка буде заповнена вибраним значенням без його зміни.

Важливо! Перш ніж активувати функцію «Заповнити порожні клітинки», потрібно зайти в налаштування робочого листа, подивитися, чи є захист. Якщо він увімкнений, інформація не буде передана.

Заповнення порожніх комірок формулою

Простішим і швидшим способом заповнення клітинок таблиці даних із сусідніх клітинок є використання спеціальної формули. Процедура:

1. Позначте всі порожні клітинки описаним вище способом.
2. Виберіть рядок для введення формул ЛКМ або натисніть кнопку F
3. Введіть символ «=».

4. Після цього виберіть клітинку, розташовану вище. У формулі слід вказати комірку, з якої буде скопійовано інформацію у вільну комірку.

Останньою дією є натискання комбінації клавіш «CTRL + Enter», щоб формула працювала для всіх вільних осередків.

Важливо! Не можна забувати, що після застосування цього методу всі раніше вільні комірки будуть заповнені формулами. Щоб зберегти порядок у таблиці, їх рекомендується замінити числовими значеннями.

Заповнення порожніх клітинок макросом

У тому випадку, якщо вам доводиться регулярно заповнювати порожні клітинки на робочих аркушах, рекомендується додати в програму макрос, використовувати його пізніше для автоматизації процесу виділення, заповнення порожніх клітинок. Заповніть код для макросу:

Sub Fill_Blanks()

    Для кожної клітинки у виділенні

        If IsEmpty(cell) Then cell.Value = cell.Offset(-1, 0).Value

    МАЙБУТНІ осередок

кінець нижче

Щоб додати макрос, потрібно виконати кілька дій:

1. Натисніть комбінацію клавіш ALT+F
2. Відкриється редактор VBA. Вставте наведений вище код у вільне вікно.

Залишилося закрити вікно налаштувань, відобразити значок макроса в панелі швидкого доступу.

Висновок

Серед описаних вище методів потрібно вибрати той, який найкраще підходить для конкретної ситуації. Ручний спосіб додавання даних у вільні місця аркуша підходить для загального ознайомлення, одноразового використання. Надалі рекомендується освоїти формулу або зареєструвати макрос (якщо одна і та ж процедура виконується дуже часто).