Після створення звідної таблиці іноді буває зручно і корисно групувати дані в цікавому нас діапазоні та з потрібним кроком. При групуванні можливі кілька варіантів. Розглянемо для затравки ось таку таблицю в якості джерела даних:
Одна строка в цій базі даних — одна продажа, т.е. повністю описує одну частину (що, коли і по якій ціні).
Приклад 1. Группировка чисел
Необхідно побудувати звіт, з якого було б понятно — на яких саме товарах (дешевих або дорогих) ми робимо основний оборот. Для початку будуємо звичайну звідну таблицю, помістивши в область рядок поле ціна, в області даних — Ціна замовлення:
Тепер щелкаем правою кнопкою миші по ціні (область рядка) і вибираємо з контекстного меню команди Group (група). У розділі Excel 2000-2003 знаходиться ця команда Група і структура (Згрупувати та показати деталі) контекстного меню:
У підсумку з'явиться наш основний інструмент — діалогове вікно групування даних у вихідній таблиці:
У вікні можна задати початкове і кінцеве значення цікавить нас інтервалу і кроку зміни. Особливу увагу хочу звернути на флажки зліва від слів «начиная с» і «по» — ці флажки відносяться до слова «Авто» і вказують, що Excel буде сам вибирати інтервал (дизайнера вікна напінати за таким зручним інтерфейсом, самі знаєте, що) . Для визначеності введемо початкове значення рівне нулю, кінцеве 270 (самий дорогий наш товар коштує 263,5$) і задим крок 30, т.е. вікно должно виглядати так:
Натиснувши на OK Excel групує товари з цінами в заданому інтервалі та відображає підсумкову видачу за кожним інтервалом:
Тепер ясно видно, що (в цьому прикладі) найбільшу виручку нам дають товари з ціною до 60 доларів. «Хочешь бути богатым — работай для бедных!» как говорил Рональд Макдональд.
Приклад 2. Группировка дат
Необхідно підсчитати суммарну виручку за кожен місяць (квартал) 2006 року, використовуючи дані з нашої вихідної таблиці.
Строим просту сводную, поместив Дата заказу до області ліній, і Стоимость заказа в області даних:
Дати у вихідній таблиці отримуються за умовчанням з тим же кроком, що і був у вихідній, т.е. с шагом в один день. Щелкаем по будь-якій даті правою кнопкою миші і вибираємо команду Group (група). У вікні групування задаємо наступні параметри:
Натиснувши на OK Excel групує дати з кроком місяці та квартали, і ми отримуємо ось такий гарний звіт:
Приклад 3. Произвольная группировка
На самому деле групувати в зведених таблицях можна практично все, а не тільки числа або текст, як це може відображатися після двох попередніх прикладів. Группировка може бути абсолютно довільною і вироблятися навіть з текстовими даними. Якщо виділити у вихідній таблиці кілька значень в області рядків або столбців і натиснути на них правою кнопкою миші, то можна скористатися командою групування також, як і в попередніх прикладах:
… і згрупувати товари (попередньо перетащивши їх мишкою у вихідну таблицю в сусідні рядки) в одну кучку:
У створеній групі можна легко присвоїти будь-яке ім’я, просто ввівши його з клавіатури:
- Що таке свідкові таблиці, як їх створювати
- Налаштування обчислень у зведених таблицях
- Построение сводной по нескольким диапазонам данных с различными листами
- Незалежне групування зведених таблиць