Все про створення діаграми в Excel. Покрокове керівництво зі скріншотами

Excel - дивовижна програма, яка дозволяє обробляти не тільки числові дані. З його допомогою можна наочно представити будь-яку інформацію, побудувавши діаграми різного ступеня складності. Досить просто вказати дані в клітинках, і програма автоматично побудує на їх основі діаграму. Скажіть, що це чудово!

У цьому випадку користувач може налаштувати зовнішній вигляд діаграми, який йому подобається. Сьогодні ми детально розберемо доступні інструменти для побудови діаграм в Excel та інших подібних програмах. Зрештою, основний принцип не обмежується лише офісним пакетом від Microsoft, чи не так? Тому описані тут принципи цілком можна використовувати під час роботи з іншими програмами для роботи з електронними таблицями, такими як LibreOffice, WPS Office або Google Sheets.

Побудова діаграми на основі даних електронної таблиці Excel

Перш ніж приступити безпосередньо до побудови діаграм Excel, необхідно зрозуміти, що це таке і для чого вони потрібні. Існує кілька способів подання інформації:

1. Слуховий.
2. Текст.
3. Візуальний.
4. Інтерактивний.

Найбільш звичним для пересічної людини є слуховий і текстовий спосіб передачі інформації. Перший передбачає використання голосу для представлення певних даних, фактів і цифр. Дуже ненадійний метод, який не в змозі передавати інформацію ідеально. Єдине, для чого його можна використовувати під час презентацій, це викликати певні емоції у аудиторії. Текст може передавати текст, але має набагато меншу здатність викликати певні емоції. Інтерактивний метод передбачає залучення аудиторії (наприклад, інвесторів). Але якщо говорити про бізнес-дані, то тут особливо не пограєш.

Візуальний спосіб подачі інформації відкриває величезну кількість переваг. Це допомагає поєднати всі переваги інших методів. Він дуже точно передає інформацію, оскільки містить усі числа, і людина може аналізувати дані на основі графіка. Він здатний викликати емоції. Наприклад, просто подивіться на графік поширення коронавірусної інфекції за останній час, і відразу стане зрозуміло, як графік легко впливає на емоційну частину мозку.

І що важливо, він здатний залучити людину, яка може вибірково дивитися на ту чи іншу частину графіка і аналізувати ту інформацію, яка їй дійсно потрібна. Ось чому діаграми набули такого широкого поширення в усьому світі. Вони використовуються в різних сферах людської діяльності:

1. Під час презентації результатів досліджень на різних рівнях. Це універсальний момент як для студентів, так і для науковців, які захищають дисертацію. Такий вид подання інформації, як діаграма, дозволяє упакувати великий обсяг інформації в дуже зручну форму і представити всі ці дані широкій аудиторії так, щоб вони відразу ставали зрозумілими. Діаграма дозволяє викликати довіру до слів здобувача ступеня магістра або доктора.
2. Під час ділових презентацій. Особливо створення схем необхідно, якщо необхідно представити проект інвестору або відзвітувати про хід його роботи.

   Це дасть зрозуміти, що самі автори проекту сприймають його серйозно. Крім іншого, інвестори зможуть самостійно аналізувати всю необхідну інформацію. Ну а пункт про те, що наявність діаграм саме по собі викликає довіру, тому що це пов'язано з точністю подачі інформації, залишається актуальним як для цієї області, так і для всіх наступних.

3. Для доповіді начальству. Керівництво любить мову цифр. Причому, чим вище воно за рангом, тим важливіше для нього. Власнику будь-якого бізнесу необхідно розуміти, наскільки окупаються ті чи інші інвестиції, які галузі виробництва є збитковими, а які прибутковими, розуміти багато інших важливих моментів.

Існує багато інших областей, у яких можна використовувати діаграми. Наприклад, у навчанні. Але для яких би конкретних цілей вони не складалися, якщо вони зроблені в Excel, то по суті робити практично нічого не потрібно. Програма зробить все за людину сама. Насправді побудова діаграм в Excel принципово не відрізняється від створення звичайних таблиць. Тому створити їх може кожен дуже просто. Але для наочності опишемо основний принцип у вигляді інструкції. Виконайте такі дії:

1. Перш ніж створювати графік або діаграму, ви повинні спочатку створити таблицю з інформацією, яка буде для цього використовуватися. Давайте теж створимо таку таблицю.
2. Після створення таблиці необхідно знайти область, яка буде взята за основу діаграми, а потім лівою кнопкою миші один раз клацнути по вкладці «Вставка». Після цього користувач зможе вибрати той тип діаграми, який йому подобається. Це і графік, і кругова діаграма, і гістограма. Є куди розширюватися.
   

   Увага! Програми відрізняються між собою кількістю типів діаграм, які можна створити.

3. Ви можете використовувати багато інших типів діаграм. Вони просто не такі популярні. Щоб переглянути весь список доступних типів, зайдіть в меню «Діаграма» і виберіть там певний тип. Ми бачимо, що тут трохи інше меню. У цьому немає нічого дивного, так як самі кнопки можуть відрізнятися не тільки в залежності від версії офісного пакету, але і від самої різновиди програми та операційної системи. Тут важливо спочатку зрозуміти логіку, а все інше повинно стати інтуїтивним.
4. Вибравши відповідний тип діаграми, натисніть на ньому. Після цього вам буде запропоновано список підтипів, і вам потрібно буде вибрати той, який найкраще відповідає вашій ситуації. Наприклад, якщо вибрано гістограму, то можна вибрати регулярну, стовпчасту, об’ємну тощо. Прямо в цьому меню знаходиться список типів із картинками, за якими можна зрозуміти, як буде виглядати підсумкова діаграма.
5. Натискаємо на підтип, який нас цікавить, після чого програма все зробить автоматично. Отримана діаграма з’явиться на екрані.
6. У нашому випадку картина вийшла така.
7. Якщо ми виберемо тип «Діаграма», то наша діаграма буде виглядати так.
8. Кругова діаграма має такий вигляд.

