Групування та розгрупування даних у Excel. Покрокова інструкція з фото

Зараз епоха інформації. Обсяг даних, які люди повинні обробляти щодня, зростає все більше і більше. Це стосується всіх можливих сфер життя, в тому числі і роботи. Зараз з'являється все більше сфер людської діяльності, в яких виникає гостра потреба в умінні швидко обробляти великі обсяги інформації.

Однією з функцій Excel, яка дозволяє це зробити, є групування. Справа в тому, що структурування інформації допомагає працювати не з усіма наявними даними, а лише з невеликими частинами. Якщо упакувати однотипну інформацію в один блок, то простіше і комп’ютеру, і самій людині. Практично немає сфери, в якій структурування інформації не було б затребуваним:

1. Обробка даних про продажі. На склади регулярно надходять величезні партії найрізноманітніших товарів з різною вартістю, вагою, постачальником, найменуванням і так далі. Структурування даних полегшує навігацію у всьому цьому масиві інформації.
2. Дослідження. Якість освіти та самоосвіти тісно пов'язана з тим, наскільки добре структурована інформація. Тому, якщо правильно згрупувати однотипні дані поруч, то легше буде виконувати не лише практичні завдання, пов’язані зі статистикою, наприклад, а й теоретичні, систематизувати домашні завдання тощо.
3. Бухгалтерський звіт. Бухгалтерам регулярно доводиться мати справу з числами, кожне з яких пов'язане з іншими числами. А щоб було зручніше працювати з великою кількістю пов'язаних один з одним значень uXNUMXbuXNUMX і інформацією різного типу, дуже зручно використовувати групування даних.

Також функція групування даних дозволяє приховати застарілу інформацію. Давайте подивимося, як це працює і як ви можете ним користуватися.

Як встановити параметри функції

Щоб працювати з групуванням даних, його необхідно спочатку налаштувати. Для цього перейдіть на вкладку «Дані» і знайдіть там опцію «Структура». Далі з'явиться спливаюча панель, в якій потрібно знайти кнопку в нижньому правому куті.

Після цього з'явиться вікно, в якому потрібно встановити відповідні галочки і натиснути клавішу ОК. Ці параметри визначають спосіб відображення даних.

Важливо: на практиці багато людей вважають досить незручним відображати підсумки під даними. Тому ви можете залишити цей прапорець непозначеним. Також рекомендується поставити галочку навпроти «Автоматичні стилі».

Виконавши ці кроки, ви можете негайно приступити до групування інформації.

Як згрупувати дані по рядках

Тепер давайте розберемося, що потрібно зробити для групування рядів, на практиці.

1. Створіть новий рядок над або під тими, які ми хочемо згрупувати. Все залежить від того, який спосіб відображення результатів був обраний на попередньому етапі.
2. Наступним кроком є ​​створення заголовка таблиці у верхній лівій клітинці доданого рядка. Це буде назва групи, в яку будуть об'єднані загальні за певною ознакою осередки.
3. Виділіть усі комірки в області під новоствореним рядком або над ним (залежно від того, що ми робили на першому кроці). Після цього шукаємо кнопку «Структура» на вкладці даних і там знаходимо опцію «Групувати». Важливо натискати не на стрілку чи назву команди у спливаючій панелі, а на піктограму.

Якщо все ж натиснути на стрілку вниз, з’явиться додаткове меню, в якому можна вибрати або функцію групування, або створити структуру. На цьому етапі нас цікавить насамперед групування.

Після цього вибираємо основну ознаку, за якою буде проводитися групування. Це можуть бути рядки або стовпці. Якщо ви нічого не змінюєте, то за замовчуванням вибирається перший пункт. Після того, як ми переконалися, що налаштування встановлені так, як нам потрібно, нам потрібно підтвердити свої дії, натиснувши кнопку ОК. Оскільки ми групуємо за рядками, нам не потрібно нічого змінювати, нам потрібно лише ще раз перевірити.

Важливо: якщо перед початком групування об'єктів виділити на панелі координат не комірку, а цілі стовпці або рядки, то це діалогове вікно не з'явиться. Програма сама розбере, що робити.

Про те, що лінії були згруповані, можна зрозуміти по знаку мінус на панелі координат. Це означає, що дані були розголошені. Тепер ми можемо їх приховати, натиснувши на цей значок або натиснувши на кнопку 1 трохи вище (вона вказує ступінь групування).

Бачимо, що лінії приховані, а знак мінус змінився на плюс. Щоб відкрити потрібний рядок, ви можете натиснути на нього, і програма зробить це самостійно. Якщо потрібно розгорнути всі рядки, то потрібно натиснути на кнопку «2», яка в даному випадку знаходиться зверху панелі координат.

Як згрупувати стовпці

Для групування стовпців алгоритм дій приблизно такий же:

1. Залежно від того, які параметри ми вибрали в налаштуваннях, нам потрібно вставити новий стовпець ліворуч або праворуч від області, яка буде згрупована.
2. Записуємо назву групи в самій верхній комірці стовпця, що з'явився.
3. Вибираємо всі стовпці, які нам потрібно згрупувати (тільки залишаємо той, який ми додали на першому етапі), а потім натискаємо на кнопку «Згрупувати» так само, як алгоритм, описаний вище.
4. Тепер нам потрібно клацнути по пункту «Стовпці» в маленькому віконці і натиснути кнопку «ОК».
5. Удачі.

Примітки. Як і під час групування рядків, якщо ми виділимо цілі стовпці в горизонтальній панелі координат, ми не отримаємо маленького діалогового вікна.

