Багатьом початківцям користувачам Excel знайома проблема, що розміщувати великий обсяг інформації в комірках вкрай незручно, ніде залишити собі записку на майбутнє. Насправді зробити це, не порушуючи загального вигляду столу, досить просто. Ось для чого потрібні ноти.
Робота з примітками
Примітки – це додаткові приписи для вибраних комірок. Найчастіше вони текстові і містять конкретний коментар одного з авторів таблиці. Окрім тексту, у поле, що з’явиться, можна додати зображення. Однак, щоб прикріпити до комірки потрібний коментар або картинку, потрібно навчитися створювати прості текстові позначки, переглядати та редагувати їх.. Після цього можна переходити до додаткових налаштувань.
Створення
Процес створення заміток досить простий і складається з кількох кроків:
- Виділіть клітинку таблиці мишкою. Клацніть по ньому правою кнопкою миші.
- У контекстному меню, що з’явиться, виберіть функцію «Вставити примітку».
- Після цього збоку від виділеної клітинки з’явиться вільне поле. Верхній рядок буде зайнято іменем користувача за замовчуванням.
У вільне поле можна ввести будь-яку текстову інформацію. Щоб приховати коментар, потрібно клацнути правою кнопкою миші по клітинці, вибрати функцію «Приховати коментар». Після цього він буде доступний для читання за посиланням, вказаним червоним куточком.
Розгляд
Ви можете переглянути коментарі для різних клітинок, навівши на кожну з них курсор миші. Після цього текст із заміткою спливає автоматично. Щоб поле коментаря зникло, потрібно перемістити курсор в інше місце.
Порада експерта! Якщо таблиця велика і в ній багато приміток, прив’язаних до різних осередків, перемикатися між ними можна через вкладку «Рецензія». Для цього призначені кнопки «Назад» і «Далі».
Редагування
Досить часто виникають ситуації, коли необхідно змінити вміст вікна для додаткових коментарів. Ви можете зробити це, виконавши кілька кроків:
- Спочатку клацніть правою кнопкою миші клітинку з прихованим текстом.
- У списку, що з’явиться, виберіть функцію «Редагувати примітку».
- Повинно відкритися вікно, через яке можна відредагувати текст, додати до нього картинки, збільшити або зменшити поле коментаря.
Ви можете завершити налаштування, клацнувши будь-де в таблиці поза полем для додаткового тексту.
Ще один варіант для редагування коментарів клітинки – на вкладці «Рецензування». Тут потрібно знайти набір інструментів для заміток і натиснути на кнопку «Редагувати».
Додавання зображення
Однією з цікавих особливостей нотаток в Excel є додавання картинок, які з’являються, коли ви наводите курсор на вибрані комірки. Для того, щоб додати зображення, потрібно виконати кілька дій:
- Спочатку потрібно додати додатковий підпис у виділеній комірці.
- Перейдіть до процесу редагування замітки, наведіть курсор миші на межі однієї з клітинок. Важливо направити його в те місце, де з'явиться значок з чотирма стрілками, які розходяться в різні боки.
- Потрібно клацнути правою кнопкою миші на цьому значку, вибрати в меню, що з’явилося, функцію «Формат нотаток».
- Перед користувачем має з'явитися вікно редагування інформації. Ви повинні знайти вкладку «Кольори та лінії» і перейти на неї.
- Натисніть на список, що випадає під назвою «Колір», у самому низу списку, що з'явився, виберіть функцію «Методи заливки».
- Повинно з'явитися нове вікно, в якому потрібно перейти у вкладку «Малювання». Усередині цієї вкладки натисніть на однойменну кнопку.
- З’явиться вікно «Вставити зображення», в якому потрібно вибрати один із трьох варіантів: завантажити зображення з OneDrive, знайти зображення за допомогою Bing, завантажити зображення з комп’ютера. Найпростіший спосіб - завантажити з комп'ютера, на якому знаходиться документ.
- Коли зображення буде вибрано, воно автоматично перейде до попереднього вікна, у якому відображатиметься вибране зображення. Тут потрібно поставити галочку навпроти функції «Зберегти пропорції картинки».
- Після натискання кнопки «ОК» відкриється вікно початкового форматування нотатки. На цьому етапі потрібно прив'язати замітку з картинкою до спочатку виділеної клітинки. Для цього потрібно зайти у вкладку «Охорона», зняти галочку навпроти «Об’єкт, що охороняється».
- Далі потрібно зайти у вкладку «Властивості», поставити галочку навпроти пункту переміщення і зміни об'єктів разом з осередками. Натисніть на кнопку «ОК».
Щоб збільшити картинку, необхідно розтягнути загальне нотне поле в різні боки.
Видалення нотатки
Видалити доданий підпис легше, ніж установити новий або відредагувати його. Для цього клацніть правою кнопкою миші по клітинці з додатковим описом. У спливаючому меню активуйте команду «Видалити нотатку».
Другий спосіб прибрати додаткову позначку до виділеної комірки – за допомогою функції «Перегляд». Перш ніж вибрати цей параметр, необхідно позначити комірку мишею. Нарешті натисніть кнопку видалення додаткової інформації.
Як підписати записку в Excel
Якщо в одному спільному документі Excel всі додаткові правки над комірками вносяться різними користувачами без індивідуальних підписів, то знайти автора певних записів буде вкрай складно. Підпис до нотатки дозволяє систематизувати дані. Щоб залишити його над певним редагуванням комірки, потрібно виконати декілька дій:
- Виберіть один з пунктів головного меню «Файл».
- Перейдіть до "Налаштування".
- Перейдіть на вкладку «Загальні».
- Внизу сторінки з'явиться вільне поле, в яке необхідно ввести ім'я користувача, який залишив коментар до комірки.
