Як конвертувати файли Excel у формат CSV

CSV (Значення, розділені комами) — це поширений формат для зберігання табличних даних (числових і текстових) у вигляді звичайного тексту. Цей формат файлів популярний і живучий завдяки тому, що величезна кількість програм і додатків розуміють CSV, принаймні як альтернативний формат файлів для імпорту/експорту. Крім того, формат CSV дозволяє користувачеві зазирнути в файл і відразу знайти проблему з даними, якщо така є, змінити роздільник CSV, правила лапок і так далі. Це можливо тому, що CSV є простим текстом, і навіть не дуже досвідчений користувач легко розбереться в ньому без спеціальної підготовки.

У цій статті ми навчимося швидких і ефективних способів експорту даних із Excel у CSV і навчимося конвертувати файл Excel у CSV без спотворення всіх спеціальних та іноземних символів. Техніки, описані в статті, працюють у всіх версіях Excel 2013, 2010 і 2007.

• Перетворення даних із формату Excel у формат CSV
• Експортуйте з Excel у формат CSV UTF-8 або UTF-16
• Інші способи конвертації з Excel у CSV (зі збереженням спеціальних символів)

Як конвертувати файл Excel у CSV

Якщо ви хочете експортувати файл Excel до іншої програми, наприклад адресної книги Outlook або бази даних Access, спочатку перетворіть аркуш Excel у файл CSV, а потім імпортуйте файл . Csv до іншої програми. Нижче наведено покрокову інструкцію щодо експорту робочої книги Excel у формат CSV за допомогою інструмента Excel – “Зберегти як».

1. У книзі Excel відкрийте вкладку філе (Файл) і натисніть Зберегти як (Зберегти як). Крім того, діалогове вікно Збереження документа (Зберегти як) можна відкрити, натиснувши клавішу F12.
2. У Тип файлу (Зберегти як тип) виберіть CSV (розділений комами) (CSV (розділені комами)).Окрім CSV (розділений комами), доступні кілька інших варіантів формату CSV:
   • CSV (розділений комами) (CSV (розділені комами)). Цей формат зберігає дані Excel як текстовий файл із роздільниками-комами та може використовуватися в іншій програмі Windows і в іншій версії операційної системи Windows.
   • CSV (Macintosh). Цей формат зберігає книгу Excel як файл із роздільниками-комами для використання в операційній системі Mac.
   • CSV (MS DOS). Зберігає книгу Excel як файл із роздільниками-комами для використання в операційній системі MS-DOS.
   • Текст Юнікод (Текст Unicode (*txt)). Цей стандарт підтримується майже всіма існуючими операційними системами, включаючи Windows, Macintosh, Linux і Solaris Unix. Він підтримує символи майже всіх сучасних і навіть деяких стародавніх мов. Тому, якщо книга Excel містить дані іноземними мовами, рекомендую спочатку зберегти її у форматі Текст Юнікод (Текст Юнікод (*txt)), а потім конвертуйте у CSV, як описано далі в розділі Експорт із Excel у формат CSV UTF-8 або UTF-16.

Примітка: Усі згадані формати зберігають лише активний аркуш Excel.

3. Виберіть папку для збереження файлу CSV і натисніть зберегти (Зберегти). Після натискання зберегти (Зберегти) з’являться два діалогові вікна. Не хвилюйтеся, ці повідомлення не вказують на помилку, так і повинно бути.
4. Перше діалогове вікно нагадує вам про це У файл вибраного типу можна зберегти лише поточний аркуш (Вибраний тип файлу не підтримує робочі книги, які містять кілька аркушів). Щоб зберегти лише поточний аркуш, просто натисніть OK.Якщо ви хочете зберегти всі аркуші книги, натисніть анулювання (Скасувати) і збережіть усі аркуші книги окремо з відповідними іменами файлів або ви можете вибрати збереження іншого типу файлу, який підтримує кілька сторінок.
5. Після натискання OK у першому діалоговому вікні з’явиться друге з попередженням про те, що деякі функції стануть недоступними, оскільки вони не підтримуються форматом CSV. Так і має бути, тож просто натисніть Так (Так).

