Перетворення CSV на Excel: як імпортувати файли CSV в електронні таблиці Excel

У цій статті ви знайдете 2 простих способи конвертувати файл CSV у Excel. Крім того, ви дізнаєтеся, як імпортувати кілька файлів CSV в Excel і як діяти в ситуаціях, коли частина даних із файлу CSV неправильно відображається на аркуші Excel.

Нещодавно ми почали вивчати особливості формату CSV (значення, розділені комами) та різноманітні способи конвертації файлу Excel у CSV. Сьогодні ми виконаємо зворотний процес – імпортуємо CSV в Excel.

Ця стаття покаже вам, як відкрити CSV в Excel і як імпортувати кілька файлів CSV одночасно. Також ми виявимо можливі підводні камені та запропонуємо найефективніші рішення.

• Як конвертувати CSV в Excel
• Перетворення CSV в Excel: проблеми та рішення

Як конвертувати CSV в Excel

Якщо вам потрібно отримати певну інформацію в аркуш Excel із бази даних вашої компанії, перша ідея, яка спадає на думку, це експортувати базу даних у файл CSV, а потім імпортувати файл CSV у Excel.

Є 3 способи конвертувати CSV у Excel: Ви можете відкрити файл із розширенням . Csv безпосередньо в Excel, двічі клацніть файл у Провіднику Windows або імпортуйте CSV у Excel як зовнішнє джерело даних. Далі я детально зупинюся на цих трьох методах і вкажу на переваги та недоліки кожного з них.

• Спосіб 1. Відкрийте файл CSV в Excel
• Спосіб 2. Відкрийте файл CSV в Excel за допомогою Windows Explorer
• Спосіб 3. Імпорт CSV в Excel

Як відкрити файл CSV в Excel

Навіть якщо файл CSV було створено в іншій програмі, ви завжди можете відкрити його як книгу Excel за допомогою команди відкритий (ВІДЧИНЕНО).

Примітка: Відкриття файлу CSV в Excel не змінює формат файлу. Іншими словами, файл CSV не буде перетворено у файл Excel (формат .xls або .xlsx), він збереже свій вихідний тип (.csv або .txt).

1. Запустіть Microsoft Excel, вкладка Головна (Додому) натисніть відкритий (ВІДЧИНЕНО).
2. З'явиться діалогове вікно відкритий (Відкриваючи документ), у випадаючому списку в нижньому правому куті виберіть Текстові файли (Текстові файли).
3. Знайдіть файл CSV у Windows Explorer і відкрийте його, двічі клацнувши на ньому.

Якщо ви відкриєте файл CSV, Excel негайно відкриє його, вставивши дані в нову книгу Excel. Якщо ви відкриєте текстовий файл (.txt), Excel запустить майстер імпорту тексту. Дізнайтеся більше про це в розділі Імпорт CSV в Excel.

Примітка: Коли Microsoft Excel відкриває файл CSV, він використовує параметри форматування за замовчуванням, щоб визначити, як саме імпортувати кожен стовпець даних.

Якщо дані відповідають принаймні одному з наступних елементів, скористайтеся майстром імпорту тексту:

• Файл CSV використовує різні роздільники;
• Файл CSV використовує різні формати дати;
• Ви перетворюєте дані, які включають числа з нулем на початку, і ви хочете зберегти цей нуль;
• Ви хочете попередньо переглянути, як дані з файлу CSV будуть імпортовані в Excel;
• Вам потрібна більша гнучкість у роботі.

Щоб змусити Excel запустити майстер імпорту тексту, ви можете змінити розширення файлу з . Csv on . Txt (перед відкриттям файлу) або імпортуйте CSV у Excel, як описано нижче.

Як відкрити файл CSV за допомогою Windows Explorer

Це найшвидший спосіб відкрити CSV в Excel. У Windows Explorer двічі клацніть файл . Csv, і вона відкриється як нова книга Excel.

Однак цей метод працюватиме, лише якщо програмою за замовчуванням для відкриття файлів встановлено Microsoft Excel. . Csv. Якщо так, ви побачите знайомий значок у Провіднику Windows поруч із назвою файлу.