Як знайти замітку в Excel
Якщо документ дуже великий, може виникнути ситуація, коли потрібно швидко знайти певний коментар. Зробіть це можливим. Інструкції щодо пошуку необхідного опису або етикетки:
- Перейдіть на вкладку «Головна».
- Перейдіть в розділ «Знайти і вибрати».
- Натисніть на кнопку «Налаштування».
- Знайдіть опцію, щоб вибрати «Область пошуку».
- Встановіть значення Примітка.
- Натисніть на кнопку «Знайти все».
Після цього перед користувачем з'явиться список з осередками відповідно до заданого параметра.
Показ і приховання нотатки
При бажанні ви можете повністю приховати нотатки, щоб вони не кидалися в очі під час читання основного документа, або вимкнути функцію приховування, якщо вона була раніше активована. Для цього потрібно виконати кілька простих кроків:
- Зайдіть в загальні налаштування на вкладку «Файл», потім «Параметри», перейдіть в розділ «Додатково».
- Знайдіть розділ «Екран».
- Поставте прапорець поруч із функцією «Примітки та індикатори».
- Натисніть на кнопку «ОК». Після цього приховані нотатки завжди відображатимуться. Щоб повністю їх приховати, потрібно поставити галочку навпроти функції «Без приміток, без індикаторів».
Порада експерта! Excel має можливість відображати лише окремі коментарі. Щоб увімкнути цю функцію, необхідно клацнути правою кнопкою миші по клітинці з додатковим описом, натиснути на кнопку «Показати примітки». Тому вони постійно відображатимуться лише у вибраних комірках. Через це ж контекстне меню можна повністю приховати короткий опис в потрібних місцях.
Копіювання нотатки в інші комірки
Якщо нотатка вже створена, ви можете скопіювати її в іншу комірку, щоб не писати текст заново. Для цього дотримуйтеся простої інструкції:
- Клацніть правою кнопкою миші, щоб вибрати комірку в документі, до якої додається короткий опис або поправка.
- У спливаючому меню виберіть функцію «Копіювати».
- Знайдіть комірку, до якої потрібно прив'язати скопійовану замітку, виділіть її клацанням лівої кнопки миші.
- Перейдіть на вкладку «Головна», виберіть «Буфер обміну», натисніть кнопку «Вставити».
- Перед користувачем з'явиться список команд. Об’єкт інтересу – «Спеціальна вставка». Після натискання на неї з'явиться окреме вікно налаштувань, де потрібно поставити галочку навпроти нотаток. Залишається зберегти зміни, натиснувши «ОК».
Як роздрукувати аркуш для нотаток
Якщо ви не внесете певних коригувань, за замовчуванням документи Excel друкуються без приміток. Щоб додати їх до роздруківки, необхідно налаштувати програму:
- Перейдіть в розділ «Розмітка сторінки».
- Перейдіть на вкладку «Параметри сторінки», потім натисніть «Друк заголовків».
- Відкриється вікно з окремими пунктами для друку. Навпроти слова «Примітки» ви можете додати їх до роздруківки або залишити цю дію скасованою.
Порада експерта! Під час додавання нотаток для друку є два варіанти їх відображення в друкованому документі. Якщо вибрати «В кінці аркуша» – вони з’являться в самому низу сторінки. Ви можете вибрати опцію «Як на аркуші» – примітки будуть надруковані так, як вони відображаються в електронній версії документа.
Зміна імені користувача при створенні нотаток
Під час роботи в Excel із увімкненим загальним доступом, коли ви створюєте нотатки, їм не присвоюється ім’я користувача, який їх залишає. Щоб змінити його на власний псевдонім, потрібно виконати кілька кроків:
- У верхньому лівому куті натисніть на вкладку «Файл».
- Перейдіть в «Налаштування», розділ «Загальні».
- У меню, що з’явиться, виберіть «Ім’я користувача».
- Перед користувачем відкриється вільне поле, в якому необхідно записати бажане ім'я.
Приклади використання нотаток в Excel
Щоб зрозуміти, наскільки корисними можуть бути додаткові коментарі комірок в таблиці Excel, рекомендуємо розглянути кілька практичних прикладів з досвіду інших користувачів:
- Коли співробітники однієї компанії мають спільну робочу базу, зафіксовану в документі Excel, колеги, які позмінно працюють на одній сторінці, можуть залишати коментарі в якості змінників, давати вказівки, обмінюватися певною інформацією.
- Розміщення фотографій – якщо в таблиці є дані про певних осіб, фотографії будь-яких предметів, якщо йдеться про їх зберігання, продаж.
- Пояснення до формул, які спростять подальші розрахунки, обчислення.
Якщо залишати коментарі правильно – щоб вони з’являлися в потрібний момент і не заважали працювати іншим користувачам, то можна значно підвищити продуктивність роботи з таблицями в Excel.
Відеоуроки з нотаток в Excel
Наведені вище інструкції допоможуть вам зрозуміти основи створення, редагування, перегляду, розширеного налаштування коментарів до клітинок електронної таблиці Excel. Однак, якщо у вас виникнуть труднощі, труднощі з певними діями щодо нот, рекомендуємо переглянути навчальні відео. Вони містять покрокові інструкції щодо виконання різноманітних операцій з коментарями комірок.
Висновок
Створювати, редагувати і переглядати коментарі до різних клітинок в Excel не так складно, як може здатися на перший погляд. Володіти такими навичками буде корисно не тільки людям, які працюють у великих організаціях, ведуть облік за допомогою таблиць, але і поодиноким користувачам, які працюють в Excel самостійно. Не можна забувати, що в поле приміток можна додавати не тільки текст, але і картинки, що значно підвищує їх корисність в роботі.