Ось як аркуш Excel можна зберегти як файл CSV. Швидко і просто, і тут навряд чи можуть виникнути труднощі.

Експортуйте з Excel у CSV із кодуванням UTF-8 або UTF-16

Якщо аркуш Excel містить будь-які спеціальні або іноземні символи (тильда, наголоси тощо) або ієрогліфи, то перетворення аркуша Excel у CSV способом, описаним вище, не спрацює.

Справа в тому, що команда Зберегти як > CSV (Зберегти як > CSV) спотворить усі символи, крім ASCII (американського стандартного коду для обміну інформацією). А якщо на аркуші Excel є подвійні лапки або довгі тире (перенесені в Excel, наприклад, з документа Word при копіюванні / вставці тексту) – такі символи також будуть подрібнені.

Просте рішення – збережіть аркуш Excel як текстовий файл Юнікод (.txt), а потім конвертуйте його у CSV. Таким чином усі символи, що не є ASCII, залишаться недоторканими.

Перш ніж рухатися далі, дозвольте мені коротко пояснити основні відмінності між кодуваннями UTF-8 і UTF-16, щоб у кожному окремому випадку ви могли вибрати відповідний формат:

• UTF-8 є більш компактним кодуванням, яке використовує від 1 до 4 байтів для кожного символу. Найчастіше рекомендується використовувати цей формат, коли у файлі переважають символи ASCII, оскільки для більшості цих символів потрібен 1 байт пам’яті. Ще одна перевага полягає в тому, що кодування файлу UTF-8, який містить лише символи ASCII, жодним чином не відрізнятиметься від того самого файлу ASCII.
• UTF-16 використовує від 2 до 4 байтів для зберігання кожного символу. Зауважте, що не у всіх випадках файл UTF-16 вимагає більше пам’яті, ніж файл UTF-8. Наприклад, японські символи займають від 3 до 4 байтів в UTF-8 і від 2 до 4 байтів в UTF-16. Таким чином, має сенс використовувати UTF-16, якщо дані містять азійські символи, включаючи японські, китайські та корейські. Основним недоліком цього кодування є те, що воно не повністю сумісне з файлами ASCII і вимагає спеціальних програм для відображення таких файлів. Майте це на увазі, якщо ви плануєте імпортувати отримані файли з Excel деінде.

Як конвертувати файл Excel у CSV UTF-8

Припустимо, у нас є аркуш Excel з іноземними символами, у нашому прикладі це японські імена.

Щоб експортувати цей аркуш Excel у файл CSV, зберігаючи всі ієрогліфи, ми зробимо наступне:

1. В Excel відкрийте вкладку філе (Файл) і натисніть Зберегти як (Зберегти як).
2. Введіть назву файлу в поле Тип файлу (Зберегти як тип) виберіть Текст Юнікод (Текст Unicode (*.txt)) і натисніть зберегти (Зберегти).
3. Відкрийте створений файл у будь-якому стандартному текстовому редакторі, наприклад, у Блокноті.

Примітка: Не всі прості текстові редактори повністю підтримують символи Unicode, тому деякі можуть відображатися у вигляді прямокутників. У більшості випадків це жодним чином не вплине на кінцевий файл, і ви можете просто проігнорувати його або вибрати більш просунутий редактор, наприклад Notepad++.

4. Оскільки наш текстовий файл Unicode використовує символ табуляції як розділювач, і ми хочемо перетворити його на CSV (розділений комами), нам потрібно замінити символи табуляції комами.

Примітка: Якщо немає суворої необхідності отримувати файл з роздільниками, але вам потрібен будь-який файл CSV, який Excel може зрозуміти, то цей крок можна пропустити, оскільки Microsoft Excel прекрасно розуміє файли з роздільниками - табуляція.

