зміст
Робота з часом і датою є важливим аспектом використання Microsoft Excel. Сьогодні ви дізнаєтеся, як можна вводити дату різними способами, як визначати сьогоднішню дату за міткою часу або використовувати значення, що динамічно змінюються. Ви також зрозумієте, якими діями можна заповнити стовпець або рядок днями тижня.
Є кілька варіантів додавання дат до Excel. Залежно від того, які цілі ви переслідуєте, дії відрізняються. Причому завдання можуть бути будь-якими: вказати сьогоднішню дату або додати дату на аркуш, який буде автоматично оновлюватися і завжди показувати, що зараз на годиннику та календарі. Або ви хочете, щоб електронна таблиця автоматично заповнювалася робочими днями, або ви хочете ввести випадкову дату. Незалежно від того, які цілі ви ставите перед собою, сьогодні ви дізнаєтеся, як їх досягти.
Як ввести дату в Excel
Користувач може ввести дату в електронну таблицю за допомогою різних методів і форматів. Наприклад, ви можете записати це як 1 січня 2020 року або як 1.01.2020 січня XNUMX року XNUMX. Незалежно від того, в якому форматі вказувати дату, програма автоматично визначить, що користувач хоче її записати. Дуже часто програма сама форматує значення на основі формату, заданого в Windows, але в деяких випадках можливе форматування в тому вигляді, який задає користувач.
У будь-якому випадку, якщо формат дати користувача не влаштовує, він може змінити його в налаштуваннях комірки. Як зрозуміти, що значення, яке вказав користувач, Excel визначив як дату? На це вказує вирівнювання значення вправо, а не вліво.
Якщо Excel не зміг визначити введені дані і призначити правильний формат, і ви бачите, що вони розташовані не з правого краю комірки, то ви можете спробувати ввести дату в будь-якому іншому форматі, близькому до стандартного. . Щоб побачити, які з них зараз доступні, ви можете перейти в меню «Формат комірки», яке знаходиться в розділі «Число», який знаходиться на вкладці «Головна».
Якщо в цьому є потреба, користувач може легко змінити вигляд представлення клітинки, яка записана як така, що містить дату. Для цього можна використовувати те саме вікно «Формат комірок», яке було описане вище.
Його також можна викликати за допомогою комбінації клавіш Ctrl + 1.
Іноді користувач стикається з ситуацією, коли комірка відображається у вигляді великої кількості сіток, які містяться в ній. Як правило, це означає, що програма просить користувача збільшити розміри комірок. Виправити цю проблему дуже просто. Досить двічі клацнути по правій межі стовпця, в якому відображається ця помилка. Після цього ширина комірок у цьому стовпці буде визначена автоматично, виходячи з найбільшої довжини текстового рядка, що міститься в ньому.
Крім того, ви можете встановити правильну ширину, перетягуючи праву межу, доки ширина комірки не стане правильною.
Вставлення поточної дати та часу
Є два варіанти вставки поточного часу і дати в Excel: статичний і динамічний. Перший служить міткою часу. Другий варіант дозволяє завжди зберігати в комірці поточну дату і час.
Що можна зробити, щоб мітка часу завжди була актуальною? Для цього використовуйте ті самі формули, що й нижче. Вони завжди показуватимуть поточну дату та час.
Якщо потрібно виставити статичний час, то можна скористатися спеціальними інструментами Excel, які викликаються за допомогою гарячих клавіш:
- Ctrl + ; або Ctrl + Shift + 4 – ці гарячі клавіші автоматично вставляють в комірку дату, актуальну в момент, коли людина натискає на ці кнопки.
- Ctrl + Shift + ; або Ctrl+Shift+6 – з їх допомогою можна записати поточний час.
- Якщо потрібно вставити і час, і дату, які актуальні в даний момент, то потрібно спочатку натиснути першу комбінацію клавіш, потім натиснути пробіл і викликати другу комбінацію.
What specific keys to use? It all depends on the layout that is currently activated. If the English layout is now on, then the first combination is used, but if the layout is the second one (that is, the one that follows immediately after the word “or”).
Слід зазначити, що використання цих гарячих клавіш не завжди ідеальне. У деяких випадках працює лише одна з описаних вище комбінацій, незалежно від вибраної мови. Тому найкращий спосіб зрозуміти, який з них використовувати, це перевірити.
As a rule, the pattern is as follows: it all depends on which language was installed at the time the file was opened. If English, then even if you change the layout to , the situation will not change at all. If the language was installed, then even if you change it to English, then you need to use the formula that is suitable for the language.
Як автоматично встановити постійну позначку часу (за допомогою формул)
Для того щоб у комірці завжди відображався час, існують спеціальні формули. Але конкретна формула залежить від того, які завдання переслідує користувач. Отже, якщо звичайного відображення часу в таблиці достатньо, то потрібно скористатися функцією TDATA(), який не містить жодних аргументів. Після того, як ми вставимо його в комірку, ми змінимо його формат на «Час», як описано вище.
Якщо потім на основі цих даних ви збираєтеся робити щось інше і використовувати отриманий результат у формулах, то краще використовувати відразу дві функції: =ДАТА()-СЬОГОДНІ()
У результаті кількість днів буде нульовою. Таким чином, як результат, який повертає ця формула, залишиться лише час. Але тут також потрібно використовувати формат часу, щоб все працювало як годинник. При використанні формул необхідно звернути увагу на наступні нюанси:
- Дані не оновлюються постійно. Щоб дата і час змінилися на поточні, необхідно закрити вікно, попередньо зберігши його, а потім знову відкрити. Крім того, оновлення відбувається, якщо ввімкнути макрос, налаштований для цієї функції.
