зміст
Тайм-менеджмент «У мене є робота, і я потрапив у пастку марної зустрічі»
Економіст Пілар Льорет пояснює в «30-хвилинних зустрічах», як максимально оптимізувати ці робочі зустрічі
Якщо, коли вас сповіщають про нову зустріч на роботі, ви хрипите з необережністю і змиренням, щось не так. Ці робочі призначення мають бути інструментами для вдосконалення нашої професійної роботи, і часто вони зрештою стають просто марною тратою часу.
Ця ситуація – набагато більш поширена, ніж здається – була тим, що спонукало економіста Пілар Льорет, що спеціалізується на бізнесі та аналізі ризиків, писати «Зустрічі за 30 хвилин», книгу, в якій він через чіткі вказівки та поради пропонує шлях підвищення ефективності цих зустрічей, таким чином досягаючи своєї мети.
Ми поговорили з автором і попросили в неї ключі, щоб перестати витрачати час і максимально використати зустрічі, які ми змушені відвідувати:
Чому організація так важлива під час планування зустрічі?
Якщо у нас немає гарного планування та організації, цілі не будуть чіткими, ані питання для обговорення, ані доступний час... Тому ми будемо неконтрольована тривалість і ми не виправдаємо очікувань учасників. Ми можемо розчаруватися, і це буде марною тратою часу.
Які негативні наслідки може мати погано спланована зустріч, на якій бажана мета не досягнута?
На додаток до економічних витрат, відвідування погано спланованих зустрічей, на яких через 90, 60 або 30 хвилин не досягнуто висновків, породжує негативне сприйняття та розчарування серед відвідувачів. І якщо така ситуація триватиме й надалі, з часом у нас може виникнути стрес, коли ми подумаємо: «Я маю роботу, і я мушу відвідати марну зустріч».
Це також негативно позначається на думці учасників про організатора, який у більшості випадків зазвичай є начальником.
Чому 30 хвилин є оптимальним часом для тривалості зустрічі?
30 хвилин – це завдання, яке я ставлю в книзі на основі власного досвіду організації ефективних зустрічей. Очевидно є зустрічі, на які знадобиться більше часу, інші, у яких вашу мету можна досягти навіть за менший час, і, звичайно, іноді 30 або навіть 60 хвилин зустрічі можна замінити, наприклад, дзвінком або електронним листом.
Як працює фігура особи, яка приймає рішення, про яку ви говорите в книзі?
Коли ми говоримо про учасників 30-хвилинної зустрічі, це має бути зрозуміло ідеальна кількість не повинна перевищувати максимум п'яти осіб. І ваш вибір має бути правильним. Можна виділити фігури модератора, координатора, секретаря (це може бути одна особа) та учасників. У принципі, прийняття рішень на зустрічі, яка триває 30 хвилин і максимум п’ять осіб, є консенсусною і не повинна породжувати конфліктів.
Як організувати зустріч, щоб вона була максимально ефективною?
Ми можемо узагальнити в п’яти пунктах, як організувати зустріч. Перший був би визначити мету і бажаний результат зустрічі. Другий, вибрати правильних учасників. Третій є планувати зустріч; Серед іншого, скласти порядок денний, вибрати місце проведення, час початку та тривалість і надіслати його разом із ключовими документами зустрічі зацікавленим особам за достатньо часу, щоб вони могли її підготувати.
По-четверте, ми повинні враховувати дизайн конструкції зустрічей, тобто правила роботи і, звичайно, як 30 хвилин, які тривають зустрічі, структуровані за змістом. Нарешті, важливо зробити a продовження зустрічі. Переконайтеся, що всі учасники обізнані про укладені угоди та, у разі необхідності виконання будь-яких подальших дій, які завдання поставлені кожному з них і час виконання