зміст
Скажімо, у нас є електронна таблиця Excel, яка повністю заповнена інформацією. Він добре організований, відформатований і виглядає саме так, як ви хочете. І ось ви вирішуєте роздрукувати це на папері. І тоді вона починає виглядати жахливо.
Електронні таблиці не завжди добре виглядають на папері, оскільки вони не призначені для друку. Вони спеціально виготовлені так, щоб бути такими довгими та широкими, як це необхідно.
Це зручно, коли таблицю потрібно відредагувати та відкрити на екрані, але це означає, що її дані не виглядатимуть добре на стандартному аркуші паперу.
Але в будь-якому випадку немає нічого неможливого, особливо якщо мова йде про такий гнучкий інструмент, як Excel. Більш того, це зовсім не складно. Ось кілька порад щодо того, як надрукувати документи Excel, щоб вони добре виглядали на папері.
Порада 1: скористайтеся опцією попереднього перегляду перед друком
Скориставшись цією функцією, ви зможете точно побачити, як виглядатиме ваша електронна таблиця після друку. Цей інструмент особливо цінний і допоможе заощадити величезну кількість часу та паперу. Ви навіть можете внести певні зміни до того, як він виглядатиме під час друку, наприклад збільшити поля тощо.
Ви можете перевірити, як це працює на практиці, а налаштувати відображення таблиці на сторінці буде дуже просто.
Вирішіть, що ви плануєте надрукувати
Якщо вам просто потрібно надрукувати певний фрагмент даних, вам не потрібно друкувати всю книгу, лише окремі дані. Ви можете надрукувати, наприклад, лише аркуш або певний файл. Ви також можете надрукувати невелику кількість даних. Для цього їх потрібно виділити, а потім в налаштуваннях друку вибрати пункт «Виділений діапазон».
Розширте свій простір
Ви обмежені розміром паперу, на якому ви друкуєте, але є кілька способів збільшити цей простір. Наприклад, змінити орієнтацію аркуша паперу. Типовою орієнтацією є книжкова. Він добре підходить для таблиць з великою кількістю рядків, а альбомний – якщо багато стовпців.
Якщо вам потрібно ще більше місця, ви можете зменшити поля по краях аркуша. Чим вони менші, тим більше інформації поміститься на одному аркуші. Нарешті, якщо таблиця невелика, ви можете скористатися функцією користувацьких параметрів масштабування, щоб умістити весь документ на аркуші.
Використовуйте заголовки для друку
Дуже важко зрозуміти, де знаходиться людина в таблиці, якщо таблицю неможливо роздрукувати на одному аркуші паперу. У цьому випадку потрібно скористатися функцією «Друк заголовків». Це дозволяє додавати заголовки рядків або стовпців до кожної сторінки таблиці.
Використовуйте розриви сторінок
Якщо ваш документ охоплює більше ніж один аркуш паперу, доцільно використовувати розриви сторінок, щоб зрозуміти, які саме дані мають бути в певному місці. Коли ви вставляєте розрив сторінки в таблицю, все, що знаходиться під ним, переміщується на наступну сторінку. Це зручно, оскільки дозволяє розділити дані так, як хоче людина.
Дотримуючись цих рекомендацій, можна значно спростити читання документів Excel, надрукованих на аркуші паперу.