зміст
Часто користувачам доводиться переносити частину інформації з документа Microsoft Word в формат Excel, щоб потім можна було виконувати певні операції з цими даними. На жаль, це завдання вимагає певної праці, слава Богу, не дуже великої, якщо слідувати рекомендаціям, наведеним у цій статті.
Що знадобиться? Перш за все, сам додаток Microsoft Excel, а також спеціалізовані онлайн-сервіси, які роблять переказ простим і швидким. Давайте детальніше розглянемо всі можливі способи конвертації файлу у форматі doc(x) у формат xls(x).
Перетворіть документ Word на Excel
Деякі з описаних способів не можна назвати повноцінним перетворенням, деякі з них цілком гідні. Слід зазначити, що ідеального способу реалізації завдання не існує, користувач повинен вибрати той, який буде для нього оптимальним.
Перетворення Word в Excel за допомогою онлайн-сервісів
Величезною перевагою онлайн-сервісів є те, що ви можете виконати конвертацію всього за кілька хвилин, і для цього не потрібно встановлювати складне програмне забезпечення на вашому комп'ютері. Причому це можна зробити на абсолютно будь-якому смарт-пристрої, від звичайного комп'ютера до смартфонів і планшетів під управлінням будь-якої операційної системи. Є багато різних послуг. Кожен з них має аналогічний функціонал. Ми опишемо механіку дій за допомогою інструменту Convertio, але ви можете використовувати будь-який подібний. Послідовність дій така:
- Відкрити браузер. Оптимально використовувати той, який працює на базі движка Chromium.
- Перейти на сторінку https://convertio.co/en/
- Передайте файл в програму. Це можна зробити кількома способами:
- Натисніть безпосередньо на кнопку «З комп'ютера» і виберіть файл так само, як і в будь-якій іншій програмі.
- Перетягніть файл з папки в програму стандартним рухом миші.
- Отримайте файли з Google Drive або служби Dropbox.
- Для завантаження файлу скористайтеся прямим посиланням.
- Ми будемо використовувати перший спосіб. Натисніть на кнопку «З комп'ютера» і відкриється діалогове вікно, в якому потрібно вибрати файл, який нас цікавить.
- Після того, як ми вибрали документ, який потрібно конвертувати у формат Excel, програма запропонує вам безпосередньо вибрати тип файлу, у який потрібно конвертувати. Потрібно натиснути на це меню та вибрати відповідний тип у меню або скористатися пошуком.
- Після того, як усі налаштування зроблені, натисніть помаранчеву кнопку «Перетворити», яка запускає цей процес.
Залишилося тільки завантажити цей файл так само, як і будь-яке інше завантаження з інтернету.
Перетворення Word на Excel за допомогою програм сторонніх розробників
Як правило, такі онлайн-сервіси мають обмеження на кількість файлів, які можна обробити за певний час. Якщо вам необхідно регулярно конвертувати файли в табличний формат, рекомендується встановити на комп’ютер спеціалізоване програмне забезпечення. Одним із таких інструментів є Abex Word to Excel Converter. Його інтерфейс інтуїтивно зрозумілий. Тому цю програму легко освоїти. Після того, як ми його відкриємо, перед нами з'явиться ось таке вікно.
Нам потрібно натиснути кнопку «Додати файли», і перед нами відкриється таке ж вікно, як і в попередньому способі. Після вибору файлу нам потрібно встановити формат вихідного файлу внизу вікна. При бажанні ви також можете налаштувати папку, в яку він буде збережений. Доступне перетворення на старий і новий тип файлу. Після вказівки налаштувань натисніть «Конвертувати».
Залишилося тільки відкрити файл після завершення конвертації.
Перетворення Word на Excel за допомогою Advanced Copy
Цей спосіб дає можливість вручну конвертувати формат Word у формат Excel і при цьому попередньо налаштувати кінцеве відображення даних. Послідовність дій така:
- Відкрийте необхідний файл.
- Натисніть кнопку, щоб відобразити недруковані символи.
- Видалити пусті абзаци. Їх добре видно після включення відображення недрукованих символів.
- Збережіть файл як звичайний текст.
- У вікні, що з’явилося, натисніть «ОК» і відкрийте Excel.
- Після цього через меню «Файл» Excel відкрийте збережений текстовий файл.
- Далі за допомогою майстра імпорту тексту виконуємо дії, які пропонує програма. Користувач може попередньо переглянути таблицю. Після виконання необхідних налаштувань натисніть кнопку «Готово».
Текстовий файл тепер у форматі електронної таблиці. 
Перетворення Word в Excel шляхом простого копіювання
Основна складність при перетворенні одного формату в інший полягає в істотних відмінностях в структурі. Якщо ви спробуєте скопіювати дані з текстового документа в електронну таблицю, кожен абзац буде розміщено в окремому рядку, що не завжди зручно. Так, і на подальше форматування може знадобитися додатковий час і зусилля. Однак цей спосіб теж можливий. Для того, щоб реалізувати цей метод, необхідно зробити наступне:
- Відкрийте документ, який нам потрібно перетворити в Excel.
- Виділіть весь текст, натиснувши комбінацію клавіш Ctrl + A.
- Після цього скопіюйте цей текст. Це можна зробити за допомогою комбінації клавіш Ctrl+C, контекстного меню або знайшовши спеціальну кнопку на панелі інструментів.
- Далі відкриваємо нову таблицю Excel і клацаємо по комірці, в яку ми вставляємо цей текст. Це також можна зробити трьома способами: за допомогою комбінації клавіш Ctrl + V, великої кнопки в самій лівій частині вкладки «Головна» або натисканням спеціальної кнопки в контекстному меню.
- Після цього передачу тексту можна вважати успішною. Ми бачимо, що, як і очікувалося, кожен наступний абзац починається з окремого рядка. Далі вам потрібно відредагувати цей текст відповідно до ваших потреб.
Звичайно, найзручнішим способом є використання спеціальних онлайн-сервісів. Але кожна просунута людина знає всі можливі способи і вибирає той, який підходить для конкретної ситуації.