Як створити розкривний список в Excel. Через контекстне меню та інструменти розробника

Багато користувачів Excel, які часто використовують цю програму, працюють з великою кількістю даних, які постійно потрібно вводити велику кількість разів. Полегшити завдання допоможе список, що випадає, що позбавить від необхідності постійного введення даних.

Створіть розкривний список за допомогою контекстного меню

Цей спосіб простий і після прочитання інструкції буде зрозумілий навіть новачкові.

1. Спочатку вам потрібно створити окремий список в будь-якій області uXNUMXbuXNUMXbаркуша. Або, якщо ви не хочете засмічувати документ, щоб потім можна було його редагувати, створіть список на окремому аркуші.
2. Визначивши межі тимчасової таблиці, вносимо в неї список найменувань товарів. Кожна комірка повинна містити тільки одне ім'я. В результаті ви повинні отримати список, виконаний у стовпці.
3. Вибравши допоміжну таблицю, клацніть по ній правою кнопкою миші. У контекстному меню опустіться вниз, знайдіть пункт «Призначити ім'я ...» і натисніть на нього.

4. Повинно з'явитися вікно, де навпроти пункту «Назва» необхідно ввести назву створеного списку. Після введення імені натисніть кнопку «OK».

Важливо! При створенні назви для списку необхідно врахувати ряд вимог: назва має починатися з літери (пробіл, символ або цифра не допускаються); якщо в назві використовується кілька слів, то між ними не повинно бути пробілів (як правило, використовується підкреслення). У деяких випадках для полегшення подальшого пошуку необхідного списку користувачі залишають записи в пункті «Примітка».

5. Виберіть список, який потрібно редагувати. У верхній частині панелі інструментів у розділі «Робота з даними» натисніть на пункт «Перевірка даних».
6. У меню, в пункті «Тип даних» натисніть «Список». Спускаємося вниз і вводимо в наш допоміжний список («Товар») знак «=» і назва, дане раніше. Ви можете погодитися, натиснувши кнопку «ОК».

5. Роботу можна вважати завершеною. Після натискання на кожну з комірок зліва повинна з'явитися спеціальна іконка з вбудованим трикутником, один кут якого дивиться вниз. Це інтерактивна кнопка, при натисканні на яку відкривається список попередньо складених елементів. Залишається тільки клацнути, щоб відкрити список і ввести назву в комірку.

Порада експерта! Завдяки цьому методу можна сформувати весь перелік товарів, наявних на складі, і зберегти його. При необхідності залишиться лише створити нову таблицю, в яку потрібно буде внести імена, які на даний момент необхідно врахувати або відредагувати.

Створення списку за допомогою інструментів розробника

Описаний вище спосіб - далеко не єдиний спосіб створення випадаючого списку. Ви також можете звернутися до допомоги інструментів розробника для виконання цього завдання. На відміну від попереднього, цей спосіб більш складний, тому менш популярний, хоча в деяких випадках вважається незамінною допомогою бухгалтера.

Щоб створити список таким способом, потрібно зіткнутися з великим набором інструментів і виконати безліч операцій. Хоча кінцевий результат більш вражаючий: можна редагувати зовнішній вигляд, створювати необхідну кількість комірок і використовувати інші корисні функції. Давайте розпочнемо:

1. Спочатку потрібно підключити інструменти розробника, оскільки вони можуть бути неактивними за замовчуванням.
2. Для цього відкрийте «Файл» і виберіть «Параметри».

3. Відкриється вікно, де в списку зліва шукаємо «Налаштувати стрічку». Натисніть і відкрийте меню.
4. У правій колонці потрібно знайти пункт «Розробник» і поставити навпроти нього галочку, якщо її не було. Після цього інструменти повинні бути автоматично додані на панель.

5. Щоб зберегти налаштування, натисніть кнопку «ОК».
6. З появою нової вкладки в Excel з’явилося багато нових функцій. Всі подальші роботи будуть виконуватися за допомогою цього інструменту.
7. Далі ми створюємо список зі списком назв продуктів, який з’явиться, якщо вам потрібно відредагувати нову таблицю та ввести в неї дані.

8. Активуйте інструмент розробника. Знайдіть «Елементи керування» та натисніть «Вставити». Відкриється список іконок, при наведенні на них буде показано функції, які вони виконують. Знаходимо «Combo Box», воно знаходиться в блоці «ActiveX Controls», і натискаємо на іконку. «Режим конструктора» повинен увімкнутися.

9. Виділивши в підготовленій таблиці верхню клітинку, в якій буде розміщено список, активуємо її клацанням ЛКМ. Встановіть його межі.
10. Вибраний список активує «Режим дизайну». Поруч ви можете знайти кнопку «Властивості». Його потрібно ввімкнути, щоб продовжити налаштування списку.
11. Відкриються параметри. Знаходимо рядок «ListFillRange» і вводимо адресацію допоміжного списку.
12. Клацніть правою кнопкою миші по комірці, у меню, що відкриється, спустіться в «ComboBox Object» і виберіть «Edit».

9. Місію виконано.

Примітка! Щоб у списку відображалося кілька комірок зі списком, що розкривається, необхідно, щоб область біля лівого краю, де розташований маркер виділення, залишалася відкритою. Тільки в цьому випадку можливе захоплення маркера.

Створення пов’язаного списку

Ви також можете створювати пов’язані списки, щоб полегшити роботу в Excel. Давайте розберемося, що це таке і як їх зробити найпростішим способом.

1. Створюємо таблицю з переліком найменувань товарів та одиниць їх вимірювання (два варіанти). Для цього потрібно зробити не менше 3 стовпчиків.

2. Далі потрібно зберегти список з назвами товарів і дати йому назву. Для цього, вибравши стовпець «Імена», клацніть правою кнопкою миші та натисніть «Призначити ім'я». У нашому випадку це буде «Харчові_продукти».
3. Так само вам потрібно створити список одиниць вимірювання для кожної назви кожного продукту. Завершуємо весь список.

4. Активуйте верхню клітинку майбутнього списку в колонці «Імена».
5. Під час роботи з даними натисніть на перевірку даних. У випадаючому вікні вибираємо «Список» і нижче пишемо присвоєне ім’я для «Ім’я».
6. Таким же чином клацніть верхню клітинку в одиницях вимірювання і відкрийте «Перевірити вхідні значення». У пункті «Джерело» записуємо формулу: =НЕПРЯМИЙ(A2).
7. Далі вам потрібно застосувати маркер автозаповнення.
8. Готовий! Можна приступати до заповнення таблиці.

Висновок

Розкривні списки в Excel — чудовий спосіб полегшити роботу з даними. Перше знайомство з методами створення випадаючих списків може натякати на складність виконуваного процесу, але це не так. Це лише ілюзія, яку легко подолати після кількох днів практики згідно з наведеними вище інструкціями.