зміст
Часто користувач Excel стикається з необхідністю заповнення клітинок даними, розташованими в певній логічній послідовності. Або, наприклад, спрогнозувати, яким буде значення певного показника до конкретного моменту, якщо поточна тенденція збережеться. Тепер для всього цього не потрібно знати десятки формул. Досить пари кліків мишею, і проблема вирішена. Це все завдяки автозаповненню.
Ця функція вражає своєю зручністю. Наприклад, він дозволяє швидко перерахувати календарні місяці або зробити так, щоб відображалися тільки 15 і останній день кожного місяця (наприклад, в бухгалтерських звітах).
Як ви можете скористатися цією чудовою функцією?
У нижньому правому куті є квадрат, перетягуючи його, ви можете продовжити ряд значень, в яких є певна закономірність. Наприклад, якщо перший день - понеділок, то, виконавши цю просту операцію, ви можете поставити значення в наступних рядках: вівторок, середа, четвер, п'ятниця і так далі.
Якщо в комірці є набір значень, як-от 1,2,4, тоді, вибравши їх усі та перетягнувши поле вниз, ви можете продовжити числові ряди до 8, 16, 32 і так далі. Це дозволяє значно скоротити часові витрати.
Таким же чином створюється список назв місяців.
А ось як виглядає використання автозаповнення для арифметичної прогресії. У нашому прикладі ми використовуємо дві комірки зі значеннями 1,3 відповідно, а потім автозаповнення продовжує ряд чисел.
Причому прийом буде працювати, навіть якщо номер буде всередині тексту. Наприклад, якщо ви напишете «1 квартал» і перетягнете поле вниз, ви отримаєте наступне.
Власне, це все те, що вам потрібно знати. Але якщо ви хочете більш професійно оволодіти навичками роботи з Excel, можете ознайомитися з деякими фішками і хитрощами.
Використання списку даних автозаповнення
Звичайно, Excel не може скласти список місяців або днів тижня. Припустимо, у нас є список міст, де наша компанія створила сервісні центри. Спочатку вам потрібно записати повний список у пункті «Змінити списки», доступ до якого можна отримати через послідовність меню Файл – Параметри – Додатково – Загальні – Редагувати списки.
Далі з'явиться вікно зі списком списків, які вбудовані в Excel автоматично.
Їх тут небагато. Але це непорозуміння можна легко виправити. Для цього є праворуч вікно, в якому записана правильна послідовність значень uXNUMXbuXNUMXbis. Запис можна здійснювати двома способами як через коми, так і в стовпчик. Якщо даних багато, їх можна імпортувати. Таким чином можна заощадити багато часу.
Що для цього потрібно? Спочатку вам потрібно створити список міст десь у документі, а потім просто зробити посилання на нього в полі нижче.
Тепер список створено, і його можна використовувати для заповнення всіх інших клітинок.
Окрім списків у текстовому форматі, Excel дає можливість створювати числові послідовності, а також список дат, упорядкованих за певним шаблоном. На самому початку цього матеріалу був наведений один із способів його використання, але це примітивний рівень. Ви можете використовувати цей інструмент більш гнучко, як справжній ас.
Спочатку вибираємо необхідні значення послідовності (одне або кілька) разом з частиною діапазону, яка буде використовуватися для списку. Далі на верхній панелі знаходимо кнопку «Заповнити» і в меню, що з'явилося, натискаємо на кнопку «Прогрес».
Далі з'являється вікно з налаштуваннями.
У його лівій частині знаходяться перемикачі, за допомогою яких можна задати розташування майбутньої послідовності: по рядках або стовпцях. У першому випадку список піде вниз, а в другому — праворуч.
Безпосередньо праворуч від налаштування розташування розташована панель, де можна вибрати тип числової послідовності. Є кілька варіантів на вибір:
- Арифметика. Значення в кожній наступній комірці на певне число більше попереднього. Його значення визначається вмістом поля «Крок».
- Геометричний. Кожне наступне значення в кілька разів більше попереднього. Скільки саме залежить від того, який крок вказав користувач.
- дати. За допомогою цієї опції користувач може створити послідовність дат. При виборі цього типу активуються додаткові налаштування одиниці вимірювання. Вони враховуються при складанні черговості: день, робочий день, місяць, рік. Отже, якщо вибрати пункт «робочий день», то вихідні не потраплять у список.
- Автозаповнення. Ця опція схожа на перетягування нижнього правого кута. Простіше кажучи, Excel самостійно вирішує, чи потрібно продовжувати числовий ряд або краще скласти довший список. Якщо заздалегідь вказати значення 2 і 4, то наступні будуть містити числа 6, 8 і так далі. Якщо перед цим ви заповните більше клітинок, то буде використана функція «лінійна регресія» (це дуже цікава опція, яка дозволяє будувати прогноз на основі наявного тренду).
У нижній частині цього діалогового вікна, як ви вже бачите, є два параметри: розмір кроку, про який йшлося вище, і граничне значення.
Після виконання всіх операцій необхідно натиснути кнопку «ОК». Таким же чином створюється список робочих днів за певний період (наприклад, до 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). І користувачеві не потрібно робити величезну кількість непотрібних рухів!
Ось і все, налаштування завершено. Тепер давайте розглянемо деякі більш професійні методи автозаповнення.