- Ця функція використовує системний годинник як джерело даних. Тому, якщо вони налаштовані неправильно, формула також не буде добре працювати. Тому рекомендується встановити автоматичне визначення дати та часу з Інтернету.
А тепер уявімо таку ситуацію. У нас є таблиця з переліком товарів, розташованих у колонці А. Відразу після їх відправки клієнт повинен ввести значення «Так» у спеціальну клітинку. Завдання: автоматично зафіксувати час, коли людина написала слово «Так», і при цьому захистити його від зміни.
Які дії можна вжити для досягнення цієї мети? Наприклад, ви можете спробувати скористатися функцією ЯКЩО, який також міститиме ту саму функцію, але з даними, що залежать від значення іншої клітинки. Продемонструвати це на прикладі набагато легше. Формула буде виглядати так: =ЯКЩО(B2=”Так”, ЯКЩО(C2=””;ДАТА(); C2); “”)
Давайте розшифруємо цю формулу.
- B – колонка, в яку потрібно записати підтвердження доставки.
- C2 — це комірка, у якій відображатиметься позначка часу після того, як ми напишемо слово «Так» у комірці B2.
Наведена вище формула працює наступним чином. Він перевіряє, чи є слово «Так» у клітинці B2. Якщо так, то виконується друга перевірка, яка перевіряє, чи клітинка C2 порожня. Якщо так, повертаються поточні дата й час. Якщо жодна з перерахованих вище функцій IF містити інші параметри, то нічого не змінюється.
Якщо ви хочете, щоб критерій був «якщо принаймні деяке значення міститься», тоді вам потрібно використовувати оператор «не дорівнює» <> в умові. У цьому випадку формула буде виглядати так: =ЯКЩО(B2<>“”; ЯКЩО(C2=””;ДАТА(); C2); “”)
Ця формула працює так: спочатку вона перевіряє, чи є хоча б якийсь вміст у клітинці. Якщо так, то починається друга перевірка. Далі послідовність дій залишається незмінною.
Для повної роботи цієї формули необхідно включити інтерактивні обчислення у вкладці «Файл» і в розділі «Параметри – Формули». У цьому випадку небажано стежити за тим, щоб осередок на нього посилалася. Продуктивність від цього буде гірше, але функціональність не покращиться.
Як автоматично заповнювати дати в Excel
Якщо вам потрібно заповнити більшу частину таблиці датами, то ви можете скористатися спеціальною функцією під назвою автозаповнення. Розглянемо окремі випадки його використання.
Припустимо, нам потрібно заповнити список дат, кожна з яких на один день старша за попередню. У цьому випадку ви повинні використовувати автозаповнення, як і з будь-яким іншим значенням. Спочатку в комірці потрібно вказати початкову дату, а потім за допомогою маркера автозаповнення перемістити формулу або вниз, або вправо, в залежності від того, в якій послідовності розташовується інформація в таблиці конкретно у вашому випадку. Маркер автозаповнення являє собою невеликий квадратик, який знаходиться в правому нижньому кутку комірки, перетягнувши його, можна автоматично заповнити величезну кількість інформації. Програма автоматично визначає, як правильно заповнити, і в більшості випадків виявляється правильною. На цьому скріншоті ми заповнили дні в стовпці. Ми отримали наступний результат. 
Але на цьому можливості автозаповнення не закінчуються. Ви можете виконати це навіть по відношенню до днів тижня, місяців або років. Є два шляхи, як це зробити.
- Використовуйте стандартний маркер автозаповнення, як описано вище. Після того, як програма автоматично завершить все, потрібно натиснути на іконку з параметрами автозаповнення та вибрати відповідний спосіб.
- Перетягніть маркер автозаповнення правою кнопкою миші, і коли ви відпустите її, автоматично з'явиться меню з налаштуваннями. Вибирайте спосіб, який вам подобається, і насолоджуйтеся.
Також можна виконувати автоматичне вставлення кожні N днів. Для цього вам потрібно додати значення до комірки, клацнути правою кнопкою миші на маркері автозаповнення, утримуючи його, перетягніть до місця, де ви хочете закінчити числову послідовність. Після цього виберіть параметр заповнення «Прогресія» та виберіть значення кроку.
Колонтитул - це область документа, яка є як би універсальною для всієї книги. Туди можна вносити різні дані: ім'я особи, яка склала документ, день його виконання. В тому числі поставити поточну дату. Дотримуйтеся наведених нижче інструкцій.
- Відкрийте меню «Вставити», з якого викличете меню налаштувань колонтитулів.
- Додайте потрібні елементи заголовка. Це може бути як звичайний текст, так і дата, час.
Важливе зауваження: дата буде статичною. Тобто автоматизованого способу постійного оновлення інформації в колонтитулах немає. Потрібно просто написати з клавіатури актуальні в даний момент дані.
Оскільки колонтитули призначені для відображення службової інформації, яка не має прямого відношення до змісту документа, немає сенсу вставляти туди формули і так далі. Якщо вам потрібно використовувати формули, ви завжди можете написати потрібні значення в першому рядку (і додати в це місце порожній рядок, якщо там вже зберігаються якісь дані) і виправити це через «Вид» або «Вікно». » залежно від версії офісного пакету, який ви використовуєте (перший варіант для редакцій, випущених після 2007 року, другий — для тих, що були до цього часу).
Таким чином, ми розібралися з різними способами автоматичної вставки дати і часу в Excel. Ми бачимо, що в цьому немає нічого складного, і розібратися зможе навіть дитина.