зміст
Microsoft Excel надає користувачеві кілька, умовно кажучи, рівнів захисту – від простого захисту окремих комірок до шифрування всього файлу шифрами криптоалгоритмів сімейства RC4. Давайте переглянемо їх один за іншим…
Рівень 0. Захист від введення некоректних даних у комірку
Найпростіший спосіб. Дозволяє перевірити, що саме вводить користувач у ті чи інші комірки, і не дозволяє вводити недопустимі дані (наприклад, від’ємну ціну або дробову кількість осіб, або дату Жовтневої революції замість дати укладення договору). договір тощо) Щоб встановити таку перевірку введення, потрібно виділити клітинки та вибрати вкладку дані (Дата) button Перевірка даних (Перевірка даних). У Excel 2003 і старіших версіях це можна зробити за допомогою меню Дані – Перевірка (Дані — Перевірка)… У вкладці параметри зі спадного списку ви можете вибрати тип даних, дозволених для введення:
Сусідні вкладки цього вікна дозволяють (за бажанням) встановити повідомлення, які з’являтимуться перед входом – вкладка Вхідна повідомлення (Вхідне повідомлення), а в разі внесення невірної інформації – табл Повідомлення про помилку (Попередження про помилку):
Рівень 1: захист комірок аркуша від змін
Ми можемо повністю або вибірково заборонити користувачеві змінювати вміст клітинок будь-якого аркуша. Щоб встановити такий захист, дотримуйтеся простого алгоритму:
- Виберіть комірки, які не треба захищатися (якщо є), клацніть на них правою кнопкою миші та виберіть команду з контекстного меню Формат комірки (Формат клітинок)… У вкладці захист (Захист) зніміть прапорець Захищена клітина (Заблоковано). Усі комірки, для яких цей прапорець залишається позначеним, будуть захищені, коли захист аркуша ввімкнено. Усі клітинки, де ви знімете цей прапорець, можна буде редагувати, незважаючи на захист. Щоб візуально побачити, які комірки будуть захищені, а які ні, можна скористатися цим макросом.
- Щоб увімкнути захист поточного аркуша в Excel 2003 і старіших версіях, виберіть у меню Служба – Захист – Захист аркуша (Інструменти — Захист — Захистити аркуш)або в Excel 2007 і пізніших версіях натисніть Захистити аркуш (Захистити аркуш) таб Перевірка (Огляд). У діалоговому вікні можна встановити пароль (він знадобиться, щоб ніхто не зміг зняти захист) і за допомогою списку галочок налаштувати, за бажанням, винятки:
Тобто, якщо ми хочемо залишити користувачеві можливість, наприклад, форматувати захищені та незахищені комірки, перші три прапорці повинні бути відмічені. Ви також можете дозволити користувачам використовувати сортування, автофільтр та інші зручні інструменти таблиці.
Рівень 2. Вибірковий захист діапазонів для різних користувачів
Якщо передбачається, що з файлом працюватиме кілька користувачів, і кожен з них повинен мати доступ до своєї області аркуша, то можна встановити захист аркуша різними паролями для різних діапазонів комірок.
Для цього виберіть на вкладці Перевірка (огляд) button Дозволити змінювати діапазони (Дозволити користувачам редагувати діапазони). В Excel 2003 і новіших версіях для цього є команда меню Сервіс – Захист – Дозволити змінювати діапазони (Інструменти — Захист — Дозволити користувачам змінювати діапазони):
У вікні, що з’явилося, натисніть кнопку Створювати (новий) і введіть назву діапазону, адреси комірок, що входять до цього діапазону, і пароль для доступу до цього діапазону:
Повторюйте ці кроки для кожного з різних діапазонів користувачів, доки всі вони не будуть перелічені. Тепер ви можете натиснути кнопку Захистити аркуш (див. попередній параграф) і ввімкніть захист усього аркуша.
Тепер при спробі отримати доступ до будь-якого із захищених діапазонів зі списку Excel вимагатиме пароль саме для цього діапазону, тобто кожен користувач працюватиме «на своєму городі».
Рівень 3. Захист аркушів книги
Якщо потрібно захистити себе від:
- видалення, перейменування, переміщення аркушів у робочій книзі
- зміни закріплених областей («заголовки» тощо)
- небажані зміни структури (згортання рядків/стовпців за допомогою кнопок групування плюс/мінус)
- можливість мінімізувати/перемістити/змінити розмір вікна робочої книги у вікні Excel
потім потрібно захистити всі аркуші книги, використовуючи кнопку Захисти книгу (Захистити книгу) таб Перевірка (Огляд) або – у старих версіях Excel – через меню Служба – Охорона – Охорона книги (Інструменти — Захист — Захист книги):
Рівень 4. Шифрування файлів
Якщо необхідно, Excel надає можливість зашифрувати весь файл книги за допомогою кількох різних алгоритмів шифрування сімейства RC4. Такий захист найпростіше встановити при збереженні робочої книги, тобто при виборі команд Файл – Зберегти як (Файл — Зберегти як), а потім у вікні збереження знайдіть і розгорніть спадний список Сервіс – Загальні параметри (Інструменти — Загальні параметри). У вікні, що з’явиться, ми можемо ввести два різні паролі – для відкриття файлу (тільки для читання) і для зміни:
- Як встановити/зняти захист з усіх аркушів книги одночасно (надбудова PLEX)
- Виділіть незахищені комірки кольором
- Правильний захист аркушів макросом