Режим сумісності в Excel. Робота з документами в режимі сумісності

Комп’ютерні програми постійно оновлюються, виходять нові та вдосконалені версії. Тож вже сьогодні користувачі можуть протестувати програму Excel-2019. Разом з удосконаленнями з'явилися і такі проблеми, як сумісність, тобто документ, створений на одному комп'ютері, може не відкритися на іншому.

Що таке режим сумісності в Microsoft Excel

Функція «Режим сумісності» — це набір компонентів, які дозволяють працювати з документами незалежно від версії програми. Зверніть увагу, що деякі налаштування та функції можуть бути вимкнені або обмежені. Наприклад, якщо ви спробуєте відкрити електронну таблицю, створену в Excel 2000, для редагування будуть доступні лише команди, які містяться в цій версії, навіть якщо документ відкрито в Excel 2016.

Неактивні функції відображатимуться на панелі завдань, але ними не можна буде користуватися. Щоб відновити доступ до всіх потенційних функцій Excel, ви повинні спочатку перетворити вибрану робочу книгу у відповідний, більш відповідний формат. Але якщо передбачається подальша робота з документом над застарілими версіями, то від конвертації краще утриматися.

Для чого потрібен режим сумісності

Перша функціональна версія Excel була представлена ​​в 1985 році. Найбільш глобальне оновлення вийшло в 2007 році. До нового базового формату з'явилася величезна кількість корисних функцій і можливостей. Отже, замість звичного розширення .xls до назви документа тепер додається .xlsx.

Нова версія відмінно справляється з роботою та редагуванням документів, створених у попередніх версіях Excel. На жаль, зворотна сумісність не настільки успішна. У зв'язку з цим документи з розширенням .xlsx можуть не відкриватися, якщо на комп'ютері встановлена, наприклад, версія Excel 2000.

Також можливо, що документ, збережений в Excel 2000, було відредаговано в Excel 2016 і пізніше знову відкрито в застарілій програмі, у цьому випадку деякі зміни можуть не відображатися або файл може бути взагалі недоступним.

Саме для таких опцій існує режим обмеженої функціональності або сумісності. Суть режиму полягає в тому, щоб забезпечити можливість роботи з файлами в різних версіях програми, але зі збереженням функціональності основної версії Excel.

Проблеми сумісності

Основна проблема режиму сумісності в Excel полягає в тому, що він автоматично вмикається. Це гарантує збереження даних під час передачі файлів з одного комп’ютера на інший. Завдяки цьому не варто боятися, що після редагування файл не відкриється або буде пошкоджений.

Несумісність може призвести до незначної втрати точності або до досить суттєвої втрати функціональності. Наприклад, у нових версіях більше стилів, параметрів і навіть функцій. Так, тільки в Excel 2010 з'явилася функція AGGREGATE, яка недоступна в старих версіях.

Ви можете визначити можливі проблеми сумісності під час використання Excel-2010 або Excel-2013. Для цього зайдіть в меню «Файл», в параметрі «Інформація» активуйте кнопку «Перевірити наявність проблем», потім виберіть «Перевірити сумісність». Після цих маніпуляцій Excel проаналізує документ, надасть детальний звіт по кожній проблемі з посиланням «Знайти», при натисканні на яку будуть відображатися проблемні комірки.

Активація режиму

Вам не потрібно нічого робити, щоб запустити режим сумісності. Як правило, програма самостійно розпізнає версію, в якій збережено документ, і при необхідності автоматично вмикає режим обмеженої функціональності. Про те, що режим активовано, можна дізнатися із заголовка вікна відкритого файлу. У дужках біля назви документа з’явиться повідомлення «Режим сумісності». Як правило, такий напис з'являється при роботі з файлами, які були збережені в Excel до версії 2003 року, тобто до появи формату .xlsx.

Деактивація режиму

Не завжди необхідний режим обмеженої функціональності. Наприклад, робота над вихідним файлом триватиме в оновленому Excel і не буде повторно перенесена на інший комп’ютер.

1. Для деактивації необхідно перейти у вкладку «Файл». У цьому вікні праворуч виберіть блок під назвою «Режим обмеженої функціональності». Натисніть кнопку «Конвертувати».

2. З’явиться вікно з інформацією про те, що буде створено нову робочу книгу, яка збереже всі функції та властивості сучаснішої версії Excel. Під час створення нової книги Excel старий файл буде видалено. Не пошкодуєте – натисніть «ОК».

3. Через деякий час з'явиться вікно з інформацією «Конверсія завершена». Щоб зберегти всі зміни та вимкнути режим сумісності, необхідно перезапустити документ.

Після повторного відкриття перетвореного файлу всі доступні параметри будуть активними.

Режим сумісності при створенні нових документів

Як згадувалося раніше, коли ви відкриваєте файл у новіших версіях Excel, активується режим сумісності. Але цей режим також можна ввімкнути, якщо для автозбереження встановлено формат файлу .xls, тобто збереження у версіях 97-2003. Щоб виправити цю ситуацію та використовувати весь спектр функцій програми при роботі з таблицями, необхідно налаштувати збереження файлу у відповідному форматі .xlsx.