Якщо Excel не є програмою за замовчуванням, ось як це можна виправити:

1. Клацніть правою кнопкою миші будь-який файл . Csv у Провіднику Windows і в контекстному меню, що відкриється, натисніть Відкрити за допомогою (Відкрити за допомогою) > Виберіть програму за замовчуванням (Вибір програми).
2. Виберіть перевершувати у списку рекомендованих програм переконайтеся, що біля опції є позначка Завжди використовуйте вибрану програму для відкрити файл такого типу (Завжди використовуйте вибрану програму для цього типу файлу) і натисніть OK.

Як імпортувати CSV до Excel

Таким чином можна імпортувати дані з файлу . Csv до існуючого або нового аркуша Excel. На відміну від попередніх двох методів, він не просто відкриває CSV в Excel, але й перетворює формат . Csv в . Xlsx (якщо ви використовуєте Excel 2007, 2010 або 2013) або . Xls (у версіях Excel 2003 і раніших).

1. Відкрийте потрібний аркуш Excel і клацніть клітинку, куди потрібно імпортувати дані з файлу . Csv or . Txt.
2. На вкладці Додатково дані (Дані) у розділі Отримати зовнішні дані (Отримати зовнішні дані) натисніть Від тексту (З тексту).
3. Знайдіть файл . Csvякий потрібно імпортувати, виберіть його та натисніть Імпортувати (Імпорт), або просто двічі клацніть потрібний файл CSV.
4. Відкриється майстер імпорту тексту, вам просто потрібно виконати його дії.

Перш ніж рухатися далі, подивіться на знімок екрана нижче, на ньому показано оригінальний файл CSV і бажаний результат у Excel. Сподіваюся, це допоможе вам краще зрозуміти, чому ми вибираємо певні налаштування в наступному прикладі.

4. 
   • Крок 1. Виберіть формат даних і номер рядка, з якого потрібно почати імпорт. Найчастіше вибирають Розмежовано (З роздільниками) і з рядка 1. Область попереднього перегляду внизу діалогового вікна майстра показує кілька перших записів імпортованого файлу CSV.
   • Крок 2. На цьому кроці вам потрібно вибрати розділювачі та символ кінця рядка. роздільник (Роздільник) - це символ, який розділяє значення у файлі CSV. Якщо ваш файл CSV використовує символ, якого немає в запропонованому списку, поставте прапорець Інше (Інше) і введіть потрібний символ. У нашому прикладі ми вказали таб (Символ табуляції) і Кома (Кома), щоб кожен продукт (вони розділені комами) починався з нового рядка, а інформація про продукт, наприклад ідентифікатор і дані про продажі (вони розділені комами), розміщувалися в різних клітинках.Текстовий кваліфікатор (кінцевий символ рядка) — це символ, що охоплює окремі значення. Увесь текст, укладений між такими символами, як-от «текст1, текст2», буде імпортовано як одне значення, навіть якщо текст містить символ, який ви вказали як роздільник. У цьому прикладі ми вказали кому як роздільник і лапки як знак закінчення рядка. У результаті всі числа з десятковим роздільником (у нашому випадку це також кома!) будуть імпортовані в одну комірку, як це видно в області попереднього перегляду на малюнку нижче. Якщо ми не вказуємо лапки як кінцевий знак рядка, то всі числа будуть імпортовані в інші комірки.

     

   • Крок 3. Подивіться на місцевість Попередній перегляд даних (Зразок аналізу даних). Якщо ви задоволені тим, як виглядають ваші дані, натисніть кнопку обробка (Готовий).

Порада: Якщо у вашому файлі CSV використовується кілька послідовних ком або інших роздільників, установіть прапорець Розглядайте послідовні роздільники як один (Враховуйте послідовні роздільники як один), щоб уникнути порожніх клітинок.

5. Виберіть, чи вставляти імпортовані дані в наявний аркуш чи новий аркуш, і натисніть OKщоб завершити імпорт файлу CSV в Excel.

Порада: Ви можете натиснути кнопку властивості (Властивості), щоб налаштувати додаткові параметри, такі як оновлення, макет і форматування для імпортованих даних.

