зміст
Excel є універсальною програмою і містить сотні різноманітних функцій, які полегшують роботу з документом, прискорюють обробку інформації і навіть працюють над оформленням сторінки даних. Правда, через велику кількість різноманітних функцій багато користувачів стикаються з проблемою орієнтування в документі, а іноді різні ситуації можуть просто вводити в ступор. У цьому матеріалі буде розібрана ситуація, коли при відкритті документа видно відразу кілька сторінок або заважає фоновий запис «Сторінка 1».
Які особливості формату того чи іншого документа?
Перш ніж розібратися з проблемою, її слід уважно вивчити. Ні для кого не секрет, що файли з розширенням Excel можна зберігати в різних форматах. Наприклад, стандартом є «Звичайний формат», який пропонує повну таблицю з інформацією та можливість її вільного редагування.
Далі йде «Розмітка сторінки», це саме той формат, про який піде мова. Його часто зберігає користувач, який редагував вміст і налаштовував зовнішній вигляд таблиці для подальшого друку. В принципі, хвилюватися нема про що, оскільки такий формат збереження є результатом спроби налаштувати документ так, як це необхідно для візуального сприйняття.
Також є «Сторінковий режим», який призначений виключно для вивчення інформації у вигляді «цільової» повноти. Тобто в цьому режимі в таблиці зникають непотрібні деталі та порожні комірки, залишається тільки повністю заповнена область.
Всі ці режими створені виключно для користувача, який хоче контролювати все і повною мірою використовувати доступний функціонал. Якщо вам часто доводиться працювати з таблицями, то принаймні кожен з цих форматів буде активно використовуватися не тільки для ретельного вивчення всієї інформації, але і для підготовки таблиць до подальшого друку.
Перший спосіб змінити формат документа
Тепер давайте розглянемо перший спосіб зміни формату документа, який є максимально простим і зрозумілим. Він дозволить змінити формат таблиці за лічені секунди, щоб не відволікатися на інші дії і відразу почати працювати з даними. Для цього вам потрібно буде зробити наступне:
- Запустіть Excel і відкрийте файл незвичайного формату таблиці.
- Відкривши документ, зверніть увагу на праву нижню частину панелі, де зазвичай знаходиться елемент керування розміром читаного шрифту. Тепер, крім самої функції зміни масштабу, є ще три іконки: таблиця, сторінка та універсальна розмітка.
- Якщо ви зіткнулися з форматом файлу, який містить кілька сторінок або фоновий запис «Сторінка 1», тоді активується формат «Розмітка сторінки», який відображається як друга піктограма зліва.
- Клацніть лівою кнопкою миші на першому значку «Звичайний формат», і ви побачите, що зовнішній вигляд таблиці змінився.
- Ви можете відредагувати наявну інформацію або повністю змінити таблицю.
Таким чином можна швидко змінити формат документа та отримати вигляд, до якого звикли більшість користувачів. Це найпростіший і швидкий спосіб, який став доступний у нових версіях Excel.
Другий спосіб зміни формату документа
Тепер розглянемо другий спосіб зміни формату документа, який дозволить отримати потрібний вид даних для подальшого використання або редагування. Вам потрібно буде зробити наступне:
- Запустіть програму Excel.
- Відкрийте документ неправильного формату.
- Перейдіть до верхньої панелі функцій.
- Виберіть вкладку Перегляд.
- Необхідно вибрати формат документа.
Цей спосіб займає трохи більше часу, але є універсальним і ефективним, адже незалежно від версії програми ви можете перейти до неї та активувати потрібний формат документа.
Висновки
Ми рекомендуємо використовувати будь-який з доступних методів, оскільки кожен з них ефективний і доступний. Завдяки цим діям можна швидко змінити формат документа для подальшого використання інформації. Використовуйте підказки та вдосконалюйте свої навички досвідченого користувача Excel.