1. Зайдіть в меню «Файл», активуйте розділ «Параметри».

2. У параметрі «Зберегти» вибрати налаштування «Зберегти книги». Значенням за замовчуванням тут є робоча книга Excel 97-2003 (*.xls). Змініть це значення на інший формат «Книга Excel (*.xlsx)». Щоб зберегти зміни, натисніть «ОК».

Тепер усі файли Excel будуть створені та збережені в правильному форматі без активації режиму сумісності. Завдяки цьому тепер ви можете працювати з будь-якою версією Excel, не турбуючись про втрату даних або спотворення отриманих обчислень і обчислень. При цьому, за необхідності, режим можна відключити, що дозволяє працювати з документом, використовуючи всі сучасні можливості програми.

Збережіть у правильному форматі

Існує інший спосіб вимкнути режим обмеженої функціональності, щоб продовжити роботу в новішій версії Excel. Досить зберегти файл в іншому форматі.

1. Перейдіть до опції «Зберегти як», яку можна знайти на вкладці «Файл».

2. У вікні, що з’явиться, натисніть кнопку «Огляд».
3. З'явиться вікно для збереження документа. У категорії «Тип файлу» виберіть «Книга Excel (.xlsx). Як правило, цей параметр знаходиться у верхній частині списку.

4. У рядку «Ім'я файлу» пишемо назву документа і натискаємо «Зберегти».
5. Після збереження напис в шапці файлу «Режим сумісності» залишається, але це не означає, що він активний. При збереженні статус книги не змінюється, тому визначається лише при перезапуску файлу.

Після закриття документа і повторного його відкриття напис про те, що режим сумісності активований, зникне, а всі функції і властивості програми будуть готові до використання.

Звернути увагу! Коли ви зберігаєте документ в іншому форматі, створюється новий документ. Тепер у папці буде два документи Excel з однаковою назвою, але різним розширенням (форматом).

Перетворення документів

Для повноцінної роботи в Excel можна використовувати метод конвертації документів.

1. У меню «Файл» активуйте значок «Конвертер».
2. З'явиться попередження про те, що тепер документ буде конвертований, тобто адаптований до стандартів встановленої версії Excel. Зверніть увагу, що в результаті конвертації вихідний файл буде замінено без можливості його відновлення.
3. У вікні попередження натисніть «ОК».
4. Після цього з'явиться повідомлення про результати конвертації. У цьому ж вікні є пропозиція закрити це повідомлення і відкрити вже оновлений документ. Ми згодні – натискаємо «ОК».

У відкритому документі всі інструменти Excel тепер знаходяться в активному режимі, їх можна використовувати для редагування та збереження даних.

Перетворення книги

Також існує спосіб конвертації книги Excel для використання абсолютно всіх функціональних можливостей програми. Для цього необхідно змінити формат документа на відповідну версію.

1. Відкрийте вкладку «Файл».
2. Тут ми вибираємо команду «Конвертувати».
3. У спливаючому вікні натисніть «ОК», щоб підтвердити зміну формату файлу.
4. В результаті цих дій книга Excel тепер буде працювати в потрібному форматі. Це вимикає режим сумісності.

Важливо! Під час конвертації вихідний розмір файлу може змінитися.

Дізнайтеся більше про режим сумісності в Excel

На форумах часто можна зустріти питання, пов'язані з досить обмеженими можливостями Excel. Отже, коли ви відкриваєте документ, біля назви з’являється повідомлення «Режим сумісності». Причиною цього може бути невідповідність версій Excel при створенні файлу і в процесі його редагування. Якщо таблиця була створена в Excel-2003, то при перенесенні документа на комп'ютер з Excel-2007 внести будь-які виправлення в таблиці буде вкрай складно. Є кілька способів вийти з цієї ситуації:

1. Перезбереження документа у форматі .xlsx.
2. Перетворіть файл у новий формат Excel.
3. Вимкніть режим сумісності для подальшої роботи з документом.

Кожен з варіантів має свої плюси і мінуси. Вибір залежить від уподобань користувача і подальшої долі самого документа Excel.

Відео інструкція

Для кращого розуміння необхідності і принципів роботи режиму сумісності або режиму обмеженої функціональності ви можете переглянути кілька відеоінструкцій, які знаходяться у вільному доступі на відеохостингу YouTube. Ось декілька з них:

Ці короткі відео містять достатньо інформації, щоб зрозуміти, як працює режим сумісності та як його вимкнути.

Висновок

Режим сумісності в файлах Excel - це досить корисна функція, яка дозволяє позбутися від конфліктів і помилок між програмами на різних комп'ютерах при обробці одного і того ж документа в різних версіях програми. Ця функція дає можливість працювати з файлами в єдиному технологічному просторі.

У цьому випадку користувач може будь-коли вимкнути режим сумісності, щоб розширити функціональність програмного забезпечення. Однак слід пам’ятати про деякі обмеження, пов’язані з проблемами, які можуть виникнути під час передачі файлу на комп’ютер зі старішою версією Excel.