зміст
- Як надіслати таблиці Excel 2013 в Інтернет
- Робота з книгами в Excel Online
В одній зі статей ми вивчали прийоми перетворення аркушів Excel в HTML. Сьогодні здається, що всі переходять на хмарне сховище, то чому ж ми гірші? Нові технології для обміну даними Excel через Інтернет – це простий спосіб із багатьма функціями та перевагами, якими можна скористатися.
З появою Excel Online вам більше не потрібен громіздкий HTML-код для публікації електронних таблиць в Інтернеті. Просто збережіть свій робочий зошит в Інтернеті та отримуйте до нього доступ буквально будь-де, діліться ним з іншими та працюйте разом над тією самою електронною таблицею. Використовуючи Excel Online, ви можете вставити аркуш Excel у веб-сайт або блог і дозволити відвідувачам взаємодіяти з ним, щоб отримати саме ту інформацію, яку вони хочуть знайти.
Далі в цій статті ми розглянемо ці та багато інших функцій, які надає Excel Online.
Як надіслати таблиці Excel 2013 в Інтернет
Якщо ви тільки починаєте працювати з хмарними службами загалом і Excel Online зокрема, тоді легко почати – надати спільний доступ до наявної книги за допомогою знайомого інтерфейсу Excel 2013 на вашому комп’ютері.
Усі аркуші Excel Online зберігаються у веб-службі OneDrive (раніше SkyDrive). Як ви, мабуть, знаєте, це онлайн-сховище існує вже деякий час і тепер інтегровано в Microsoft Excel як команду інтерфейсу одним клацанням миші. Крім того, гостям, тобто іншим користувачам, з якими ви ділитеся своїми електронними таблицями, більше не потрібен власний обліковий запис Microsoft для перегляду та редагування файлів Excel, якими ви ділитеся з ними.
Якщо у вас ще немає облікового запису OneDrive, ви можете створити його прямо зараз. Цей сервіс простий, безкоштовний і точно вартий вашої уваги, оскільки більшість додатків пакету Microsoft Office 2013 (не тільки Excel) підтримують OneDrive. Після реєстрації виконайте наступні дії:
1. Увійдіть у свій обліковий запис Microsoft
Переконайтеся, що ви ввійшли у свій обліковий запис Microsoft із Excel 2013. Відкрийте книгу Excel і подивіться у верхній правий кут. Якщо ви бачите там своє ім’я та фотографію, перейдіть до наступного кроку, інакше натисніть Увійти (Введення).
Excel відобразить вікно з проханням підтвердити, що ви дійсно хочете дозволити Office підключитися до Інтернету. Натисніть Так (Так), а потім введіть дані свого облікового запису Windows Live.
2. Збережіть свій аркуш Excel у хмарі
Для власного спокою переконайтеся, що потрібна книга відкрита, тобто саме та, якою ви хочете поділитися в Інтернеті. Я хочу поділитися книгою Список святкових подарунківщоб члени моєї родини та мої друзі могли дивитися це та допомагати 🙂
Відкривши книгу, перейдіть на вкладку Філе (Файл) і натисніть Поділитись (Обмін) у лівій частині вікна. Стандартним варіантом буде Запрошуйте людей (Запросити інших людей), потім потрібно натиснути Зберегти в хмару (Зберегти в хмару) у правій частині вікна.
Після цього виберіть місце для збереження файлу Excel. OneDrive указано першим ліворуч і вибрано за замовчуванням. Потрібно просто вказати папку для збереження файлу в правій частині вікна.
Примітка: Якщо ви не бачите пункт меню OneDrive, це означає, що у вас немає облікового запису OneDrive або ви не ввійшли в обліковий запис.
Я вже створив спеціальну папку Планувальник подарунків, і він буде показаний у списку останніх папок. Ви можете вибрати будь-яку іншу папку, натиснувши кнопку КАТЕГОРІЇ (Огляд) нижче області Останні папки (Останні папки) або створіть нову папку, клацнувши правою кнопкою миші та вибравши в контекстному меню Нові (Створити) > Папка (папка). Вибравши потрібну папку, натисніть зберегти (Зберегти).
