зміст
Ті, хто працював у текстовому редакторі MS Word, бачили, як червоне підкреслення з'являється при орфографічних помилках або помилках. На жаль, у додатку MS Excel такого функціоналу дуже бракує. Зрозуміло, що всілякі абревіатури, абревіатури та інші варіанти написання слів у зміненому вигляді можуть ввести програму в оману, і вона автоматично видасть невірні результати. Незважаючи на це, така функція є, і ви можете нею користуватися.
Установіть мову за умовчанням
За замовчуванням включено автовиправлення друкарських і неправильно написаних слів, але в програмі виникають проблеми іншого порядку. При перевірці документів в автоматичному режимі в 9 з 10 випадків програма реагує на неправильно написані англійські терміни. Чому це відбувається і як це виправити, спробуємо розібратися далі:
- У верхній частині панелі натисніть кнопку «Файл» і перейдіть за посиланням «Параметри».
- Виберіть «Мова» зі списку ліворуч.
- У наступному вікні налаштувань мови є два параметри. У першому розділі «Вибір мов редагування» ви можете побачити, що встановлено за замовчуванням.
Якщо з якихось причин для роботи з документами ви віддаєте перевагу англійській (США), то вам необхідно зробити заміну, активувавши рядок з налаштуванням мови та натиснувши на кнопку «За замовчуванням», яка засвітиться.
- Далі спускаємося в пункт «Вибір мов інтерфейсу і довідки». Тут за замовчуванням, як бачите, встановлено мову інтерфейсу Microsoft Windows і для довідки мову інтерфейсу.
- Необхідно зробити заміну на . Зробити це можна одним із таких способів: натиснути на рядок «» і натиснути кнопку «За замовчуванням» нижче або на активну кнопку зі стрілкою вниз.
- Залишається тільки погодитися, натиснувши «ОК». З'явиться вікно з рекомендацією перезапустити програму, щоб зміни вступили в силу. Погоджуємося і перезавантажуємося в ручному режимі.
Після перезапуску програма повинна автоматично зробити основну мову.
Що потрібно для ввімкнення орфографії в Excel
На цьому налаштування ще не завершено, вам потрібно виконати ще кілька кроків:
- У щойно запущеній програмі знову перейдіть до «Файл» і відкрийте «Параметри».
- Далі нас цікавить інструмент Spelling. Активуйте відкриття вікна клацанням по лінії ЛКМ.
- Знаходимо рядок «Параметри автовиправлення…» і клацаємо по ній ЛКМ.
- Переходимо до вікна, де потрібно активувати графу «Автовиправлення» (як правило, вона активується при відкритті вікна).
- У заголовку «Показати кнопки для параметрів автовиправлення» ми знаходимо включені функції. Тут для зручності роботи з таблицями рекомендується відключити кілька функцій, наприклад, «Зробити перші літери речень великими» і «Написати назви днів з великої літери».
Пояснення спеціаліста! Оскільки в мові не передбачено написання днів тижня з великої літери, можна зняти позначку з цього рядка. Також варто відзначити, що писати перші літери речення з великої літери не має сенсу, оскільки робота з таблицями передбачає постійні скорочення. Якщо залишити галочку на цьому пункті, то після кожної точки в скороченому слові програма буде реагувати і виправляти неправильно написане слово.
Ми спускаємося вниз і бачимо, що в цьому вікні інтерфейсу також є список слів для автовиправлення. Зліва запропоновані варіанти неправильно написаних слів, з правого — варіанти їх виправлення. Звичайно, цей список не можна назвати повним, але все ж основні слова з орфографічними помилками в цьому списку присутні.
Зверху є поля для введення слів для пошуку. Наприклад, напишемо «машина». Програма автоматично запропонує слово для автовиправлення в лівому полі. У нашому випадку це «автомат». Також можливо, що слова не буде в запропонованому словнику. Тоді вам потрібно буде вручну ввести правильний варіант написання та натиснути кнопку «Додати» нижче. На цьому налаштування завершено, і ви можете продовжити запуск автоматичної перевірки орфографії в Excel.
Запустіть автоматичну перевірку правопису
Після складання таблиці та запису всієї необхідної інформації виникає необхідність перевірити орфографію тексту. Для цього необхідно виконати наступний перелік дій:
- Якщо потрібно перевірити лише частину тексту, то виберіть ту, яку потрібно перевірити. В іншому випадку немає необхідності виділяти текст.
- У верхній частині програми знайдіть інструмент перегляду.
- Далі в пункті «Правопис» знайдіть кнопку «Правопис» і клацніть по ній ЛКМ.
- Відкриється вікно, де буде запропоновано продовжити перевірку орфографії з початку аркуша. Натисніть кнопку «Так».
- Коли інструмент знайде слово з помилкою, з’явиться діалогове вікно зі словом, яке, на думку програми, було написане з помилкою.
- У розділі «Параметри» виберіть правильне слово та натисніть «Замінити», якщо в тексті лише одне таке слово, або «Замінити все», якщо ймовірно, що вибране слово зустрічається кілька разів.
Примітка експерта! Також зверніть увагу на інші елементи, розташовані праворуч. Якщо ви впевнені, що слово написано правильно, то вам потрібно вибрати «Пропустити» або «Пропустити все». Крім того, якщо ви впевнені, що слово написано неправильно, ви можете запустити «Автовиправлення». У цьому випадку програма автоматично змінить всі слова самостійно. Є ще один пункт «Додати до словника». Це необхідно для самостійного додавання слів, які ви часто можете писати з помилками.
Висновок
Якими б фахівцями ви не були, ви ніколи не можете бути повністю впевнені в правильності написаного тексту. Людський фактор передбачає допущення різного роду помилок. Спеціально для цього випадку MS Excel пропонує інструмент перевірки орфографії, запустивши який можна виправити неправильно написані слова.