На дистанції в Університеті практичної психології ми працюємо над різними методами самоорганізації та підвищення ефективності. У тому числі як правильно розставляти пріоритети.
Навіщо розставляти пріоритети.
Перша причина очевидна: спочатку зробити найважливіше. Друга причина менш очевидна: щоб у будь-який момент ви точно знали, яким бізнесом зараз займаєтеся. Щоб не було вибору, тому що саме в момент вибору починаються метання, відмовки, думки на кшталт «Треба зайти попити чаю» і так далі.
Геть метання, розставте пріоритети.
Хочу поділитися з вами своїм авторським способом розстановки пріоритетів, про цей спосіб ви більше ніде не прочитаєте. На мій погляд, це найефективніший спосіб розставляти пріоритети, але він має один недолік. Потрібні знання вищої математики для другого класу, а точніше вміння множити і ділити.
Тож уявіть собі це ти маєш список справ. Дозвольте мені накидати приклад:
- Зняти відео для сайту
- Замовити комп'ютерний стіл
- Відповідайте на термінові електронні листи
- Розібрати коробку в шафі
Ну ось приблизно такий список мною був знятий зі стелі. Далі ми оцінимо значимість кожного випадку. Значимість буде складатися з трьох параметрів:
- Значення Наскільки важливо це робити? Чи станеться щось жахливе, якщо ви вирішите не робити цього взагалі? Скільки залежить від його реалізації?
- Актуальність — Як швидко це має бути зроблено? Кинути все і просто зробити це? Або якщо ви робите це протягом тижня, це нормально?
- складність — Скільки триватиме ця робота? Чи потрібно мені вести переговори та взаємодіяти з іншими людьми, щоб це зробити? Наскільки він емоційно і морально простий чи, навпаки, складний і неприємний?
Оцініть усі випадки за цими трьома параметрами за шкалою від 1 до 10 у порядку важливості-терміновості-складності. Зрештою, ви отримаєте щось на зразок цього:
- Зняти відео для сайту 8 6 7
- Замовити комп'ютерний стіл 6 2 3
- Відповідь на термінові електронні листи 7 9 2
- Розібрати коробку в шафі 2 2 6
Отже, всі справи оцінюються за трьома критеріями Важливість-Терміновість-Складність, але поки що розставити пріоритети не вийде, бо досі не зрозуміло, які справи поставити на перше місце, важливі чи термінові? А може, спочатку найпростіші, щоб швидко впоратися і не відволікати?
Розставляти пріоритети припускаємо кінцеве значення кожного випадку.
Важливість = Важливість * Терміновість / Складність
Помножте важливість на терміновість і поділіть на складність. Таким чином, на самому верху ми матимемо речі дуже важливі та дуже термінові, але дуже прості. Ну, навпаки. І тоді наш список буде таким:
- Зняти відео для сайту 8 * 6 / 7 = 6.9
- Замовити комп'ютерний стіл 6 * 2 / 3 = 4.0
- Відповідь на термінові листи 7 * 9 / 2 = 31.5
- Розбираємо ящик в шафі 2 * 2 / 6 = 0.7
Для розрахунку використовував калькулятор і округлив значення до десятих, такої точності буде цілком достатньо. Отже, тепер ми бачимо, як легко розташувати речі в порядку пріоритету:
- Відповідь на термінові листи 31.5
- Зробити відео для сайту 6.9
- Замовити комп'ютерний стіл 4.0
- Демонтувати коробку в шафі 0.7
Найкраще в цій процедурі те, що вона не вимагає складних рішень, є готовий алгоритм, який завжди правильно розставить пріоритети. Тоді ваше завдання лише адекватно оцінити важливість, терміновість і складність справи техніка бере верх.
Розставте таким чином пріоритети зі списком, який ви зробили в попередньому завданніщоб переконатися, що він не тільки простий, але й що остаточний список цілком адекватний. На перших місцях ті речі, які дійсно розумно робити в першу чергу.