3. Спільне використання аркуша Excel, збереженого в Інтернеті
Ваша робоча книга Excel уже онлайн, і ви можете переглянути її у своєму OneDrive. Якщо вам потрібно поділитися аркушами Excel, збереженими в Інтернеті, вам потрібно зробити один крок – вибрати один із методів, запропонованих Excel 2013 для спільного використання:
- Запрошуйте людей (Запрошують інших людей). Цей параметр вибрано за замовчуванням. Просто введіть адресу електронної пошти контактів, з якими ви хочете поділитися аркушем Excel. Коли ви починаєте вводити його, автозаповнення Excel порівнює введені дані з іменами та адресами у вашій адресній книзі та показує вам список варіантів відповідності на вибір. Якщо ви хочете додати кілька контактів, введіть їх, розділивши крапкою з комою. Крім того, ви можете скористатися пошуком контактів в адресній книзі, для цього натисніть на іконку Пошук в адресній книзі (Пошук в адресній книзі). Ви можете встановити права доступу для перегляду або редагування, вибравши відповідну опцію зі спадного списку праворуч. Якщо ви вкажете кілька контактів, дозволи будуть однакові для всіх, але пізніше ви зможете змінити дозволи для кожної особи окремо. Ви також можете додати особисте повідомлення до запрошення. Якщо ви нічого не введете, Excel додасть загальну підказку.
Нарешті, вам потрібно вибрати, чи повинен користувач увійти до свого облікового запису Windows Live, щоб отримати доступ до вашої онлайнової таблиці Excel. Я не бачу особливої причини примушувати їх до цього, але вирішувати вам.
Коли все буде готово, натисніть кнопку Поділитись (Загальний доступ). Кожен запрошений отримає електронний лист із посиланням на файл, яким ви поділилися. Щоб відкрити свій аркуш Excel онлайн, користувачеві достатньо натиснути посилання
Після натискання кнопки Поділитись (Поділитися), Excel відобразить список контактів, яким ви надали спільний доступ до файлу. Якщо ви хочете видалити контакт зі списку або змінити дозволи, клацніть правою кнопкою миші на імені цього контакту та виберіть відповідну опцію в контекстному меню.
- Отримайте посилання для спільного доступу (Отримати посилання). Якщо ви хочете надати доступ до онлайнового аркуша Excel великій кількості людей, то швидшим способом буде надіслати їм посилання на файл, наприклад, через список розсилки Outlook. Виберіть варіант Отримайте посилання для спільного доступу (Отримати посилання) у лівій частині вікна, у правій частині вікна з’являться два посилання: Переглянути посилання (Посилання для перегляду) і Редагувати посилання (Посилання для редагування). Ви можете подати один або обидва з них.
- Публікуйте в соціальних мережах (Опублікувати в соціальних мережах). Назва цієї опції говорить сама за себе і навряд чи потребує додаткових пояснень, за винятком одного зауваження. Якщо ви виберете цей спосіб, ви не знайдете списку доступних соціальних мереж у правій частині вікна. Натисніть на посилання Натисніть тут, щоб підключитися до соціальних мереж (Додати соціальні мережі), щоб додати свої облікові записи до Facebook, Twitter, Google, LinkedIn тощо.
- Електронна адреса (Надіслати електронною поштою). Якщо ви хочете надіслати книгу Excel як вкладення (як звичайний файл Excel, PDF або XPS) або через Інтернет-факс, виберіть цей метод у лівій частині вікна та відповідну опцію в правій частині.
Порада: Якщо ви хочете обмежити область книги Excel, доступну для перегляду іншим користувачам, відкрийте вкладку Філе розділ (Файл). інформація (Деталі) і натисніть Параметри перегляду в браузері (Параметри перегляду браузера). Тут ви можете налаштувати, які аркуші та які іменовані елементи можна відображати в Інтернеті.
Це все! Ваша книга Excel 2013 тепер онлайн і доступна вибраним користувачам. І навіть якщо ви не любите ні з ким співпрацювати, цей метод дозволить вам отримати доступ до файлів Excel з будь-якого місця, незалежно від того, перебуваєте ви в офісі, працюєте вдома або кудись подорожуєте.
Робота з книгами в Excel Online
Якщо ви впевнений мешканець Хмарного всесвіту, то можете легко освоїти Excel Online під час обідньої перерви.