Як зробити багаторівневе групування

Excel є функціональною програмою, але її можливості не закінчуються однорівневим групуванням, як описано в прикладах вище. Також є можливість групувати комірки за кількома рівнями. Це робиться в такий спосіб:

1. Для початку створюється основна група описаним вище способом. Потім до нього будуть додані підгрупи.
2. Після цього переконуємося, що основна група відкрита. У ньому ми також виконуємо описані вище дії. Конкретні кроки залежать від того, чи працює особа з рядками чи стовпцями.
3. У результаті можна створювати групи з кількох рівнів.

Інструкції щодо розгрупування даних

Може виникнути ситуація, коли створена раніше група або підгрупа більше не потрібна. Для цього є окрема функція – «Розгрупувати». Для його реалізації необхідно виконати наступні кроки:

1. Виберіть елементи, які входять до групи.
2. Відкрийте вкладку «Дані».
3. Знаходимо там групу «Структура», відкриваємо її стрілкою внизу.
4. Там натисніть кнопку «Розгрупувати». Дуже важливо натискати на значок, а не на напис.

Далі ми вибираємо, що саме ми хочемо розгрупувати. Вибираємо відповідний предмет залежно від того, що ми попередньо згрупували. Після завершення дії натисніть кнопку ОК.

Увага! Якщо до цього було зроблено багаторівневе угруповання або створено кілька різних груп, то їх потрібно реформувати окремо.

Ось такий результат ми і отримуємо.

Це загальний алгоритм розгрупування осередків, але, як і в будь-якій справі, є багато нюансів. Розглянемо їх докладніше.

Як розгрупувати аркуші

Час від часу може знадобитися розгрупувати аркуші. Для цього необхідно виконати таку послідовність дій:

1. Для початку знаходимо ті листи, які були згруповані. Якщо аркуші були згруповані заздалегідь, вони відображатимуться одним кольором або заголовок буде виділено жирним шрифтом.
2. Після цього потрібно клацнути правою кнопкою миші на одному з аркушів з групи, а потім в контекстному меню натиснути кнопку «Розгрупувати аркуші». Тепер вони будуть розгруповані, і всі зміни будуть внесені в них незалежно від інших.

Ще один спосіб розгрупувати аркуші — натиснути клавішу Shift і клацнути активний аркуш у групі, яку потрібно розгрупувати. Тобто вам потрібно визначити групу, розгрупування якої потрібно, потім клацнути на одній із вкладок, а потім клацнути по ній, утримуючи клавішу Shift.

Після внесення змін ви можете групувати деякі аркуші. Для цього натисніть клавішу Ctrl або Cmd (перша — для комп’ютерів під керуванням Windows, а друга — для техніки Apple) і, утримуючи кнопку, по черзі клацайте по аркушам, які потрібно об’єднати в групу. Після цього програма зробить все за користувача.

Як розгрупувати згруповані вручну дані

Перш ніж розгрупувати клітинки, ви повинні спочатку зрозуміти, як вони були згруповані: вручну чи автоматично. Ручне групування вважається описаним вище методом. Автоматична генерація груп - це коли вони створюються за допомогою певних функцій. Наприклад, після створення проміжних підсумків. Про те, що ця можливість була використана, можна зрозуміти з рядка «Проміжні результати».

Якщо дані були згруповані за допомогою однойменної функції Excel то для того, щоб її розформувати, потрібно переконатися, що група розгорнута. Якщо ні, тоді вам потрібно натиснути кнопку + на бічній панелі ліворуч. Про те, що група розгорнута, можна судити по кнопці – там же. Коли ми розгортаємо групу, ми починаємо бачити як приховані рядки, так і групи. Після цього за допомогою клавіатури або лівої кнопки миші виділіть усі комірки групи, а далі – за описаним вище алгоритмом.

Мало хто знає, що є ще один спосіб розгрупувати згруповані вручну комірки – за допомогою гарячих клавіш.

Для цього потрібно спочатку вибрати ті стовпці, які були згруповані, а потім натиснути клавіші Alt + Shift + стрілка вліво. Якщо робота ведеться на комп'ютері під управлінням Mac OS, то потрібно використовувати комбінацію клавіш Command + Shift + J.

Як розгрупувати дані, згруповані автоматично

Якщо в результаті перевірки, яка була проведена в попередньому пункті, виявилося, що дані були згруповані автоматично, то тут все дещо складніше, так як стандартна функція ungroup в цьому випадку працювати не буде. Дії залежать від того, що саме виконує групування даних. Якщо це функція «Проміжні підсумки», то послідовність дій наступна:

1. Цю ж вкладку з даними відкриваємо на головній панелі (або стрічці, як її ще часто називають).
2. Після того, як ми натиснемо кнопку «Проміжні підсумки» (це саме те, що нам потрібно зробити як другий крок), у нас з’явиться вікно. Сама кнопка знаходиться в цьому ж розділі – Структура. Після цього з'явиться вікно, в якому нам потрібно натиснути на кнопку «Видалити все». Його можна знайти в нижньому лівому куті вікна або в іншому місці (залежно від версії Office і конкретної програми для роботи з електронними таблицями).

Увага! Цей метод видаляє не тільки групу, а й проміжні підсумки. Тому, якщо їх потрібно зберегти, краще скопіювати елементи групи на інший аркуш і використовувати як незгруповані.

Наполеглива рекомендація щодо будь-яких операцій із таблицею для групування чи розгрупування даних. Перед цим потрібно зробити копію вихідної таблиці. У цьому випадку можна відновити вихідний вигляд документа, якщо щось піде не за планом.

Таким чином, Excel має дуже широкий функціонал структурування даних. Звичайно, він не зможе все зробити за людину, але дозволяє зручніше організувати роботу зі структурованими даними. Решту доведеться зробити самій людині. Однак це дуже функціональний інструмент, який буде дуже корисний тим, кому доводиться працювати з величезними обсягами числової та текстової інформації.