Вам коли-небудь давали завдання створити блок-схему для відображення бізнес-процесів в організації. Деякі компанії платять за дороге, вузькоспеціалізоване програмне забезпечення, яке створює блок-схеми всього за кілька кроків і клацань. Інші підприємства вважають за краще використовувати наявні інструменти, які будуть такими ж простими, як тільки ви їх навчитеся. Одним з них є Excel.
Плануйте свої кроки
Оскільки мета блок-схеми полягає в тому, щоб позначити логічний порядок подій, рішень, що приймаються, і результатів цих рішень, більшість людей вважають за краще представити це у формі блок-схеми. І їм набагато легше це зробити, якщо вони приділяють кілька хвилин, щоб упорядкувати свої думки.
І справді це так. Якщо ваші думки недостатньо продумані, блок-схема не буде гарною.
Тому перед тим, як приступити безпосередньо до створення блок-схеми, рекомендується зробити певні помітки. Формат, у якому вони будуть проводитися, не настільки важливий. Головне – перелічити кожен етап процесу, визначити кожне рішення та його наслідки.
Пункти налаштування
- Перейдіть на вкладку «Вставка», де знайдете елемент «Фігури».
- Після цього з’явиться список форм, упорядкованих за групами. Далі вам потрібно переглянути їх усі, поки не буде знайдена група «Блок-схема».
- Виберіть необхідний елемент.
- Щоб додати текст, клацніть елемент правою кнопкою миші та виберіть у контекстному меню «Змінити текст».
Нарешті, на стрічці «Форматування» потрібно вибрати стиль і колірну схему для блок-схеми.
Вибравши потрібний елемент, необхідно додати наступний для конкретного елемента і продовжувати, поки не буде відображено кожен етап.
Потім потрібно позначити форму, яка відображає кожен елемент блок-схеми. Тоді той, хто її дивиться, зрозуміє, яку роль відіграє в ній кожен елемент блок-схеми і як він пов’язаний з іншими.
Кожна фігура виконує свою стандартну функцію. Якщо ви використовуєте елементи діаграми неправильно, той, хто переглядає її, може вас неправильно зрозуміти.
Ось деякі з найпоширеніших елементів:
- Початок або кінець блок-схеми.
- Процес роботи.
- Попередньо визначений процес, наприклад повторювані процедури.
- Джерело даних. Це може бути або таблиця, або якийсь документ, або сайт.
- Прийняті рішення. Наприклад, це може бути контроль правильності попередньо виконаного процесу. З кожного кута ромба можуть бути лінії, які показують результати прийнятого рішення.
Елементи впорядкування
Після розміщення елементів у правильних місцях ви можете виконати такі дії:
- Щоб упорядкувати елементи в стовпці, потрібно вибрати кілька елементів, натиснувши клавішу SHIFT, а потім натиснувши кожен із них, а потім вибрати «Вирівняти по центру» на вкладці «Формат».
- Якщо потрібно зробити однакові проміжки між елементами по вертикалі, то їх потрібно виділити, а потім на цій же вкладці вибрати пункт «Розподілити по вертикалі».
- Далі вам потрібно переконатися, що розміри всіх елементів однакові, щоб зробити діаграму візуально привабливішою.
Налаштування лінії зв'язку
На вкладці «Вставка» є пункт «Фігури», де потрібно вибрати стрілку. Він може бути як прямим, так і кутовим. Перший використовується для елементів у прямій послідовності. Якщо після виконання всіх дій потрібно повернутися на певний крок, то використовується крива лінія.
Що далі?
Загалом Excel пропонує величезну кількість фігур для побудови діаграм. Іноді можна знехтувати стандартами і включити креатив. Від цього буде тільки користь.