Як створити книгу в Excel Online
Щоб створити нову книгу, натисніть маленьку стрілку поруч із кнопкою Створювати (Створити) і виберіть із розкривного списку Книга Excel (Книга Excel).
Щоб перейменувати онлайн-книгу, клацніть назву за умовчанням і введіть нову.
Щоб завантажити наявну книгу в Excel Online, натисніть Завантажувати (Завантажити) на панелі інструментів OneDrive і виберіть потрібний файл, збережений на вашому комп’ютері.
Як редагувати робочі книги в Excel Online
Відкривши робочу книгу в Excel Online, ви можете працювати з нею за допомогою Excel Web App (як і з Excel, встановленим на персональному комп’ютері), тобто вводити дані, сортувати та фільтрувати, обчислювати за допомогою формул і візуалізувати дані за допомогою діаграм.
Є лише одна істотна відмінність між веб-версією та локальною версією Excel. Excel Online не має кнопки зберегти (Зберегти), оскільки книга зберігається автоматично. Якщо ви передумали, натисніть Ctrl + Zщоб скасувати дію, і Ctrl + Yщоб повторити скасовану дію. З цією ж метою можна використовувати кнопки анулювати (Скасувати) / Переробляти Вкладка (Повернення). Головна (Додому) в розділі анулювати (Скасувати).
Якщо ви намагаєтеся відредагувати деякі дані, але нічого не відбувається, то, швидше за все, книга відкрита в режимі тільки для читання. Щоб увімкнути режим редагування, натисніть Редагувати книгу (Редагувати книгу) > Редагувати в Excel Web App (Редагувати в Excel Online) і швидко вносити зміни прямо у веб-браузері. Щоб отримати доступ до більш розширених функцій аналізу даних, таких як зведені таблиці, спарклайни, або зв’язатися із зовнішнім джерелом даних, натисніть Редагувати в Excel (Відкрити в Excel), щоб перейти до Microsoft Excel на вашому комп’ютері.
Коли ви зберігаєте аркуш у Excel, він буде збережено там, де ви його спочатку створили, тобто у хмарному сховищі OneDrive.
Порада: Якщо ви хочете швидко внести зміни в кілька книг, то найкращий спосіб - відкрити список файлів у вашому OneDrive, знайти потрібну книгу, клацнути по ній правою кнопкою миші та вибрати потрібну дію в контекстному меню.
Щоб надати спільний доступ до аркуша в Excel Online, натисніть Поділитись (Спільно) > Поділіться з людьми (Поділитися) …
… а потім виберіть один із варіантів:
- Запрошуйте людей (Надіслати посилання доступу) – і введіть адресу електронної пошти людей, з якими ви хочете поділитися книгою.
- Отримати посилання (Отримати посилання) – і прикріпити це посилання до електронного листа, розмістити на веб-сайті чи в соціальних мережах.
Ви також можете встановити права доступу для контактів: право лише перегляду або надання дозволу на редагування документа.
Коли кілька людей редагують робочий аркуш одночасно, Excel Online негайно показує їх присутність і внесені оновлення за умови, що всі редагують документ у Excel Online, а не в локальному Excel на комп’ютері. Якщо клацнути маленьку стрілку поруч із іменем особи у верхньому правому куті аркуша Excel, ви побачите, яку клітинку ця особа зараз редагує.
Якщо ви ділитеся робочими аркушами в Інтернеті зі своєю командою, ви можете надати їм дозвіл на редагування лише певних клітинок, рядків або стовпців у вашому документі Excel. Для цього в програмі Excel на локальному комп’ютері потрібно вибрати діапазон (діапазони), які можна редагувати, а потім захистити аркуш.
- Виберіть діапазон клітинок, які ваші користувачі можуть редагувати, відкрийте вкладку Розгляд (Рецензія) та в розд Зміни (Зміни) натисніть Дозволити користувачам редагувати діапазони (Дозволити зміну діапазонів).
- У діалоговому вікні Дозволити користувачам редагувати діапазони (Дозволити зміну діапазонів) натисніть кнопку Нові (Створити), переконайтеся, що діапазон правильний, і натисніть Захистити аркуш (Захистити аркуш). Якщо ви хочете дозволити своїм користувачам редагувати кілька діапазонів, натисніть кнопку ще раз. Нові (Створити).
- Введіть свій пароль двічі та завантажте безпечний аркуш у OneDrive.
