Як встановити та виправити область друку в Excel

Часто після закінчення роботи з таблицею в Excel потрібно роздрукувати готовий результат. Якщо вам потрібен весь документ, можна легко надіслати всі дані на принтер. Однак іноді виникають ситуації, коли з усього файлу необхідно виділити лише окремі частини для друку. У цьому випадку потрібно скористатися вбудованими можливостями програми, встановити тимчасові або постійні параметри друку документів.

Способи налаштування області друку в Excel

Існує два способи створення та налаштування області друку електронних таблиць Excel:

1. Єдина настройка програми перед відправкою документа на друк. У цьому випадку введені параметри повернуться до початкових відразу після друку файлу. Вам доведеться повторити процедуру перед наступним відбитком.
2. Фіксація постійної області друку, тому вам не потрібно буде повторно налаштовувати в майбутньому. Однак, якщо ви хочете друкувати різні таблиці з різними областями, вам доведеться переналаштувати програму.

Кожен із способів буде розглянуто більш детально нижче.

Регулярне коригування площ друку

Цей спосіб буде актуальний, якщо в таблицях, з якими ви працюєте, постійно потрібно міняти зони для друку.

Звернути увагу! Не можна забувати, що якщо в майбутньому вам знадобиться повторно роздрукувати вихідний документ, то всі параметри доведеться вводити заново.

Процедура подання заявки:

1. Виділіть усі комірки, інформацію про які потрібно надрукувати. Це можна зробити за допомогою клавіш клавіатури (кнопок навігації) або, утримуючи ЛКМ, поступово переміщаючи мишу вниз до потрібного місця.

2. Коли потрібний діапазон комірок відмічений, потрібно перейти на вкладку «Файл».
3. У меню, що відкриється, виберіть функцію «Друк».
4. Далі необхідно встановити параметри друку для виділеного діапазону клітинок. Є три варіанти: надрукувати всю робочу книгу, надрукувати лише активні аркуші або надрукувати вибрані. Ви повинні вибрати останній варіант.
5. Після цього відобразиться область попереднього перегляду друкованої версії документа.

Якщо відображена інформація відповідає тій, яку потрібно роздрукувати, залишається натиснути кнопку «Друк» і дочекатися завершення роздруківки через принтер. Після завершення друку параметри повернуться до налаштувань за замовчуванням.

Закріплення єдиних параметрів для всіх документів

Коли потрібно роздрукувати одну і ту ж область таблиці (багато копій через різні проміжки часу або зміна інформації в виділених комірках), краще встановити фіксовані параметри друку, щоб не змінювати параметри повторно. Процедура:

1. Виділіть потрібний діапазон комірок із загальної таблиці (будь-яким із зручних способів).
2. Перейдіть на вкладку «Розмітка сторінки» на головній панелі інструментів.
3. Натисніть опцію «Область друку».
4. Буде два варіанти подальших дій – «Запитати» і «Видалити». Ви повинні вибрати перший.

5. Програма автоматично зафіксує виділену область. Він відображатиметься щоразу, коли користувач перейде до розділу друку.

Щоб перевірити правильність даних, ви можете виконати попередній перегляд через налаштування друку. Зберегти встановлені параметри можна, натиснувши на значок дискети у верхньому лівому куті або через меню «Файл».

Налаштування кількох областей друку

Іноді вам потрібно надрукувати кілька вирізок з однієї таблиці в Excel. Для цього потрібно трохи змінити порядок дій, додавши один проміжний крок:

1. Виберіть першу область для друку за допомогою кнопок миші або навігаційних клавіш на клавіатурі. У цьому випадку важливо утримувати кнопку «CTRL».
2. Не відпускаючи кнопку «CTRL», виділіть решту областей, які потрібно надрукувати.
3. Перейдіть на вкладку «Розмітка сторінки».
4. У групі «Параметри сторінки» виберіть інструмент «Область друку».
5. Залишається додати раніше позначені діапазони, як описано вище.

Важливо! Перед початком друку декількох областей таблиці необхідно врахувати, що кожна з них буде надрукована на окремому аркуші. Це пов'язано з тим, що для спільного друку на одному аркуші діапазони повинні бути суміжними.

Додавання комірки до заданої області

Інша можлива ситуація - додати сусідню клітинку до вже виділеної області. Для цього не потрібно скидати налаштування і змінювати їх на нові.. Ви можете додати нову клітинку, зберігаючи вже встановлений діапазон. Процедура подання заявки:

1. Виберіть суміжні комірки, які потрібно додати до існуючого діапазону.
2. Перейдіть на вкладку «Розмітка сторінки».
3. У розділі «Параметри сторінки» виберіть функцію «Область друку».

Крім стандартних опцій, користувачеві буде запропоновано нову дію «Додати в область друку». Залишилося перевірити готовий результат через вікно попереднього перегляду.

скидання

Коли всі документи з необхідним діапазоном надруковані або потрібно змінити налаштування, потрібно скинути налаштування. Для цього просто перейдіть на вкладку «Розмітка сторінки», виберіть інструмент «Область друку», натисніть кнопку «Видалити». Після цього ви можете встановити нові діапазони відповідно до інструкцій, описаних вище.

Висновок

Вивчивши описані вище процедури, ви зможете надрукувати необхідні документи або їх частини з Excel за менший час. Якщо таблиця статична, в неї не додається велика кількість нових комірок, рекомендується відразу задати діапазони, необхідні для друку, щоб можна було змінювати інформацію у виділених комірках без перенастроювання в майбутньому. Якщо документ постійно змінюється, налаштування доведеться повторювати для кожного нового роздруку.