Примітка: Якщо файл CSV містить числа або дати, Excel може не конвертувати їх належним чином. Щоб змінити формат імпортованих даних, виберіть стовпці з помилками, клацніть їх правою кнопкою миші та виберіть у контекстному меню Форматування осередків (формат комірки).

Перетворення CSV в Excel: проблеми та рішення

Формат CSV використовується більше 30 років, але, незважаючи на свою довгу історію, він ніколи не був офіційно задокументований. Назва CSV (значення, розділені комами) походить від використання ком для розділення полів даних. Але це в теорії. Насправді багато так званих файлів CSV використовують інші символи для розділення даних, наприклад:

• Вкладки – файли TSV (значення, розділені табуляцією)
• Крапка з комою – файли SCSV (значення, розділені крапкою з комою)

Деякі варіації файлів CSV відокремлюють поля даних одинарними або подвійними лапками, інші потребують маркера послідовності байтів Unicode (BOM), наприклад UTF-8, для правильної інтерпретації Unicode.

Ця відсутність стандартів створює різноманітні проблеми, з якими ви можете зіткнутися під час спроби конвертувати файл excel у csv, особливо під час імпортування файлу CSV в Excel. Давайте розглянемо відомі проблеми, починаючи з найпоширеніших.

• Файл CSV некоректно відображається в Excel (всі дані розміщені в першому стовпці)
• Початкові нулі втрачені під час відкриття файлу CSV у Excel
• Значення, перетворені в дати під час імпорту CSV-файлу в Excel

Файл CSV неправильно відображається в Excel

Симптоми: Ви намагаєтеся відкрити файл CSV в Excel, і всі дані потрапляють у перший стовпець.

Причина: Корінь проблеми полягає в тому, що ваші регіональні та мовні налаштування Windows і файл CSV мають різні роздільники. У Північній Америці та деяких інших країнах стандартним роздільником списку є кома. У той час як у європейських країнах кома використовується як десятковий роздільник, а роздільник полів списку – крапка з комою.

Рішення: Є кілька можливих рішень цієї проблеми. Ви можете швидко переглянути наведені нижче рекомендації та вибрати найбільш підходящий для вашого конкретного завдання.

1. Вкажіть правильний роздільник безпосередньо у файлі CSV. Відкрийте файл CSV у будь-якому текстовому редакторі (підійде навіть звичайний блокнот) і вставте наступний текст у перший рядок. Зауважте, що це має бути окремий рядок перед будь-якими іншими даними:
   • Щоб встановити роздільник коми: Вересень
   • Щоб встановити роздільником крапку з комою: sep=;

   Як ви вже здогадалися, таким чином ви можете встановити будь-який інший символ як роздільник, просто вказавши його відразу після знака рівності.

2. Виберіть потрібний роздільник в Excel. В Excel 2013 або 2010 на вкладці дані (Дані) у розділі Data Tools (Робота з даними) натиснути Текст у стовпці (Текст за колонками).Коли запуститься майстер тексту стовпців, на першому кроці виберіть формат даних Розмежовано (з роздільниками) і натисніть МАЙБУТНІ (Далі). На другому кроці виберіть потрібний роздільник і натисніть обробка (Готовий).

   

3. Змінити розширення з . Csv on .txt. Відкриття файлу . Txt в Excel запустить майстер імпорту тексту, і ви зможете вибрати потрібний роздільник, як описано в розділі Як імпортувати CSV у Excel.
4. Відкрийте файл CSV із крапкою з комою як роздільником за допомогою VBA. Ось зразок коду VBA, який відкриває файл CSV у Excel, який використовує крапку з комою як роздільник. Код був написаний кілька років тому для попередніх версій Excel (2000 і 2003), але якщо ви досить добре знайомі з VBA, у вас не повинно виникнути проблем з оновленням або зміною його для роботи з файлами CSV, розділеними комами.

Примітка: Усі показані рішення змінюють лише роздільник для даного файлу CSV. Якщо ви хочете раз і назавжди змінити стандартний роздільник, то вам підійде наступне рішення.

