Як створити діаграму Ганта в Excel?

зміст

Що таке діаграма Ганта?
Як створити діаграму Ганта в Excel 2010, 2007 і 2013
Шаблон діаграми Ганта в Excel

Якщо вас попросять назвати три найважливіші компоненти Microsoft Excel, які з них ви б назвали? Швидше за все, аркуші, на які вводяться дані, формули, за допомогою яких виконуються обчислення, і діаграми, за допомогою яких можна графічно відобразити дані різного характеру.

Я впевнений, що кожен користувач Excel знає, що таке діаграма і як її створити. Однак існує тип діаграми, який для багатьох оповитий темрявою – Діаграма Ганта. Цей короткий посібник пояснює основні функції діаграми Ганта, розповідає, як створити просту діаграму Ганта в Excel, розповість, де завантажити розширені шаблони діаграм Ганта, і як використовувати онлайн-службу керування проектами для створення діаграм Ганта.

Що таке діаграма Ганта?

Діаграма Ганта названа на честь Генрі Ганта, американського інженера та консультанта з менеджменту, який створив діаграму в 1910 році. Діаграма Ганта в Excel представляє проекти або завдання у вигляді каскаду горизонтальних гістограм. Діаграма Ганта показує розбиту структуру проекту (дати початку та завершення, різноманітні зв’язки між завданнями в межах проекту) і, таким чином, допомагає контролювати виконання завдань вчасно та відповідно до намічених контрольних показників.

Як створити діаграму Ганта в Excel 2010, 2007 і 2013

На жаль, Microsoft Excel не пропонує вбудований шаблон діаграми Ганта. Однак ви можете швидко створити її самостійно, використовуючи функції гістограми та трохи форматуючи.

Уважно виконайте ці кроки, і створення простої діаграми Ганта займе не більше 3 хвилин. У наших прикладах ми створюємо діаграму Ганта в Excel 2010, але те саме можна зробити в Excel 2007 і 2013.

Крок 1. Створення таблиці проекту

Перш за все, ми введемо дані проекту в аркуш Excel. Кожне завдання запишіть в окремий рядок і побудуйте план розбивки проекту, вказавши дата початку (Дата початку), градація (дата закінчення) і тривалість (Тривалість), тобто кількість днів, необхідних для виконання завдання.

Порада: Для створення діаграми Ганта потрібні лише стовпці Початок и Тривалість. Однак якщо ви також створите стовпець Дата закінчення, тоді ви можете розрахувати тривалість завдання за допомогою простої формули, як показано на малюнку нижче:

Крок 2. Побудуйте звичайну гістограму Excel на основі бази даних стовпців «Дата початку».

Почніть будувати діаграму Ганта в Excel зі створення простого стовпчаста діаграма з накопиченням:

Виділіть діапазон Почніть дати разом із заголовком стовпця, у нашому прикладі це так В1: В11. Необхідно виділити тільки комірки з даними, а не весь стовпець аркуша.
На вкладці Додатково Insert (Вставити) у розділі «Діаграми» натисніть Вставити гістограму (бар).
У меню, що відкриється, в групі Правило (2-D Bar) натисніть Лінійчасті складені (Стекова панель).

В результаті на аркуші повинна з'явитися така діаграма:

Примітка: Деякі інші інструкції щодо створення діаграм Ганта пропонують спочатку створити порожню гістограму, а потім заповнити її даними, як ми зробимо на наступному кроці. Але я вважаю, що показаний метод кращий, оскільки Microsoft Excel автоматично додасть один рядок даних, і таким чином ми заощадимо час.

Крок 3: Додайте дані тривалості до діаграми

Далі нам потрібно додати ще один ряд даних до нашої майбутньої діаграми Ганта.

