зміст
Табличний редактор Excel призначений для обробки масивів інформації, представлених у вигляді таблиць різного значення. Одним із найпоширеніших видів такої обробки є копіювання. Наприклад, якщо є якийсь початковий масив даних, і вам потрібно зробити деякі обчислення, для яких потрібні додаткові стовпці або рядки, не завжди зручно додавати їх безпосередньо у вихідну таблицю. Це також може знадобитися для інших цілей. Тому розумним рішенням буде скопіювати всі або частину даних на новий аркуш або документ і виконати всі перетворення з копією. Таким чином вихідний документ залишиться недоторканим. Якими способами це можна зробити?
Проста копія без змін
Цей спосіб найпростіший у використанні, він зручний, якщо вихідна таблиця містить прості дані без формул і посилань.
Звернути увагу! Просте копіювання нічого не змінює в оригінальній інформації.
Якщо вихідна інформація містить формули, вони будуть скопійовані разом з іншими даними, і тут варто бути обережним – при копіюванні відносних посилань вони починають посилатися на зовсім інші комірки, де можуть знаходитися некоректні дані. Тому просте копіювання даних із формулами є кращим лише тоді, коли всі довідкові джерела формул копіюються одночасно. Цей метод включає наступні кроки.
- Вибір комірки. Як правило, або вказівка діапазону комірок лівою кнопкою миші, або використовується комбінація клавіш «Shift + стрілка». В результаті деякі комірки аркуша обводяться чорною рамкою і додатково підсвічуються темним відтінком.
- Копіювати в буфер обміну. Буфер обміну — це спеціальна область пам’яті комп’ютера, призначена для передачі даних у програмі або між програмами. Копіювання в нього виконується натисканням клавіш «Ctrl+C» або «Ctrl+Insert» (ці комбінації еквівалентні). Це також можливо реалізувати через відповідний пункт контекстного меню або за допомогою стрічки програми.
- Визначення місця вставки. Ми переходимо туди, де ми хочемо скопіювати дані, і вказуємо курсором клітинку, яка буде верхньою лівою клітинкою даних, які потрібно вставити. Будьте обережні, якщо точка вставки вже містить деякі дані. Їх можна стерти.
- Вставляє вміст буфера обміну у вказану область. Це робиться за допомогою клавіш «Ctrl + V» або «Shift + Insert» або відповідного пункту контекстного меню або стрічки програми.
Якщо потрібні тільки значення
Дуже часто інформація в клітинках є результатом обчислень, які використовують посилання на сусідні клітинки. При простому копіюванні таких комірок це буде зроблено разом з формулами, і це призведе до зміни бажаних значень.
У цьому випадку слід копіювати тільки значення клітинок. Як і в попередній версії, спочатку виділяється необхідний діапазон, але для копіювання в буфер обміну використовуємо пункт контекстного меню «параметри вставки», підпункт «тільки значення». Ви також можете використовувати відповідну групу на стрічці програми. Решта кроків для вставлення скопійованих даних залишаються незмінними. В результаті на новому місці з'являться тільки значення потрібних осередків.
Важливо! Формули та формати таким чином не зберігаються.
Це може бути як зручністю, так і заважати залежно від ситуації. Найчастіше форматування (особливо складне) потрібно залишити. В цьому випадку можна скористатися наступним методом.
Коли потрібні і значення, і формати
Вибір комірок для цього способу копіювання залишається таким же, але здійснюється або за допомогою контекстного меню (пункт Спеціальна вставка), або за допомогою стрічки програми. Натиснувши піктограму «Спеціальна вставка», ви можете відкрити ціле діалогове вікно з додатковими параметрами копіювання та навіть об’єднати дані за допомогою операцій. Наприклад, ви можете не просто вставити передані дані в зазначені комірки, а додати до тих, що вже є на аркуші. Іноді це дуже зручно.
Буває і так, що в таблиці велика кількість стовпців різної ширини, і після копіювання значень потрібно досить кропітка робота, щоб виставити потрібні ширини. У цьому випадку в діалоговому вікні «Спеціальна вставка» є спеціальний пункт «Ширина стовпця». Введення здійснюється в два етапи. Спочатку вставте лише «ширину стовпців», щоб «підготувати простір», а потім скопіюйте значення. Таблиця точно така ж, як і вихідна, але замість формул містить значення. Іноді зручно скопіювати тільки ширину стовпців, щоб таблиця була схожа на вихідну, а значення в комірки вводити вручну. Крім того, в контекстному меню можна вибрати пункт «копіювати зі збереженням ширини стовпців». В результаті вставка буде виконана в один крок.
Копіювання як візерунок
Іноді потрібно скопіювати частину таблиці, щоб потім її можна було обертати та масштабувати без змін, не зачіпаючи інші місця в решті таблиці. У цьому випадку доцільно скопіювати дані у вигляді звичайного малюнка.
Дії копіювання в буфер обміну такі ж, як і попередні варіанти, але для вставки використовується пункт «Зображення» в меню «Спеціальна вставка». Цей метод використовується рідко, оскільки дані в клітинках, скопійованих таким чином, не можна змінити простим введенням значень.
Повна копія всього аркуша
Іноді потрібно скопіювати весь аркуш і вставити його або в той самий документ, або в інший. В цьому випадку потрібно викликати контекстне меню назви аркуша в лівій нижній частині програми і вибрати пункт «перемістити або скопіювати».
Відкриється панель, в якій задається спосіб копіювання. Зокрема, можна вказати, в яку книгу потрібно вставити новий аркуш, перемістити або скопіювати його, а також вказати місце серед існуючих аркушів, на яке буде здійснено перенесення. Після натискання кнопки «ОК» у вказаній книзі з’явиться новий аркуш з усім вмістом скопійованого аркуша.
Висновок
Копіювання є однією з найбільш затребуваних дій в Excel. Для простих таблиць без формул найбільш зручний перший спосіб, а для таблиць, що містять багато формул і посилань, як правило, краще використовувати другий спосіб – копіювання тільки значень. Інші методи застосовуються рідше.