Як бачите, інструкція зовсім не складна. Досить ввести трохи даних, а все інше за вас зробить комп'ютер.

Як працювати з діаграмами в Excel

Після того, як ми зробили діаграму, ми вже можемо її налаштувати. Для цього у верхній частині програми потрібно знайти вкладку «Конструктор». На цій панелі можна встановлювати різні властивості діаграми, яку ми створили раніше. Наприклад, користувач може змінити колір колонок, а також внести більш принципові зміни. Наприклад, змінити тип або підтип. Отже, для цього необхідно зайти в пункт «Змінити тип діаграми», і в списку, що з'явився, вибрати потрібний тип. Тут також можна побачити всі доступні типи та підтипи.

Ми також можемо додати якийсь елемент до створеної діаграми. Для цього натисніть на відповідну кнопку, яка знаходиться відразу в лівій частині панелі.

Ви також можете виконати швидке налаштування. Для цього є спеціальний засіб. Відповідну йому кнопку можна знайти праворуч від меню «Додати елемент діаграми». Тут можна вибрати практично будь-який варіант дизайну, який підходить під поточне завдання.

Також дуже корисно, якщо біля колонок є позначення кожного з них. Для цього потрібно додати підписи через меню «Додати елемент діаграми». Після натискання на цю кнопку відкриється список, в якому нас цікавить відповідний пункт. Потім вибираємо, як буде відображатися підпис. У нашому прикладі – вказано на скріншоті.

Тепер ця діаграма не тільки чітко показує інформацію, але її також можна використовувати, щоб зрозуміти, що саме означає кожен стовпець.

Як налаштувати діаграму з відсотками?

Тепер переходимо до конкретних прикладів. Якщо нам потрібно створити діаграму, в якій ми працюємо з відсотками, то нам потрібно вибрати круговий тип. Сама інструкція така:

1. Відповідно до описаного вище механізму необхідно створити таблицю з даними та вибрати діапазон із даними, які будуть використані для побудови діаграми. Після цього перейдіть на вкладку «Вставка» і виберіть відповідний тип.
2. Після виконання попереднього кроку програма автоматично відкриє вкладку «Конструктор». Далі користувачеві необхідно проаналізувати доступні опції і знайти ту, де відображаються значки відсотків.
3. Подальша робота з круговою діаграмою буде проводитися аналогічно.

Як змінити розмір шрифту в таблиці Excel

Налаштування шрифтів діаграми дозволяє зробити її набагато гнучкішою та інформативнішою. Це також корисно, якщо його потрібно показати на великому екрані. Часто стандартного розміру недостатньо, щоб його було видно людям із заднього ряду. Щоб задати розміри шрифту діаграми, потрібно клацнути правою кнопкою миші на відповідному ярлику і в списку, що з’явиться, клацнути по пункту шрифту.

Після цього потрібно внести всі необхідні налаштування та натиснути кнопку «ОК», щоб зберегти їх.

Діаграма Парето – визначення та принцип побудови в Excel

Багато хто знає принцип Парето, який говорить, що 20% зусиль дають 80% результату і навпаки. Використовуючи цей принцип, ви можете намалювати діаграму, яка дозволить вам найбільше знайти найбільш ефективні дії, з яких результат був найбільшим. А для побудови діаграми такого типу достатньо вбудованих засобів Microsoft Excel. Для побудови такої інфографіки необхідно вибрати тип «Гістограма». Послідовність наших дій така:

1. Давайте згенеруємо таблицю з описом назв продуктів. У нас буде кілька колонок. У першому стовпчику буде описана загальна сума покупки товару в грошах. У другій графі записується прибуток від реалізації цих товарів.
2. Робимо саму звичайну гістограму. Для цього потрібно знайти вкладку «Вставка», а потім вибрати відповідний тип діаграми.
3. Тепер у нас готова діаграма, яка має 2 стовпці різних кольорів, кожен з яких представляє певний стовпець. Нижче ви можете побачити легенду діаграми, по якій ми розуміємо, де який стовпець.
4. Наступним кроком, який нам потрібно виконати, є редагування стовпця, який відповідає за прибуток. Перед нами стоїть завдання побачити його зміну в динаміці. Тому нам потрібен тип діаграми «Графік». Тому у вкладці «Конструктор» нам потрібно знайти кнопку «Змінити тип діаграми» і натиснути на неї. Потім виберіть розклад зі списку. Важливо не забути вибрати відповідний стовпець перед цим.

Тепер діаграма Парето готова. Ви можете без побоювання проаналізувати ефективність і визначити, чим можна пожертвувати. Редагування цієї діаграми виконується точно так само, як і раніше. Наприклад, можна додавати мітки до стовпчиків і точок на діаграмі, змінювати колір ліній, стовпців тощо.

Таким чином, Excel має величезний набір інструментів для створення діаграм і їх налаштування. Якщо ви самостійно поекспериментуєте з налаштуваннями, то багато що стане зрозумілим і ви зможете створювати графіки будь-якої складності і робити їх читабельними. А це саме те, що потрібно будь-якому інвестору, керівнику чи клієнту. Діаграми знаходять своє застосування у всіх можливих сферах діяльності. Тому Excel вважається основною програмою для заробітку. Тепер ви підійшли до них ще ближче. Удачі.