Клацніть правою кнопкою миші будь-де на діаграмі та клацніть у контекстному меню Виберіть дані (Виберіть дані). Відкриється діалогове вікно Вибір джерела даних (Виберіть джерело даних). Як ви можете бачити на малюнку нижче, дані стовпця Дата початку вже додано в поле Легенда елементів (рядки) (Записи легенди (серія). Тепер вам потрібно додати сюди дані стовпця Тривалість.
Натисніть кнопку додавати (Додати), щоб вибрати додаткові дані (Тривалість) для відображення на діаграмі Ганта.
У відкритому вікні Зміна рядків (Редагувати серію) виконайте так:
- У Назва рядка (Назва серіалу) введіть «Тривалість» або будь-яку іншу назву за вашим бажанням. Або ви можете розмістити курсор у цьому полі, а потім клацнути на заголовку відповідного стовпця в таблиці – заголовок, на якому клацніть, буде додано як назву ряду для діаграми Ганта.
- Натисніть значок вибору діапазону поруч із полем Значення (Ряд значень).
Діалогове вікно Зміна рядків (Редагувати серію) зменшиться. Виділіть дані в стовпці Тривалістьклацнувши на першій клітинці (у нашому випадку це D2) і перетягування вниз до останньої клітинки даних (D11). Переконайтеся, що ви випадково не вибрали заголовок або порожню клітинку.
Знову натисніть значок вибору діапазону. Діалогове вікно Зміна рядків (Редагувати серію) буде знову розгорнуто, і з’являться поля Назва рядка (Назва серії) и Значення (Ряд значень). Натисніть OK.
Ми знову повернемося до вікна Вибір джерела даних (Виберіть джерело даних). Зараз в полі Легенда елементів (рядки) (Легенда Записи (Серія) ми бачимо серію Дата початку і число Тривалість. Просто натисніть OK, і дані будуть додані до діаграми.

Діаграма повинна виглядати приблизно так:

Крок 4: Додайте описи завдань до діаграми Ганта

Тепер у лівій частині схеми замість цифр потрібно показати список завдань.

Клацніть правою кнопкою миші будь-де в області малювання (область із синіми та оранжевими смугами) і в меню, що з’явиться, клацніть Виберіть дані (Виберіть Дані), щоб знову відкрити діалогове вікно Вибір джерела даних (Виберіть джерело даних).
У лівій частині діалогового вікна виберіть Дата початку І натисніть кнопку Редагувати (Редагувати) у правій частині вікна під назвою Позначки горизонтальної осі (категорії) (Мітки горизонтальної (категорії) осі).
Відкриється невелике діалогове вікно Мітки осей (Позначки осей). Тепер вам потрібно вибрати завдання так само, як на попередньому кроці ми виділили дані про тривалість завдань (колонка Тривалість) – натисніть значок вибору діапазону, потім натисніть на перше завдання в таблиці та перетягніть виділення мишкою до останнього завдання. Пам'ятайте, що заголовок колонки не повинен бути виділений. Зробивши це, знову клацніть піктограму вибору діапазону, щоб відкрити діалогове вікно.
Двічі натисніть OKщоб закрити всі діалогові вікна.
Видаліть легенду діаграми – клацніть по ній правою кнопкою миші та в контекстному меню натисніть Видалення (Видалити).

На цьому етапі діаграма Ганта повинна мати опис завдань зліва і виглядати приблизно так:

Крок 5: Перетворення гістограми на діаграму Ганта

На цьому етапі наша діаграма все ще є гістограмою з накопиченням. Щоб вона виглядала як діаграма Ганта, її потрібно правильно відформатувати. Наше завдання — прибрати сині лінії, щоб залишилися видимими лише помаранчеві частини графіків, які представляють завдання проекту. Технічно ми не будемо видаляти сині лінії, ми просто зробимо їх прозорими, а тому невидимими.

Натисніть будь-яку синю лінію на діаграмі Ганта, і всі вони будуть виділені. Клацніть правою кнопкою миші на виділенні та в контекстному меню натисніть Формат ряду даних (Форматувати ряд даних).
У діалоговому вікні, що з’явиться, виконайте такі дії:
- У розділі Заповнювати (Заповнити) вибрати Без заповнення (Без заповнення).
- У розділі Кордон Виберіть (Колір рамки). немає ліній (Без лінії).

Примітка: Не закривайте це діалогове вікно, воно вам знову знадобиться на наступному кроці.

Завдання на діаграмі Ганта, яку ми побудували в Excel, розташовані в зворотному порядку. Ми виправимо це за мить. Клацніть на списку завдань ліворуч від діаграми Ганта, щоб виділити вісь категорій. Відкриється діалогове вікно Формат осі (Осі формату). У розділі Параметри осі (Параметри осі) установіть прапорець Зворотний порядок категорій (Категорії у зворотному порядку), потім закрийте вікно, щоб зберегти зміни. У результаті щойно внесених змін:
- Завдання на діаграмі Ганта розташовані в правильному порядку.
- Дати на горизонтальній осі перемістилися знизу вгору діаграми.

