зміст
У цьому невеликому уроці ви знайдете багато корисної інформації про відсотковий формат в Excel. Ви дізнаєтеся, як змінити формат існуючих даних на Відсоток, як налаштувати відображення відсотків у клітинці, а також як автоматично змінити числа на відсотки при ручному введенні.
У Microsoft Excel відображати значення у відсотках дуже просто. Для цього виділіть одну або кілька комірок і натисніть кнопку Процентний стиль (відсотковий формат) у розд Номер (Число) вкладок Головна (Дім):
Ви можете зробити це ще швидше, натиснувши комбінацію клавіш Ctrl+Shift+%. Excel буде нагадувати вам про цю комбінацію кожного разу, коли ви наводите курсор на кнопку. Процентний стиль (формат у відсотках).
Так, Відсотковий формат в Excel можна встановити в один клік. Але результат буде істотно відрізнятися в залежності від того, застосовуєте ви форматування до існуючих значень або порожніх клітинок.
Відформатуйте наявні значення у відсотках
Коли ви звертаєтесь Відсотковий формат Для клітинок, які вже містять числові значення, Excel множить ці значення на 100 і додає в кінці знак відсотка (%). З точки зору Excel, це правильно, оскільки 1% - це, по суті, одна сота.
Однак іноді це призводить до несподіваних результатів. Наприклад, якщо клітинка A1 містить число 20 і ви застосовуєте до цієї клітинки Відсотковий формат, то в результаті ви отримаєте 2000%, а не 20%, як напевно хотіли.
Як запобігти помилці:
- Якщо комірка у вашій таблиці містить числа у звичайному числовому форматі, і вам потрібно їх перетворити Відсоток, спочатку розділіть ці числа на 100. Наприклад, якщо ваші вихідні дані записані в стовпці A, ви можете ввести формулу в клітинку B2 = A2 / 100 і скопіюйте його в усі необхідні клітинки стовпця B. Далі виділіть весь стовпець B і застосуйте до нього Відсотковий формат. Результат має бути приблизно таким:
Потім ви можете замінити формули в стовпці B значеннями, потім скопіювати їх у стовпець A і видалити стовпець B, якщо він вам більше не потрібен. - Якщо вам потрібно лише перетворити деякі значення у відсотковий формат, ви можете ввести їх вручну, розділивши число на 100 і записавши його як десяткову дробу. Наприклад, щоб отримати значення 28% у комірці A2 (див. малюнок вище), введіть число 0.28, а потім застосуйте до нього Відсотковий формат.
Потім ви можете замінити формули в стовпці B значеннями, потім скопіювати їх у стовпець A і видалити стовпець B, якщо він вам більше не потрібен.Застосувати відсотковий формат до порожніх клітинок
Ми побачили, як змінюється відображення вже наявних даних в електронній таблиці Microsoft Excel, коли ви змінюєте простий числовий формат на Відсоток. Але що буде, якщо ви спочатку звернетеся до клітини Відсотковий формат, а потім ввести в нього число вручну? Тут Excel може поводитися інакше.
- Будь-яке число, що дорівнює або перевищує 1, буде просто записане зі знаком %. Наприклад, число 2 буде записано як 2%; 20 – як 20%; 2,1 – як 2,1% і так далі.
- Числа, менші за 1, написані без 0 ліворуч від коми, будуть помножені на 100. Наприклад, якщо ви введете ,2 у клітинку з відсотковим форматуванням, у результаті ви побачите значення 20%. Однак якщо друкувати на клавіатурі 0,2 в тій же комірці значення буде записано як 0,2%.
Показуйте числа у відсотках одразу під час введення
Якщо ви введете число 20% (зі знаком відсотка) у клітинку, Excel зрозуміє, що ви хочете записати значення у відсотках, і автоматично змінить формат клітинки.
Важливе повідомлення!
Використовуючи відсоткове форматування в Excel, пам’ятайте, що це не що інше, як візуальне представлення фактичного математичного значення, яке зберігається в клітинці. Насправді відсоткове значення завжди зберігається як десяткове число.
