Функція автофільтра в Excel. Застосування та налаштування

Коли у великій таблиці потрібно знайти один або кілька рядків, доводиться витрачати багато часу на прокручування аркуша і пошук очима потрібних клітинок. Вбудований фільтр Microsoft Excel дозволяє легко знаходити дані серед багатьох клітинок. Давайте розберемося, як включити і вимкнути автоматичний фільтр, і розберемо можливості, які він надає користувачам.

Як увімкнути автофільтр в Excel

Є кілька способів почати використовувати цю опцію. Давайте чітко розберемо кожен з них. Результатом включення фільтра буде поява квадратної кнопки зі стрілкою біля кожної комірки в заголовку таблиці.

1. Вкладка «Головна» містить кілька розділів. Серед них – «Редагування», і на нього потрібно звернути увагу.
2. Виберіть клітинку, для якої буде встановлено фільтр, а потім натисніть кнопку «Сортувати та фільтрувати» в цьому розділі.
3. Відкриється невелике меню, де потрібно вибрати пункт «Фільтр».

1. Для другого способу потрібна ще одна вкладка в меню Microsoft Excel – вона називається «Дані». У ньому є окремий розділ, призначений для сортування та фільтрів.
2. Знову клацаємо по потрібному осередку, відкриваємо «Дані» і натискаємо на кнопку «Фільтр» із зображенням воронки.

Важливо! Ви можете використовувати фільтр, лише якщо таблиця має заголовок. Встановлення фільтра для таблиці без заголовків призведе до втрати даних у верхньому рядку – вони зникнуть з поля зору.

Налаштування фільтра за даними таблиці

Фільтр часто використовується у великих таблицях. Він потрібен для того, щоб швидко переглянути рядки однієї категорії, тимчасово відокремити їх від іншої інформації.

1. Ви можете фільтрувати дані лише за даними стовпців. Відкрийте меню, натиснувши на стрілку в заголовку вибраного стовпця. З’явиться список параметрів, за допомогою яких можна сортувати дані.
2. Для початку спробуємо найпростіше – приберемо кілька галочок, залишивши одну.
3. У результаті таблиця буде складатися лише з рядків, що містять вибране значення.
4. Біля стрілки з’явиться значок воронки, який вказує на те, що фільтр увімкнено.

Сортування також здійснюється за допомогою текстових або числових фільтрів. Програма залишить на аркуші рядки, які відповідають встановленим вимогам. Наприклад, текстовий фільтр «дорівнює» розділяє рядки таблиці з вказаним словом, «не рівно» працює навпаки – якщо в налаштуваннях вказати слово, то рядків із ним не буде. Є текстові фільтри на основі початкової або кінцевої літери.

Числа можна сортувати за фільтрами «більше або дорівнює», «менше або дорівнює», «між». Програма вміє виділяти перші 10 чисел, вибирати дані вище або нижче середнього значення. Повний список фільтрів для текстової та числової інформації:

Якщо комірки заштриховані і встановлено код кольору, відкривається можливість сортування за кольором. Клітини вибраного кольору переміщаються вгору. Фільтр за кольором дозволяє залишати на екрані рядки, комірки яких забарвлені у відтінок, вибраний зі списку.

Важливо! Окремо варто відзначити функцію «Додатково…» в розділі «Сортування та фільтр». Він призначений для розширення можливостей фільтрації. Використовуючи розширений фільтр, ви можете встановити умови вручну як функцію.

Дія фільтра скидається двома способами. Найпростіше скористатися функцією «Скасувати» або натиснути комбінацію клавіш «Ctrl + Z». Інший спосіб - відкрити вкладку даних, знайти розділ «Сортування та фільтр» і натиснути кнопку «Очистити».

Спеціальний фільтр: налаштування за критеріями

Фільтрацію даних у таблиці можна налаштувати так, як зручно конкретному користувачеві. Для цього в меню автофільтра ввімкніть опцію «Власний фільтр». Давайте розберемося, чим це корисно і чим відрізняється від режимів фільтрації, заданих системою.

1. Відкрийте меню сортування для одного зі стовпців і виберіть компонент «Спеціальний фільтр…» у меню фільтра тексту/числа.
2. Відкриється вікно налаштувань. Зліва поле вибору фільтра, праворуч дані, на основі яких буде працювати сортування. Ви можете фільтрувати відразу за двома критеріями – тому у вікні дві пари полів.

3. Наприклад, давайте виберемо фільтр «дорівнює» в обох рядках і задамо різні значення - наприклад, 39 в одному рядку і 79 в іншому.
4. Список значень знаходиться в списку, який відкривається після натискання на стрілку, і відповідає вмісту стовпця, де було відкрито меню фільтра. Потрібно змінити вибір виконання умови з «і» на «або», щоб фільтр працював, а не видаляв усі рядки таблиці.
5. Після натискання кнопки «ОК» таблиця набуде нового вигляду. Є лише ті рядки, де встановлено ціну 39 або 79. Результат виглядає так:

Поспостерігаємо за роботою текстових фільтрів:

1. Для цього відкрийте меню фільтрів у стовпці з текстовими даними та виберіть будь-який тип фільтра – наприклад, «починається з …».
2. У прикладі використовується один рядок автофільтра, але ви можете використовувати два.

Виберіть значення та натисніть кнопку «ОК».

3. В результаті на екрані залишаються два рядки, що починаються з обраної літери.

Вимкнення автофільтра через меню Excel

Щоб вимкнути фільтр на столі, потрібно знову звернутися до меню з інструментами. Це можна зробити двома способами.

1. Відкриваємо вкладку «Дані», в центрі меню є велика кнопка «Фільтр», яка є частиною розділу «Сортування та фільтр».
2. Якщо натиснути цю кнопку, значки зі стрілками зникнуть із заголовка, і неможливо буде відсортувати рядки. За потреби можна знову ввімкнути фільтри.

Інший спосіб не вимагає переміщення по вкладках – потрібний інструмент знаходиться на «Домашній сторінці». Відкрийте праворуч розділ «Сортування і фільтр» і знову натисніть на пункт «Фільтр».

Порада! Щоб визначити, увімкнено чи вимкнено сортування, можна подивитися не лише на заголовок таблиці, а й на меню. Пункт «Фільтр» при включенні підсвічується помаранчевим кольором.

Висновок

Якщо автофільтр налаштований правильно, він допоможе знайти інформацію в таблиці з заголовком. Фільтри працюють з числовими і текстовими даними, що дозволяє користувачеві значно спростити роботу з табличним процесором Excel.