Діаграма стає схожою на звичайну діаграму Ганта, чи не так? Наприклад, моя діаграма Ганта зараз виглядає так:

Крок 6. Налаштування дизайну діаграми Ганта в Excel

Діаграма Ганта вже набуває форми, але ви можете додати ще кілька останніх штрихів, щоб зробити її дійсно стильною.

1. Видаліть порожнє місце зліва на діаграмі Ганта

Під час побудови діаграми Ганта ми вставили сині смужки на початку діаграми, щоб показати дату початку. Тепер порожнечу, яка залишилася на їхньому місці, можна видалити, а смужки завдань можна перемістити вліво, ближче до вертикальної осі.

Клацніть правою кнопкою миші значення першого стовпця Дата початку у таблиці з вихідними даними в контекстному меню вибрати Формат комірки > Номер > Загальне (Формат клітинок > Число > Загальне). Запам'ятайте число, яке ви бачите в полі Зразок (Зразок) — це числове представлення дати. У моєму випадку це число 41730. Як відомо, Excel зберігає дати як числа, що дорівнюють кількості днів від 1 січня 1900 року до цієї дати (де 1 січня 1900 р. = 1). Вам не потрібно вносити тут жодних змін, просто натисніть анулювання (Скасувати).
На діаграмі Ганта натисніть будь-яку дату над діаграмою. Одне клацання вибере всі дати, після цього клацніть їх правою кнопкою миші та в контекстному меню клацніть Формат осі (Осі формату).
У меню параметри вісь (Параметри осі) змініть параметр мінімальний (Мінімум) увімкнено Номер (Фіксований) і введіть номер, який ви запам’ятали на попередньому кроці.

2. Налаштуйте кількість дат на осі діаграми Ганта

Тут, у діалоговому вікні Формат осі (Format Axis), який було відкрито на попередньому кроці, змініть параметри Основні підрозділи (Майор об'єднаний) и Проміжні відділи (Додаткова одиниця) з Номер (Фіксований) і введіть потрібні значення для інтервалів на осі. Зазвичай, чим коротші часові рамки завдань у проекті, тим менший крок поділу потрібен на часовій осі. Наприклад, якщо ви хочете показувати кожну другу дату, тоді введіть 2 для параметра Основні підрозділи (Основна одиниця). Які налаштування я зробив – ви бачите на малюнку нижче:

Порада: Пограйте з налаштуваннями, поки не отримаєте бажаний результат. Не бійтеся зробити щось не так, ви завжди можете повернутися до налаштувань за замовчуванням, встановивши параметри Автоматично (Авто) в Excel 2010 і 2007 або клацнувши скидання (Скинути) в Excel 2013.

3. Видаліть зайвий порожній простір між смугами

Компактніше розмістіть панелі завдань на діаграмі, і діаграма Ганта буде виглядати ще краще.

Виберіть помаранчеві смуги графіків, клацнувши на одній із них лівою кнопкою миші, потім клацніть на ній правою кнопкою миші та в меню, що з’явиться, натисніть Формат ряду даних (Форматувати ряд даних).
У діалоговому вікні Формат ряду даних (Формат ряду даних) встановіть для параметра значення перекриття рядів (Series Overlap) значення 100% (повзунок переміщено до упору вправо), а для параметра Бічний просвіт (Gap Width) значення 0% або майже 0% (повзунок до упору або майже до кінця вліво).

І ось результат наших зусиль – проста, але досить точна діаграма Ганта в Excel:

Пам’ятайте, що діаграма Excel, створена таким чином, дуже близька до справжньої діаграми Ганта, але зберігає всі зручності діаграм Excel:

Розмір діаграми Ганта в Excel змінюватиметься, коли додаватиметься чи вилучатиметься завдання.
Змініть дату початку завдання (Start date) або його тривалість (Duration), і розклад негайно автоматично відобразить внесені зміни.
Створену в Excel діаграму Ганта можна зберегти як зображення або конвертувати у формат HTML і опублікувати в Інтернеті.

