зміст
Вранці потрібно скласти список завдань, розставити пріоритети… І це все, успішний день нам забезпечений? На жаль, немає. Адже ми не завжди розуміємо, як відрізнити головне від другорядного, важливе від термінового. Нам також важко зосередитися. Бізнес-тренер розповідає, як це виправити.
«На жаль, ситуації, коли мені вдається поставити свої пріоритети на перший план, є радше нормою, ніж винятком. Я намагаюся планувати свої завдання на день, виділяючи головне, але в кінці дня відчуваю себе повністю виснаженим, тому що мене відволікають дзвінки, дрібна плинність кадрів і зустрічі. Найважливіші завдання продовжують відкладатися, а грандіозні плани на рік залишаються записаними на папірцях. Що ви можете зробити, щоб допомогти собі?» — запитує Ольга, 27 років.
Я часто зустрічаю подібний запит на тренінгах з управлінської ефективності. Основною причиною проблеми клієнти вважають відсутність пріоритетів. Але насправді вони є, просто людина не дуже на них зосереджується.
І перший крок у вирішенні цього питання – вибір правильного інструменту для роботи над вашою концентрацією. Він повинен точно відповідати вашим особистим характеристикам: необхідно враховувати умови вашої роботи та місця проживання.
Для початку можна скористатися кількома народними методами, які давно визнані ефективними. Намагаюся рекомендувати їх клієнтам, з якими ми тільки починаємо працювати.
Перший підхід: зрозуміти критерії оцінювання
Спочатку дайте відповідь на запитання: які критерії ви використовуєте, коли розставляєте пріоритети? Найпоширенішою відповіддю є критерій «терміновість». З ним усі справи шикуються в ряд залежно від терміну. І тільки після цього в отриманий «віртуальний конструктор» вбудовуємо нові завдання, відсуваючи далеко назад ті, які можна виконати пізніше.
Які недоліки цього підходу? У списку сьогоднішніх пріоритетів має бути не тільки те, що завтра втратить актуальність, тобто термінове, але й те, що ми абстрактно називаємо «важливим». Це те, що рухає нас до досягнення мети, або усуває серйозні перешкоди на шляху до неї.
І тут багато хто робить помилку, підмінюючи критерії. Лаконічно це можна висловити так: «Це дуже терміново, тому що це дуже важливо!» «Це дуже важливо, тому що кінцевий термін завтра!» Але якщо у вашому списку пріоритетів на день немає завдань, які ведуть до досягнення значущих для вас цілей, вам необхідно ретельно проаналізувати свій список справ.
Вам необхідно вирішити, за якими критеріями ви визначаєте «терміновість» і «важливість» завдань і чи змішуєте ви ці два поняття.
Другий підхід: визначте три категорії пріоритетів
Як відомо, горизонти планування бувають різними. Якщо ми розглядаємо горизонт планування в один день, то краще діяти так:
- Встановіть один головний пріоритет на день. Це те завдання, на яке ви сьогодні витратите максимум часу та сил;
- Визначте три-чотири речі, на які ви сьогодні витратите найменше часу та зусиль. Краще, якщо ви запишете, скільки часу (п'ять хвилин, десять хвилин) плануєте витратити на ту чи іншу справу. Це стане вашим «останнім пріоритетним» списком.
- У третю категорію потрапить те, що можна назвати «випадками принципу залишку». Вони будуть виконані, якщо на них залишиться вільний час. Але якщо вони залишаться нереалізованими, це ні на що не вплине.
Тут постає питання: «Як не витрачати максимум енергії на «останнє», несвідомо відкидаючи «головне»? Відповісти на нього допоможе третій підхід.
Третій підхід: використовуйте режим повільного часу
Більшу частину свого робочого часу ми проводимо в режимі «швидкого часу». Нам доводиться брати участь у рутинних процесах і обробляти величезну кількість інформації.
«Повільний час» — найефективніший спосіб припинити рутину «бігання в колесі». Це усвідомлений погляд на себе і відправна точка для пошуку відповідей на питання: «Що я роблю? Для чого? Чого я не роблю і чому?
Щоб цей метод працював найкраще, дотримуйтеся цих трьох вказівок:
- Введіть у свій розпорядок дня певний ритуал. Це має бути повторювана діяльність протягом дня, яка переведе вас у режим «повільного часу». Це може бути і перерва на чай, і звичайні присідання. Ритуал повинен займати не більше 5 хвилин і дозволяти вам усамітнитися. І, звичайно, принести вам радість і задоволення — тоді не відкладете на завтра.
- Майте на увазі, що «повільний час» — це не просто час для насолоди, а й можливість збільшити своє задоволення від режиму «швидкий час». І задайте собі три питання: «Якого результату я повинен досягти сьогодні?», «Який наступний маленький крок до цього результату мені потрібно зробити?», «Що мене від цього відволікає і як не відволікатися?» Ці запитання допоможуть вам пам’ятати про головні цілі. А планування наступних маленьких кроків стане відмінною профілактикою прокрастинації.
- Використовуйте режим повільного часу два-чотири рази на день. Чим частіше і сильніше на вас впливають фактори зовнішнього світу, тим частіше слід переходити в цей режим. Трьох питань і пари хвилин на сеанс буде достатньо. Головний критерій, щоб це приносило вам задоволення. Але пам’ятайте: використовувати техніку рідше одного разу на день – це зовсім не практикувати її.