Сортування в Excel – базова інформація

Сортування даних в Excel - дуже корисний інструмент, який дозволяє поліпшити сприйняття інформації, особливо великих обсягів. У цьому уроці ми навчимося застосовувати сортування, вивчимо основні команди, а також познайомимося з видами сортування в Excel.

Додаючи дані в Excel, дуже важливо правильно організувати інформацію на аркуші. Одним із інструментів, який дозволяє це зробити, є сортування. За допомогою сортування можна створити список контактної інформації за прізвищем, розташувати вміст таблиці в алфавітному порядку або в порядку спадання.

Типи сортування в Excel

Сортуючи дані в Excel, перше, що вам потрібно вирішити, це застосовувати сортування до всього аркуша (таблиці) чи лише до певного діапазону клітинок.

• Сортування аркуша (таблиці) організовує всі дані в одному стовпці. Коли сортування застосовується до аркуша, пов’язана інформація в кожному рядку сортується разом. У наступному прикладі стовпець Контактна особа (стовпець А) відсортовано за алфавітом.
• Сортування по діапазону впорядковує дані в діапазоні клітинок. Таке сортування може бути корисним під час роботи з аркушами Excel, що містять кілька таблиць інформації, розташованих близько одна до одної. Сортування, застосоване до діапазону, не впливає на інші дані на аркуші.

Як відсортувати аркуш (таблицю, список) в Excel

У наступному прикладі ми відсортуємо форму замовлення футболок за Моє прізвище (Колонка С) і розташуйте їх в алфавітному порядку.

1. Виберіть клітинку в стовпці, за яким потрібно виконати сортування. У нашому прикладі ми виберемо клітинку C2.
2. Натисніть дані на стрічці, а потім натисніть команду Сортування від А до Ядля сортування в порядку зростання або команда Сортувати від Я до Адля сортування в порядку спадання. У нашому прикладі ми виберемо команду Сортування від А до Я.
3. Таблиця буде відсортована за вибраним стовпцем, тобто за прізвищем.

Під час сортування таблиці або списку в Excel їх необхідно відокремити від сторонніх даних на аркуші принаймні одним рядком або стовпцем. Інакше до сортування будуть залучені сторонні дані.

Як відсортувати діапазон в Excel

У наступному прикладі ми виберемо окрему маленьку таблицю на робочому аркуші Excel для сортування кількості футболок, замовлених у певні дні.

1. Виберіть діапазон клітинок, які потрібно відсортувати. У нашому прикладі ми виберемо діапазон A13:B17.
2. Натисніть дані на стрічці, а потім натисніть команду Сортування.
3. Відкриється діалогове вікно Сортування. Виберіть стовпець, за яким потрібно сортувати. У цьому прикладі ми хочемо відсортувати дані за кількістю замовлень, тому виберемо стовпець замовлення.
4. Встановіть порядок сортування (за зростанням або спаданням). У нашому прикладі будемо вибирати висхідна.
5. Якщо всі параметри правильні, натисніть OK.
6. Діапазон буде відсортовано за стовпцями замовлення від найменшого до найбільшого. Зауважте, що решта вмісту аркуша не сортується.

Якщо сортування в Excel виконується неправильно, то перш за все перевірте, чи правильно введені значення. Навіть невелика друкарська помилка може призвести до проблем під час сортування великих таблиць. У наступному прикладі ми забули поставити дефіс у клітинці A18, що призвело до неточного сортування.