5. Міняємо роздільники в налаштуваннях регіональних стандартів. Натисніть кнопку Головна (починати) і бігти панель управління (Панель керування), натисніть елемент Мова і регіональні стандарти (Регіональні стандарти) > Додаткові налаштування (Додаткові опції). Відкриється діалогове вікно Налаштувати формат (Налаштування формату), в якому потрібно вибрати крапку (.) для параметра Десятковий символ (Цілий/десятковий роздільник) і встановіть кому (,) для параметра Розділювач списку (Роздільник елементів списку).

Примітка перекладача: Ці параметри надано для англійської локалізації Excel (і низки інших країн). Для локалізації більш поширеним буде використання коми як десяткового розділювача та крапки з комою для розділення елементів списку.

5. Двічі натисніть OKщоб закрити діалогові вікна – готово! Відтепер Microsoft Excel правильно відкриватиме та відображатиме всі файли CSV (розділені комами).

Примітка: Налаштування панелі керування Windows на десяткові роздільники та елементи списку призведе до зміни стандартних параметрів символів для всіх програм на вашому комп’ютері, а не лише для Microsoft Excel.

Початкові нулі втрачаються під час відкриття файлу CSV у Excel

Симптоми: Ваш файл CSV містить значення з нулями на початку, і ці нулі втрачаються під час відкриття файлу CSV в Excel.

Причина: За замовчуванням Microsoft Excel відображає файл CSV у форматі Загальне (Загальний), у якому початкові нулі скорочуються.

Рішення: Замість того, щоб відкривати файл .csv в Excel, запустіть майстер імпорту тексту, як ми робили раніше, щоб конвертувати файл CSV у Excel.

На кроці 3 майстра виберіть стовпці, що містять значення з нулями на початку, і змініть формат цих стовпців на текстовий. Ось як ви конвертуєте файл CSV у Excel, зберігаючи нулі на місці.

Excel перетворює деякі значення на дати під час відкриття файлу CSV

Симптоми: Деякі значення у вашому файлі CSV виглядають як дати, і Excel автоматично перетворить такі значення з текстового формату на формат дати.

Причина: Як згадувалося вище, Excel відкриває файл CSV у форматі Загальне (Загальний), який перетворює значення, схожі на дату, з текстового формату на формат дати. Наприклад, якщо ви відкриєте файл CSV, що містить дані для входу користувачів, запис «23 квітня» буде перетворено на дату.

Рішення: Перетворіть файл CSV на Excel за допомогою майстра імпорту тексту. На кроці 3 майстра виберіть стовпці із записами, які виглядають як дати, і змініть формат стовпця на текстовий.

Якщо потрібно домогтися зворотного результату, тобто в певному стовпці перевести значення в дати, то встановіть формат Дата (Дата) і виберіть відповідний формат дати зі спадного списку.

Як імпортувати кілька файлів CSV в Excel

Я думаю, ви знаєте, що Microsoft Excel дозволяє відкривати кілька файлів CSV за допомогою команди відкритий (ВІДЧИНЕНО).

1. На вкладці Додатково Філе (Файл) натисніть відкритий (Відкрити) і виберіть зі спадного списку в нижній правій частині діалогового вікна Текстові файли (Текстові файли).
2. Щоб вибрати кілька файлів поспіль, клацніть перший файл, потім натисніть і утримуйте Shift, натисніть на останній файл. Обидва ці файли, а також усі між ними будуть виділені. Щоб вибрати файли, які не підряд, утримуйте клавішу Ctrl і натисніть на кожен файл . Csvви хочете відкрити.
3. Коли всі потрібні файли CSV вибрано, натисніть кнопку відкритий (ВІДЧИНЕНО).

Цей спосіб простий і швидкий, і ми могли б назвати його чудовим, якби не одна обставина – кожен файл CSV відкривається таким чином як окрема книга Excel. На практиці перемикання між кількома відкритими файлами Excel може бути надзвичайно незручним і обтяжливим.

Сподіваюся, тепер ви зможете легко конвертувати будь-який файл CSV у Excel. Якщо у вас виникнуть запитання чи труднощі, сміливо пишіть мені в коментарях. І дякую за терпіння всім, хто впорався дочитати цю довгу статтю до самого кінця! 🙂