За допомогою миші
Це найзручніший спосіб автозаповнення, що дозволяє елегантно виконувати навіть найскладніші операції. Є два варіанти його використання: за допомогою лівої або правої кнопки миші. Наприклад, завдання скласти список чисел, розташованих у порядку зростання, де кожне наступне значення збільшується на одиницю. Зазвичай для цього в першу клітинку вводять одиницю, а в другу - двійку, після чого перетягують квадратик в правому нижньому кутку. Але досягти цієї мети можна й іншим способом – просто заповнивши першу клітинку. Потім потрібно перетягнути його вниз з правого нижнього кута. Після цього з'явиться кнопка у вигляді квадрата. Потрібно клацнути по ньому і вибрати пункт «Заповнити».
Ви також можете скористатися функцією «Заповнити лише формати», за допомогою якої можна розширити лише формати клітинок.
Але є більш швидкий спосіб: утримуючи кнопку Ctrl, перетягуйте комірку паралельно.
Правда, він підходить тільки для автозаповнення послідовностей чисел. Якщо ви спробуєте зробити цей трюк з даними іншого типу, то значення uXNUMXbuXNUMXb будуть просто скопійовані в наступні комірки.
Є спосіб прискорити виклик контекстного меню. Для цього перетягніть поле, утримуючи праву кнопку миші.
Потім з'явиться набір команд. Отже, ви можете викликати діалогове вікно з додатковими параметрами автозаповнення, натиснувши на пункт меню «Прогресія». Але є одне обмеження. Максимальна довжина послідовності в цьому випадку буде обмежена останньою коміркою.
Щоб автозаповнення здійснилося до потрібного значення (конкретного числа або дати), необхідно натиснути праву кнопку миші, попередньо навівши курсор на поле, і перетягнути маркер вниз. Потім курсор повертається. І останній крок - відпустити мишку. В результаті з’явиться контекстне меню з налаштуваннями автозаповнення. Виберіть прогресію. Тут виділена тільки одна комірка, тому в налаштуваннях потрібно вказати всі параметри автозаповнення: напрямок, крок, граничне значення і натиснути кнопку ОК.
Особливо цікавою функцією Excel є лінійна та експоненціальна апроксимація. Він дає можливість побудувати прогноз того, як будуть змінюватися значення, виходячи з існуючої закономірності. Як правило, для складання прогнозу потрібно використовувати спеціальні функції Excel або проводити складні обчислення, в яких підставляють значення незалежної змінної. Продемонструвати цей приклад на практиці набагато легше.
Наприклад, є динаміка показника, значення якого збільшується на одне і те ж число кожен період.
Набагато простіше зрозуміти, як прогнозуються значення при лінійному тренді (коли кожен наступний показник збільшується або зменшується на певне значення). Для цього підійдуть стандартні функції Excel, але для більшої наочності краще намалювати графік, який відображає лінію тренду, рівняння функції та очікуване значення.
Щоб дізнатися, яким буде прогнозований показник в чисельному вираженні, при розрахунку потрібно взяти за основу рівняння регресії (або безпосередньо скористатися формулами, вбудованими в Excel). В результаті виникне маса дій, які не кожен може зрозуміти з самого початку.
Але лінійна регресія дозволяє повністю відмовитися від складних формул і побудови графіків. Просто використовуйте автозаповнення. Користувач отримує ряд даних, на основі яких робиться прогноз. Цей набір комірок виділяється, потім натискається права кнопка миші, якою потрібно перетягнути діапазон на потрібну кількість комірок (в залежності від відстані точки в майбутньому, для якої розраховується прогнозоване значення). З'явиться контекстне меню, де потрібно вибрати пункт «Лінійна апроксимація». Ось і все, виходить прогноз, який не вимагає особливих математичних навичок, побудови графіків або виведення формул.
Якщо показники збільшуються протягом кожного періоду часу на певний відсоток, то мова йде про експоненціальному зростанні. Наприклад, прогнозування динаміки епідемії чи передбачення відсотків за банківським вкладом базується саме на такій закономірності.
Немає більш ефективного методу прогнозування експоненціального зростання, ніж той, який ми описали.
Використання миші для автозаповнення дат
Часто виникає необхідність збільшити вже наявний список дат. Для цього береться деяка дата і перетягується за правий нижній кут лівою кнопкою миші. З'являється квадратний значок, де можна вибрати спосіб заповнення.
Наприклад, якщо бухгалтер використовує таблицю, йому підійде варіант «будні». Також цей пункт знадобиться будь-яким іншим фахівцям, яким доводиться будувати щоденні плани, наприклад, HR.
А ось ще один варіант, як реалізувати автоматичне заповнення дат мишкою. Наприклад, компанія повинна виплачувати зарплату 15 числа і в останній день місяця. Далі потрібно ввести дві дати, розтягнути їх і вибрати спосіб заповнення «по місяцях». Це можна зробити, клацнувши лівою кнопкою миші по квадратику в правому нижньому куті, або за допомогою правої кнопки з наступним автоматичним викликом контекстного меню.
важливо! Залишається 15 число, незалежно від місяця, а останнє – автоматично.
За допомогою правої кнопки миші ви можете регулювати прогрес. Наприклад, складіть список робочих днів цього року, які ще будуть до 31 грудня. Якщо ви використовуєте автозаповнення правою кнопкою миші або через меню, яке відкривається через квадрат, то є опція «Миттєве заповнення». Вперше цю функцію розробники передбачили в Excel 2013. Необхідно, щоб клітинки заповнювалися за певним шаблоном. Це дозволить вам заощадити багато часу.
Висновки
Власне, це все. Автозаповнення — це дуже корисна функція, яка допомагає автоматизувати багато робочих процесів і робити прогнози на основі шаблонів. Ніяких додаткових формул і розрахунків не потрібно. Досить натиснути пару кнопок, і результати з'являться як помахом чарівної палички.