зміст
Консолідація даних — це функція Excel, завдяки якій користувачі мають можливість об’єднувати дані з кількох таблиць в одну, а також об’єднувати аркуші, що знаходяться в одному або різних файлах, в один.
Офіційні вимоги до таблиць, необхідних для завершення консолідації
Опція «Консолідувати» не працюватиме, якщо таблиці не відповідають вимогам. Для успішного завершення процедури об’єднання даних необхідно:
- перевірити таблицю на наявність порожніх рядків/стовпців і видалити їх, якщо вони є;
- використовувати однакові шаблони;
- слідкуйте за назвами колонок, вони не повинні відрізнятися.
Основні методи консолідації в Excel
При зведенні даних з різних звітів, таблиць, діапазонів одного типу в один загальний файл можна використовувати кілька різних методів. Нижче будуть розглянуті два основних методи узагальнення даних: за посадою та за категоріями.
- У першому варіанті дані у вихідних регіонах знаходяться в тому ж порядку, в якому застосовуються ідентичні мітки. Згорнути за позиціями, щоб об'єднати дані з 3-4 аркушів, які базуються на одному шаблоні, наприклад, фінансова звітність підходить для перевірки цим методом.
- У другому варіанті: дані розташовані у випадковому порядку, але мають ідентичні мітки. Консолідуйте за категоріями, щоб об’єднати дані з кількох робочих аркушів з різними макетами, але однаковими мітками даних.
Важливо! Цей спосіб має багато спільного з формуванням зведеної таблиці. Однак ви можете реорганізувати категорії у зведеній таблиці.
- Є ще третій спосіб об’єднання даних – це консолідація за допомогою формул. Правда, на практиці він використовується рідко, через те, що забирає у користувача багато часу.
Покрокова інструкція з виконання консолідації в Excel
Далі ми розглянемо найпростіший і швидкий спосіб закріплення.
Отже, як об'єднати кілька столів:
- Спочатку вам потрібно створити новий аркуш, після чого програмне забезпечення автоматично додасть його з правого боку. При необхідності ви можете перетягнути аркуш в інше місце (наприклад, в кінець списку) за допомогою лівої кнопки миші.
- Доданий аркуш вставте в клітинку, з якою збираєтеся працювати. Потім перейдіть у вкладку «Дані», знайдіть розділ «Робота з даними», натисніть на пункт «Консолідація».
- На моніторі з'явиться невелике вікно налаштувань.
- Далі вам потрібно буде вибрати відповідну функцію для об’єднання даних.
- Після вибору функції перейдіть до поля «Посилання», клацнувши в ньому. Тут вам потрібно буде виділити діапазон комірок одну за одною. Для цього спочатку перейдіть на лист з першою пластиною.
- Потім виберіть табличку разом із заголовком. Переконайтеся, що все зроблено правильно, потім натисніть на значок «Додати». До речі, ви можете самостійно оновити / змінити координати за допомогою клавіатури, але це незручно.
- Щоб вибрати діапазон із нового документа, спочатку відкрийте його в Excel. Після цього запустіть процес об'єднання в першій книзі і перейдіть до другої, виділіть в ній відповідний аркуш, а потім виділіть певну частину комірок.
- У результаті у «Списку діапазонів» буде сформовано перший запис.
- Поверніться до поля «Посилання», видаліть всю інформацію, яка в ньому міститься, потім додайте координати інших номерів до списку діапазонів.
- Поставте прапорці поруч із такими функціями: «Мітки верхнього рядка», «Значення лівого стовпця», «Створення посилань на вихідні дані».
- Потім натисніть «ОК».
- Excel виконає процедуру і створить новий документ відповідно до заданих параметрів і вибраних функцій.
У прикладі було вибрано зв’язування, тому вихідні дані було згруповано, щоб допомогти показати/приховати деталі.
Докладніше про використання діапазонів, додавання та видалення посилань
- Щоб використовувати новий діапазон для консолідації даних, вам потрібно буде вибрати опцію «Консолідувати», натиснути на поле «Посилання» та вибрати діапазон або вставити посилання. Після натискання кнопки «Додати» у списку діапазонів з’явиться посилання.
- Щоб видалити посилання, виберіть його та натисніть «Видалити».
- Щоб змінити посилання, виберіть його в списку діапазонів. Він з’явиться в полі «Посилання», де його можна оновити. Після виконаних маніпуляцій натисніть на кнопку «Додати». Потім видаліть стару версію зміненого посилання.
Консолідація даних допомагає об'єднати необхідну інформацію, яка присутня не тільки в різних таблицях і аркушах, але і в інших файлах (книгах). Процедура змішування не займає багато часу, її легко почати, використовуючи покрокову інструкцію.