Увімкніть, вимкніть і налаштуйте автовиправлення в Excel

Під час роботи в електронних таблицях Excel, особливо коли ви маєте справу з великою кількістю даних, існує ймовірність допустити помилку, наприклад, опечатку. Також деякі користувачі через те, що не вміють знаходити і використовувати спеціальні символи, вирішують замінити їх на більш зрозумілі і доступні. Наприклад, замість знака «— – звичайний лист "І", або замість цього "$" – просто "S". Однак завдяки спеціальному інструменту «Автовиправлення» такі речі автоматично виправляються.

Що таке автовиправлення

Excel зберігає в пам'яті список поширених помилок, які можна зробити. Коли користувач вводить помилку з цього списку, програма автоматично замінить її правильним значенням. Це саме те, що потрібно Автозаміна, і ось як це працює.

Цей інструмент виправляє такі основні типи помилок:

• дві великі літери підряд у слові
• почати нове речення з малої літери
• помилки через увімкнений Caps Lock
• інші типові описки та помилки

Увімкнути та вимкнути автовиправлення

У програмі ця функція спочатку включена, але в деяких випадках її потрібно відключити (назавжди або тимчасово). Скажімо, нам потрібно спеціально помилитися в деяких словах або використовувати символи, які програма розпізнає як помилкові і замінить їх, хоча ми цього не хочемо. Якщо ви зміните зафіксований автовиправленням символ на потрібний нам, функція не виконає заміну знову. Цей спосіб, безумовно, підходить для поодиноких випадків. В іншому випадку, щоб заощадити час і сили, найкращим рішенням буде відключити функцію «Автовиправлення».

1. Перейдіть до меню “Файл”.
2. У бічному меню ліворуч перейдіть до «Параметри».
3. У вікні налаштувань, що відкриється, натисніть на підрозділ "Орфографія". У правій частині вікна натисніть кнопку «Параметри автовиправлення».
4. На екрані відобразиться вікно з налаштуваннями функцій. Зніміть прапорець поруч із опцією «Замінюйте під час введення», потім натисніть кнопку OK.
5. Програма поверне нас назад до головного вікна з параметрами, де ми знову натискаємо кнопку OK.

Примітка: щоб повторно активувати функцію, поверніть галочку на місце, після чого також збережіть зміни, натиснувши кнопку OK.

Автоматичне виправлення дати та можливі проблеми

Іноді буває, що під час введення числа з крапками програма виправляє його на дату. Припустимо, ми ввели число 3.19 до порожньої клітинки.

Після того, як ми натиснемо клавішу Enter, Отримайте дані у вигляді місяця та року.

Нам потрібно зберегти вихідні дані, які ми ввели в клітинку. У таких ситуаціях немає необхідності вимикати автовиправлення. Ось що ми робимо:

1. Спочатку виділяємо діапазон комірок, в які ми хочемо додати необхідну інформацію у вигляді цифр з крапками. Потім перебуваючи у вкладці "Головна" перейдіть до розділу інструментів «Номер», де ми натискаємо параметр поточного формату клітинки.
2. У випадаючому списку виберіть пункт “Текст”.
3. Тепер ми можемо сміливо вводити дані в комірки у вигляді цифр з крапками.Примітка: потрібно пам'ятати, що числа в клітинках з текстовим форматом не можуть брати участь в обчисленнях, так як вони сприймаються програмою по-іншому і кінцевий результат буде спотворений.

Редагування словника автовиправлення

Як ми вже згадували раніше, мета автовиправлення полягає в тому, щоб допомогти виправити помилки або описки. Програма спочатку надає стандартний список відповідних слів і символів для заміни, однак користувач має можливість додавати власні варіанти.

1. Знову заходимо у вікно з параметрами автокорекції, керуючись описаними вище кроками (меню “Файл” - розділ «Параметри» – підрозділ "Орфографія" - кнопка «Параметри автовиправлення»).
2. У «Замінити» пишемо символ (слово), який надалі буде визначено програмою як помилку. У полі “Увімкнено” вкажіть значення, яке буде використовуватися як заміна. Коли будете готові, натисніть кнопку “Додати”.
3. В результаті ми можемо додати до цього словника всі найпоширеніші помилки, які ми допускаємо (якщо їх немає в оригінальному списку), щоб не витрачати час на їх подальше виправлення.

Автозаміна математичними символами

Перейдіть на однойменну вкладку в параметрах автовиправлення. Тут ми знайдемо список значень, які будуть замінені програмою на математичні символи. Ця опція надзвичайно корисна, коли потрібно ввести символ, якого немає на клавіатурі. Наприклад, щоб ввести символ «α» (альфа), вистачить набрати «альфа», після чого програма замінює задане значення на потрібний символ. Інші символи вводяться таким же чином.

Крім того, ви можете додати свої варіанти до цього списку.

Видалення комбінації з автовиправлення

Щоб видалити непотрібну комбінацію слів або символів зі списку автовиправлення, просто виберіть її клацанням миші, а потім натисніть кнопку “Видалити”.

Крім того, виділивши певний збіг, замість того, щоб видаляти його, ви можете просто налаштувати одне з його полів.

Налаштування основних параметрів автозаміни

Основні параметри включають всі налаштування, які можна зробити на вкладці «Автовиправлення». У програмі спочатку активуються такі опції:

• виправлення двох великих (великих) літер на початку слова;
• писати першу літеру речення з великої літери;
• написання днів тижня з великої літери;
• усунення помилок, викликаних випадково натиснутими клавішами Шапки Подивіться.

Щоб деактивувати ці параметри, просто зніміть прапорці поруч із ними, а потім натисніть кнопку OK щоб зберегти зміни.

Робота з винятками

У програмі є спеціальний словник, який зберігає слова та символи, для яких автокорекція не працюватиме, навіть якщо ця функція включена та є необхідний збіг в основних параметрах.

Щоб отримати доступ до цього словника, натисніть на кнопку "Exceptions".

Вікно, що з’явиться, має дві вкладки:

Перший лист

• Ось список слів, за якими стоїть символ «точка» (".") не має інтерпретуватися програмою як кінець речення, тобто наступне слово починатиметься з малої літери. В основному це стосується всіляких скорочень, наприклад, кг., г., руб., коп. тощо
• У верхньому полі ми можемо ввести наше значення, яке буде додано до списку виключень після натискання відповідної кнопки.
• Крім того, вибравши певне значення зі списку, ви можете його змінити або видалити.

ДВІ великі літери

Значення зі списку в цій вкладці, аналогічні списку у вкладці «Перший лист», автовиправлення не вплине. Тут ми також можемо додавати, змінювати або видаляти нові елементи.

Висновок

Завдяки функції «Автовиправлення» робота в Excel істотно прискорюється, так як програма автоматично виправляє випадкові опечатки і помилки, допущені користувачем. Цей інструмент особливо цінний при роботі з великим обсягом даних. Тому в таких випадках дуже важливо вміти правильно використовувати та налаштовувати параметри автокорекції.