Щоб дізнатися більше про це, прочитайте статтю Блокування та розблокування певних областей захищеного аркуша.
Як вставити таблицю Excel на веб-сайт або в блог
Якщо ви хочете опублікувати книгу Excel на веб-сайті чи блозі, виконайте ці 3 прості кроки в Excel Web App:
- Відкрийте робочу книгу в Excel Online, натисніть Поділитись (Спільно) > Вставляти (вставити), потім натисніть кнопку Генерувати (Створити).
- На наступному кроці ви визначаєте, як саме аркуш має виглядати в Інтернеті. Вам доступні наступні варіанти:
- Що показати (Що треба показати). У цьому розділі можна вказати, чи потрібно вставити всю книгу чи лише її частину, наприклад діапазон комірок, зведену таблицю тощо.
- Зовнішній вигляд (Зовнішній вигляд). Тут ви можете налаштувати зовнішній вигляд книги (показати або приховати лінії сітки, заголовки стовпців і рядків, додати посилання для завантаження).
- Взаємодія (Взаємодія). Дозволяти або забороняти користувачам взаємодіяти з вашою таблицею – сортувати, фільтрувати та вводити дані в комірки. Якщо дозволити введення даних, зміни, зроблені іншими людьми в клітинках в Інтернеті, не будуть збережені в оригінальній робочій книзі. Якщо ви хочете, щоб під час відкриття веб-сторінки відкривалася певна клітинка, поставте прапорець Завжди починайте з виділеної цієї клітинки (Завжди починайте з цієї клітинки) і клацніть потрібну клітинку в області попередній перегляд (Попередній перегляд), який розташований у правій частині діалогового вікна.
- розміри (Розміри). Введіть тут ширину та висоту вікна таблиці в пікселях. Щоб побачити фактичні розміри вікна, натисніть Переглянути реальний розмір (фактичний розмір перегляду) над вікном попередній перегляд (Попередній перегляд). Пам’ятайте, що ви можете встановити розмір принаймні 200 x 100 пікселів і не більше 640 x 655 пікселів. Якщо вам потрібно отримати інший розмір, який виходить за ці межі, то пізніше ви можете змінити код у будь-якому редакторі HTML, безпосередньо на своєму сайті чи блозі.
- Все, що вам потрібно зробити, це натиснути Скопіювати (Копія) нижче розділу код для вставки (код для вбудовування) і вставте код HTML (або JavaScript) у свій блог або веб-сайт.
Примітка: Код для вбудовування є iframe, тому переконайтеся, що ваш сайт підтримує цей тег, а ваш блог дозволяє використовувати його в публікаціях.
Вбудована веб-програма Excel
Нижче ви бачите інтерактивний аркуш Excel, який демонструє описану техніку в дії. Ця таблиця обчислює, скільки днів залишилося до вашого наступного дня народження, річниці чи іншої події, і забарвлює проміжки різними відтінками зеленого, жовтого та червоного. У веб-програмі Excel Web App вам просто потрібно ввести події в перший стовпець, а потім спробувати змінити відповідні дати та переглянути результати.
Якщо вас цікавить використана тут формула, перегляньте статтю Як встановити умовне форматування дати в Excel.
Примітка перекладача: У деяких браузерах цей iframe може не відображатися належним чином або взагалі не відображатися.
Мешапи в Excel Web App
Якщо ви хочете створити більш тісну взаємодію між своїми веб-таблицями Excel та іншими веб-програмами або службами, ви можете використовувати JavaScript API, доступний у OneDrive, щоб створювати інтерактивні комбіновані моделі з ваших даних.
Нижче ви можете побачити масап Destination Explorer, створений командою Excel Web App, як приклад того, що розробники можуть створити для вашого веб-сайту чи блогу. Ця суміш використовує JavaScript Services Excel і API карт Bing, щоб допомогти відвідувачам сайту вибрати маршрут подорожі. Ви можете вибрати місце на карті, і суміш покаже вам погоду в цьому місці або кількість туристів, які відвідують ці місця. На скріншоті нижче показано наше місцезнаходження 🙂
Як бачите, працювати в Excel Online надзвичайно просто. Тепер, коли ми розглянули основи, ви можете продовжувати вивчати його функції та працювати зі своїми аркушами з легкістю та впевненістю!