зміст
Якщо вам часто доводиться розсилати певні книги або аркуші електронною поштою, то ви мали помітити, що цю процедуру не можна назвати швидкою. Якщо ви робите це «класично», то вам потрібно:
- відкрити програму електронної пошти (наприклад, Outlook)
- створити нове повідомлення
- введіть адресу, тему та текст
- прикріпіть файл до повідомлення (не забудьте!)
- натисніть кнопку Відправити
Насправді пошту можна легко надіслати безпосередньо з Excel різними способами. Іди...
Спосіб 1: вбудоване надсилання
Якщо у вас ще старий добрий Excel 2003, то все просто. Відкрийте потрібну книгу/аркуш і виберіть у меню Файл – Надіслати – Повідомлення (Файл — Надіслати — Одержувач електронної пошти). Відкриється вікно, в якому ви можете вибрати один з двох варіантів відправки:
У першому випадку поточна книга буде додана до повідомлення як вкладення, у другому випадку вміст поточного аркуша потрапить безпосередньо в текст повідомлення у вигляді текстової таблиці (без формул).
Крім того, меню Файл – Надіслати (Файл — Надіслати) є ще кілька екзотичних варіантів доставки:
- Повідомлення (для перегляду) (Одержувач листа для перевірки) – відправляється вся робоча книга і при цьому для неї включається відстеження змін, тобто починає чітко фіксуватися – хто, коли і в яких комірках які зміни вносив. Потім ви можете відобразити внесені зміни в меню Сервіс – Виправлення – Виділіть виправлення (Інструменти — відстежувати зміни — виділяти зміни) або на вкладці Огляд – Виправлення (Огляд — відстеження змін) Це буде виглядати приблизно так:
Кольорові рамки позначають зміни, внесені в документ (кожен користувач має свій колір). При наведенні миші з’являється віконце у вигляді нотатки з детальним описом того, хто, що і коли змінив у цій комірці. Це дуже зручно для перегляду документів, коли, наприклад, ви редагуєте звіт своїх підлеглих або начальник редагує ваш.
- По маршруту (Одержувач маршрутизації) – повідомлення, до якого буде прикріплена ваша книга, пройде через ланцюжок адресатів, кожен з яких автоматично перешле його далі, як естафету. За бажанням можна налаштувати, щоб повідомлення поверталося до вас у кінці ланцюжка. Ви можете ввімкнути відстеження змін, щоб побачити зміни, внесені кожною особою в ланцюжку.
У новому Excel 2007/2010 ситуація дещо інша. У цих версіях, щоб надіслати книгу поштою, потрібно вибрати кнопку Office (Кнопка Office) або вкладка філе (файл) та команда Відправити (Надіслати). Далі користувачеві пропонується набір варіантів відправки:
Зверніть увагу, що в нових версіях зникла можливість надсилати окремий аркуш робочої книги, вставлений у тіло листа – як це було в Excel 2003 і новіших версіях. Залишився єдиний варіант – надіслати весь файл. Але була корисна можливість надсилати у відомому форматі PDF і менш відомому XPS (схожий на PDF, але для читання не потрібен Acrobat Reader – відкривається прямо в Internet Explorer). Команду відправити книгу на рецензію можна витягнути як додаткову кнопку на панелі швидкого доступу через Файл – Параметри – Панель швидкого доступу – Усі команди – Надіслати на перевірку (Файл — Параметри — Панель швидкого доступу — Усі команди — Надіслати на перевірку).
Спосіб 2. Прості макроси для надсилання
Надіслати макрос набагато простіше. Відкриття редактора Visual Basic через меню Сервіс – Макрос – Редактор Visual Basic (Інструменти — Макрос — Редактор Visual Basic), вставте новий модуль у меню Вставка – модуль і скопіюйте туди текст цих двох макросів:
Sub SendWorkbook() ActiveWorkbook.SendMail Recipients:="[email protected]", Subject:="Лови файлик" End Sub Sub SendSheet() ThisWorkbook.Sheets("Лист1").Копіювати за допомогою ActiveWorkbook .SendMail Recipients:="[email захищено]", Subject:="Catch the file" .Close SaveChanges:=False End With End Sub Після цього скопійовані макроси можна запускати в меню Служба – Макро – Макроси (Інструменти — Макрос — Макроси). SendWorkbook надсилає всю поточну книгу на вказану адресу та SendSheet — Аркуш1 як додаток.
Коли ви запускаєте макрос, Excel зв’яжеться з Outlook, у результаті чого на екрані з’явиться таке повідомлення безпеки:
Дочекайтеся кнопки Вирішити стане активним і клацніть його, щоб підтвердити подання. Після цього автоматично згенеровані повідомлення будуть розміщені в папці Вихідний і буде надіслано одержувачам під час першого запуску Outlook або, якщо він запущений, одразу.
Спосіб 3. Універсальний макрос
А якщо ви хочете надіслати не поточну книгу, а будь-який інший файл? І текст повідомлення теж було б непогано встановити! Попередні макроси тут не допоможуть, оскільки вони обмежені можливостями самого Excel, але ви можете створити макрос, який керуватиме Outlook з Excel – створіть і заповніть нове вікно повідомлення та надішліть його. Макрос виглядає так:
Sub SendMail() Dim OutApp As Object. Dim OutMail. розпочато - вийти Set OutMail = OutApp.CreateItem(0) 'створити нове повідомлення On Error Resume Next' заповнити поля повідомлення OutMail .To = Range("A1").Value .Subject = Range("A2"). Значення .Body = Range("A3").Value .Attachments.Add Range("A4").Value 'Send можна замінити на Display для перегляду повідомлення перед надсиланням .Send End With On Error GoTo 0 Set OutMail = Nothing cleanup : Set OutApp = Nothing Application.ScreenUpdating = True End Sub Адреса, тема, текст повідомлення та шлях до прикріпленого файлу мають бути в клітинках A1:A4 поточного аркуша.
- Групова розсилка з Excel із надбудовою PLEX
- Макроси для надсилання пошти з Excel через Lotus Notes від Денніса Валлентіна
- Що таке макроси, куди вставляти макрокод у Visual Basic
- Створення електронних листів за допомогою функції HYPERLINK