Іншими словами, 20% зберігається як 0,2; 2% зберігається як 0,02 і так далі. Коли виконуються різні обчислення, Excel використовує ці значення, тобто десяткові дроби. Майте це на увазі під час формулювання формул, які посилаються на комірки з відсотками.
Щоб побачити реальне значення, що міститься в клітинці, яка має Відсотковий формат:
- Клацніть по ньому правою кнопкою миші та виберіть у контекстному меню Формат ячеек або натисніть комбінацію Ctrl + 1.
- У діалоговому вікні, що з’явиться Формат ячеек (Формат комірки) подивіться на область зразок Вкладка (Зразок). Номер (Номер) у категорії Загальне (Загальний).
Хитрощі при відображенні відсотків в Excel
Здається, що обчислення та відображення даних у відсотках є одним із найпростіших завдань, які ми виконуємо з Excel. Але досвідчені користувачі знають, що це завдання не завжди так просто.
1. Встановіть на дисплеї потрібну кількість знаків після коми
Коли Відсотковий формат застосовуючи до чисел, Excel 2010 і 2013 відображає їх значення, округлені до цілого числа, і в деяких випадках це може ввести в оману. Наприклад, установіть відсотковий формат для порожньої комірки та введіть у комірку значення 0,2%. Що сталося? Я бачу в таблиці 0%, хоча точно знаю, що має бути 0,2%.
Щоб побачити реальне значення, а не округлене, потрібно збільшити кількість знаків після коми, які має показувати Excel. Для цього:
- Відкрийте діалогове вікно Формат ячеек (Відформатувати комірки) за допомогою контекстного меню або натиснути комбінацію клавіш Ctrl + 1.
- Виберіть категорію Відсоток (Відсоток) і встановіть кількість десяткових знаків, що відображаються в клітинці, як вам потрібно.
- Коли все буде готово, натисніть OKщоб зміни вступили в силу.
2. Виділіть негативні значення за допомогою форматування
Якщо ви хочете, щоб від’ємні значення відображалися інакше, наприклад, червоним шрифтом, ви можете встановити спеціальний формат чисел. Знову відкрити діалогове вікно Формат ячеек (Відформатувати клітинки) і перейти на вкладку Номер (Номер). Виберіть категорію виготовлений на замовлення (Усі формати) і введіть у полі тип один із таких рядків:
- 00%;[Рed]-0.00% or 00%; [Червоний] -0,00% — відображати від’ємні відсоткові значення червоним кольором і показувати 2 знаки після коми.
- 0%; [Червоний] -0% or 0%; [Красонний]-0% — відображати негативні відсоткові значення червоним кольором і не показувати значення після коми.
Ви можете дізнатися більше про цей метод форматування в довіднику Microsoft, у темі про відображення чисел у відсотковому форматі.
3. Відформатуйте негативні відсоткові значення в Excel за допомогою умовного форматування
У порівнянні з попереднім способом умовне форматування в Excel є більш гнучким методом, який дозволяє задати будь-який формат для клітинки, що містить від’ємне відсоткове значення.
Найпростіший спосіб створити правило умовного форматування — зайти в меню Умовне форматування > Правила виділення комірок > Менш (Умовне форматування > Правила виділення клітинок > Менше…) і введіть 0 у полі Відформатуйте комірки з значенням МЕНШЕ (Відформатувати комірки, які МЕНШЕ)
Далі у випадаючому списку можна вибрати один із запропонованих стандартних варіантів або натиснути Спеціальний формат (Користувацький формат) у кінці цього списку та налаштуйте всі деталі формату комірки на свій розсуд.
Ось декілька варіантів роботи Відсотковий формат даних відкриває Excel. Сподіваюся, що знання, отримані на цьому уроці, позбавлять вас від зайвого головного болю в майбутньому. У наступних статтях ми глибше заглибимося в тему відсотків у Excel. Ви дізнаєтеся, які методи можна використовувати для розрахунку відсотків у Excel, вивчите формули для розрахунку відсоткової зміни, відсотка від загальної суми, складних відсотків тощо.
Залишайтеся з нами та приємного читання!