Створення діаграми Парето в Excel

Принцип Парето, названий на честь італійського економіста Вільфредо Парето, говорить про це 80% проблем можуть бути викликані 20% причин. Принцип може бути дуже корисною або навіть рятівною інформацією, коли потрібно вибрати, яку з багатьох проблем вирішити першою, або якщо усунення проблем ускладнюється зовнішніми обставинами.

Наприклад, вас щойно попросили очолити команду, яка зазнає труднощів у роботі над проектом, щоб направити їх у правильному напрямку. Ви запитуєте членів команди, які були їхні основні перешкоди в досягненні цілей і цілей. Вони складають список, який ви аналізуєте та з’ясовуєте основні причини кожної з проблем, з якими зіткнулася команда, намагаючись побачити спільне.

Усі виявлені причини неполадок упорядковані за частотою їх виникнення. Дивлячись на цифри, ви виявите, що відсутність комунікації між виконавцями проекту та зацікавленими сторонами є основною причиною 23 основних проблем, з якими стикається команда, тоді як другою найбільшою проблемою є доступ до необхідних ресурсів (комп’ютерних систем, обладнання тощо). .). .) призвело лише до 11 асоційованих ускладнень. Інші проблеми поодинокі. Зрозуміло, що, вирішивши комунікаційну проблему, можна усунути величезний відсоток проблем, а вирішивши проблему доступу до ресурсів, можна усунути майже 90% перешкод на шляху команди. Ви не тільки зрозуміли, як допомогти команді, ви щойно провели аналіз Парето.

Виконання всієї цієї роботи на папері, ймовірно, займе певний час. Процес можна значно прискорити за допомогою діаграми Парето в Microsoft Excel.

Діаграми Парето є комбінацією лінійної діаграми та гістограми. Вони унікальні тим, що зазвичай мають одну горизонтальну вісь (вісь категорій) і дві вертикальні осі. Діаграма корисна для встановлення пріоритетів і сортування даних.

Моє завдання — допомогти вам підготувати дані для діаграми Парето, а потім створити саму діаграму. Якщо ваші дані вже підготовлені для діаграми Парето, то можна переходити до другої частини.

Сьогодні ми розберемо проблемну ситуацію в компанії, яка регулярно компенсує витрати співробітникам. Наше завдання — з'ясувати, на що ми витрачаємо найбільше, і зрозуміти, як ми можемо скоротити ці витрати на 80% за допомогою швидкого аналізу Парето. Ми можемо дізнатися, на які витрати припадає 80% відшкодувань, і запобігти високим витратам у майбутньому, змінивши політику на використання оптових цін і обговоривши витрати на працівників.

Частина перша: Підготуйте дані для діаграми Парето

1. Упорядкуйте свої дані. У нашій таблиці є 6 категорій грошової компенсації та суми, які вимагають працівники.
2. Відсортуйте дані в порядку спадання. Перевірте, чи вибрано стовпці А и Вправильно сортувати.
3. Стовпець Сума сума (кількість витрат) розраховується за допомогою функції SUM (СУМА). У нашому прикладі, щоб отримати загальну суму, потрібно додати комірки з V3 до V8.

Гарячі клавіші: Щоб підсумувати діапазон значень, виділіть клітинку B9 і натисніть Alt+=. Загальна сума складе 12250 доларів США.

3. 
4. Створіть колонку Кумулятивна сума (накопичуваною сумою). Почнемо з першого значення 3750 XNUMX$ в камері B3. Кожне значення базується на значенні попередньої клітинки. У клітинку C4 тип = C3 + B4 і натисніть Що натомість? Створіть віртуальну версію себе у .
5. Щоб автоматично заповнити решту клітинок у стовпці, двічі клацніть маркер автозаповнення.
6. Далі створіть стовпець Кумулятивний% (кумулятивний відсоток). Для заповнення цього стовпця можна використовувати суму діапазону сума і значення зі стовпця Кумулятивна сума. У рядку формул для клітинки D3 вводити =C3/$B$9 і натисніть Що натомість? Створіть віртуальну версію себе у . символ $ створює абсолютне посилання так, що значення суми (посилання на клітинку B9) не змінюється, коли ви копіюєте формулу вниз.
7. Двічі клацніть маркер автозаповнення, щоб заповнити стовпець формулою, або клацніть маркер і перетягніть його через стовпець даних.
8. Тепер все готово, щоб почати будувати діаграму Парето!

Частина друга: Побудова діаграми Парето в Excel

1. Виберіть дані (у нашому прикладі комірки з A2 by D8).
2. прес Alt + F1 на клавіатурі, щоб автоматично створити діаграму з вибраних даних.
3. Клацніть правою кнопкою миші в області діаграми та в меню, що з’явиться, клацніть Виберіть дані (Виберіть Дані). З'явиться діалогове вікно Вибір джерела даних (Виберіть джерело даних). Виберіть лінію Кумулятивна сума і натисніть Видалення (Зняти). Потім OK.
4. Натисніть на графік і використовуйте клавіші зі стрілками на клавіатурі, щоб переміщатися між його елементами. Коли вибрано рядок даних Кумулятивний%, яка тепер збігається з віссю категорії (горизонтальною віссю), клацніть на ній правою кнопкою миші та виберіть Змініть тип діаграми для серії (Змінити тип серії діаграм). Зараз цю серію даних важко побачити, але можливо.
5. З'явиться діалогове вікно Змініть тип діаграми (Змінити тип діаграми), виберіть лінійну діаграму.
6. Отже, ми отримали гістограму і плоский лінійний графік по горизонтальній осі. Щоб показати рельєф лінійного графіка, нам потрібна ще одна вертикальна вісь.
7. Клацніть правою кнопкою миші рядок Кумулятивний% і в меню, що з’явиться, натисніть Формат ряду даних (Форматувати ряд даних). З'явиться однойменне діалогове вікно.
8. У розділі Параметри рядка (Параметри серії) виберіть Мала вісь (Вторинна вісь) і натисніть кнопку близько (Закрити).
9. З'явиться вісь відсотків, і діаграма перетвориться на повноцінну діаграму Парето! Тепер можна зробити висновки: основну частину витрат складають плата за навчання (Training Fees), обладнання (Iron) і канцтовари (Office supplies).

Маючи під рукою покрокові інструкції з налаштування та створення діаграми Парето в Excel, спробуйте це на практиці. Застосовуючи аналіз Парето, ви можете визначити найбільш суттєві проблеми та зробити значний крок до їх вирішення.