зміст
Отже, ви створили робочу книгу в Excel, повну даних. Він чітко організований, інформація актуальна, форматування відповідає призначенню. Ви вирішили надрукувати паперову версію цієї таблиці… і все пішло не так.
Електронні таблиці Excel не завжди добре виглядають на папері, тому що вони не розраховані на друковану сторінку. Вони розроблені таким чином, щоб бути такими довгими та широкими, як це потрібно. Це чудово підходить для редагування та перегляду на екрані, але важко друкувати документи, оскільки дані не завжди ідеально поміщаються на стандартному аркуші паперу.
Усі ці труднощі не означають, що неможливо зробити так, щоб таблиця Excel добре виглядала на папері. Насправді це зовсім не складно. Наступні 5 хитрощів для друку в Excel допоможуть вам вирішити цю проблему. Усі вони мають однаково працювати в Excel 2007, 2010 і 2013.
1. Перегляньте сторінку перед друком
З інструментом Попередній перегляд (Попередній перегляд) Ви можете точно побачити, як виглядатиме таблиця на роздрукованій сторінці. З точки зору економії часу та паперу, Попередній перегляд (Попередній перегляд) — ваш основний інструмент друку. Ви навіть можете внести деякі зміни, наприклад перетягнути межі друку, щоб зробити їх ширшими або вужчими. Використовуйте цей інструмент після налаштування параметрів друку та макета, щоб переконатися, що ваша електронна таблиця виглядає так, як ви хочете.
2. Вирішіть, що потрібно надрукувати
Якщо вам потрібна лише невелика частина даних, не друкуйте всю книгу – надрукуйте вибрані дані. Ви можете роздрукувати лише той аркуш, який ви зараз переглядаєте, вибравши в налаштуваннях друку Друк активних аркушів (Друкувати активні аркуші) або виберіть Роздрукувати цілу книгу (Друкувати всю книгу), щоб надрукувати весь файл. Крім того, ви можете надрукувати невелику частину своїх даних, виділивши потрібну область і вибравши її Вибір друку (Друкувати вибір) у параметрах друку.
3. Збільште доступний простір
Ви обмежені розміром аркуша паперу, на якому ви друкуєте, але є способи максимально використати його площу. Спробуйте змінити орієнтацію сторінки. Орієнтація за замовчуванням підходить для даних, де більше рядків, ніж стовпців. Якщо ваша таблиця ширша за висоту, змініть орієнтацію сторінки на ландшафт (пейзаж). Все ще потрібно більше місця? Ви можете змінити ширину рамок по краях сторінки. Чим вони менші, тим більше місця залишається для даних. Зрештою, якщо ваш стіл не надто великий, спробуйте пограти з інструментом Спеціальні параметри масштабування (Масштаб), щоб розмістити всі рядки чи всі стовпці, або ризикуйте розмістити всю таблицю на одному аркуші паперу.
4. Використовуйте друк заголовків
Якщо таблиця охоплює більше однієї сторінки, стає важко зрозуміти, до яких саме даних відносяться, оскільки Excel за замовчуванням друкує лише заголовки стовпців на 1-му аркуші. Команда Друк титулів (Друк заголовків) дозволяє друкувати заголовки рядків або стовпців на кожній сторінці, що значно полегшує читання даних.
5. Використовуйте розриви сторінок
Якщо таблиця охоплює більше ніж один аркуш паперу, рекомендуємо використовувати розриви сторінок, щоб точно визначити, які дані потраплять на кожен аркуш. Коли ви вставляєте розрив сторінки, все, що знаходиться нижче розриву, відокремлюється від усього, що знаходиться над розривом, і переходить на наступну сторінку. Це зручно, тому що Ви можете розділити дані саме так, як Вам потрібно.
Використовуючи ці прийоми, ви можете полегшити читання електронних таблиць. Детальніше про техніку, описану вище, ви знайдете в уроках нашого уроку:
- Панель друку в Microsoft Excel
- Встановити область друку в Excel
- Налаштування полів і масштабу при друку в Excel