Поради:

Налаштуйте зовнішній вигляд діаграми Ганта, змінюючи параметри заливки, межі, тіні та навіть використовуючи 3D-ефекти. Усі ці параметри доступні в діалоговому вікні. Формат ряду даних (Форматувати ряд даних). Щоб викликати це вікно, клацніть правою кнопкою миші на панелі діаграми в області побудови діаграми та в контекстному меню клацніть Формат ряду даних (Форматувати ряд даних).
Якщо створений стиль оформлення приємний для ока, то таку діаграму Ганта можна зберегти в Excel як шаблон і використовувати надалі. Для цього натисніть на схему, відкрийте вкладку Конструктор (Дизайн) і натисніть Зберегти як шаблон (Зберегти як шаблон).

Завантажте зразок діаграми Ганта

Шаблон діаграми Ганта в Excel

Як бачите, побудувати просту діаграму Ганта в Excel зовсім не складно. Але що, якщо потрібна більш складна діаграма Ганта, в якій затінювання завдання залежить від відсотка його виконання, а віхи проекту позначаються вертикальними лініями? Звичайно, якщо ви належите до числа тих рідкісних і загадкових створінь, яких ми шанобливо називаємо Гуру Excel, то ви можете спробувати скласти таку схему самостійно.

Однак використовувати готові шаблони діаграм Ганта в Excel буде швидше та простіше. Нижче наведено короткий огляд кількох шаблонів діаграм Ганта для керування проектами для різних версій Microsoft Excel.

Шаблон діаграми Ганта Microsoft Excel 2013

Цей шаблон діаграми Ганта для Excel називається Планувальник проекту (Планувальник проекту Ганта). Він призначений для відстеження прогресу проекту за різними показниками, такими як Запланований старт (План Початок) и фактичний початок (Фактичний початок), Запланована тривалість (Тривалість плану) и Фактична тривалість (Фактична тривалість), а також Виконано на відсоток (Відсоток виконання).

В Excel 2013 цей шаблон доступний на вкладці філе (Файл) у вікні Створювати (Новий). Якщо в цьому розділі немає шаблону, ви можете завантажити його з веб-сайту Microsoft. Для використання цього шаблону не потрібні додаткові знання – клацніть на ньому та починайте.

Онлайн шаблон діаграми Ganta

Smartsheet.com пропонує інтерактивний онлайн-конструктор діаграм Ганта. Цей шаблон діаграми Ганта такий же простий і готовий до використання, як і попередній. Послуга пропонує 30-денну безкоштовну пробну версію, тож не соромтеся зареєструватися за допомогою свого облікового запису Google і почати створювати свою першу діаграму Ганта відразу.

Процес дуже простий: у таблицю ліворуч введіть деталі вашого проекту, і коли таблиця заповнюється, праворуч створюється діаграма Ганта.

Шаблони діаграм Ганта для Excel, Google Sheets і OpenOffice Calc

На vertex42.com ви можете знайти безкоштовні шаблони діаграм Ганта для Excel 2003, 2007, 2010 і 2013, які також працюватимуть із OpenOffice Calc і Google Sheets. З цими шаблонами можна працювати так само, як із будь-якою звичайною електронною таблицею Excel. Просто введіть дату початку та тривалість для кожного завдання та введіть % виконаного у стовпці % виконано. Щоб змінити діапазон дат, який відображається в області діаграми Ганта, перемістіть повзунок на смузі прокручування.

І, нарешті, до вашої уваги ще один шаблон діаграми Ганта в Excel.

Шаблон діаграми Ганта менеджера проекту

Інший безкоштовний шаблон діаграми Ганта пропонується на professionalexcel.com і називається «Діаграма Ганта менеджера проекту». У цьому шаблоні можна вибрати перегляд (щоденний або стандартний щотижневий), залежно від тривалості відстежуваних завдань.

Сподіваюся, що хоча б один із запропонованих шаблонів діаграми Ганта задовольнить ваші потреби. Якщо ні, ви можете знайти в Інтернеті велику кількість різних шаблонів діаграм Ганта.

Тепер, коли ви знаєте основні функції діаграми Ганта, ви можете продовжити її вивчення та навчитися створювати власні складні діаграми Ганта в Excel, щоб здивувати свого боса та всіх своїх колег 🙂