4. Якщо вам все ще потрібен файл CSV (розділений комами), виконайте в Блокноті наступне:
   • Виберіть символ табуляції, клацніть його правою кнопкою миші та в контекстному меню натисніть Скопіювати (Копіювати), або просто натисніть Ctrl + Cяк показано на малюнку нижче.
   • прес Ctrl + H,, щоб відкрити діалогове вікно Замінити (Замінити) і вставте скопійований символ табуляції в поле Що (Знайти що). У цьому випадку курсор переміститься вправо – це означає, що вставлено символ табуляції. У полі ніж (Замінити на) введіть кому та натисніть Replace all (Замінити все).

   У Блокноті результат буде приблизно таким:

   

5. Натисніть філе > Зберегти як (Файл > Зберегти як), введіть назву файлу та в розкривному списку кодування (Кодування) вибрати UTF-8… Потім натисніть кнопку зберегти (Зберегти).
6. Запустіть Windows Explorer і змініть розширення файлу з . Txt on . Csv.Змінити розширення інакше . Txt on . Csv Ви можете зробити це безпосередньо в Блокноті. Для цього в діалоговому вікні Зберегти як (Зберегти як) у полі Тип файлу (Зберегти як тип) виберіть параметр Всі файли (Усі файли) і додайте «.csv» до імені файлу у відповідному полі, як показано на малюнку нижче.
7. Відкрийте файл CSV в Excel, для цього на вкладці філе (Філе) розім'яти відкритий > Текстові файли (Відкрити > Текстові файли) і перевірте, чи дані в порядку.

Примітка: Якщо ваш файл призначений для використання поза межами Excel і формат UTF-8 є вимогою, не вносьте жодних змін у аркуш і не зберігайте його знову в Excel, оскільки це може призвести до проблем із читанням кодування. Якщо якась частина даних не відображається в Excel, відкрийте цей самий файл у Блокноті та виправте дані в ньому. Не забудьте ще раз зберегти файл у форматі UTF-8.

Як конвертувати файл Excel у CSV UTF-16

Експорт у файл CSV UTF-16 набагато швидший і легший, ніж експорт у UTF-8. Справа в тому, що Excel автоматично застосовує формат UTF-16, коли ви зберігаєте файл як Текст Юнікод (Текст Unicode).

Для цього збережіть файл за допомогою інструменту Зберегти як (Зберегти як) в Excel, а потім у Провіднику Windows змініть розширення створеного файлу на . Csv. Готово!

Якщо вам потрібен файл CSV із крапкою з комою або крапкою з комою як роздільник, замініть усі символи табуляції комами чи крапками з комою відповідно в Блокноті чи будь-якому іншому текстовому редакторі на ваш вибір (докладні інструкції щодо цього див. у цій статті раніше).

Інші способи конвертації файлів Excel у CSV

Описані вище способи експорту даних з Excel в CSV (UTF-8 і UTF-16) є універсальними, тобто підходять для роботи з будь-якими спецсимволами і в будь-якій версії Excel від 2003 до 2013.

Є багато інших способів конвертувати дані з Excel у формат CSV. На відміну від наведених вище рішень, ці методи не призведуть до чистого файлу UTF-8 (це не стосується OpenOffice, який може експортувати файли Excel у кількох варіантах кодування UTF). Але в більшості випадків отриманий файл міститиме правильний набір символів, який потім можна безболісно перетворити у формат UTF-8 за допомогою будь-якого текстового редактора.

Перетворіть файл Excel у CSV за допомогою Google Таблиць

Як виявилося, дуже легко перетворити файл Excel у CSV за допомогою Google Таблиць. Якщо Google Drive уже встановлено на вашому комп’ютері, виконайте ці 5 простих кроків:

1. У Google Drive натисніть кнопку Створювати (Створити) і виберіть таблиця (Електронна таблиця).
2. У меню філе (Філе) розім'яти Імпортувати (Імпорт).
3. Натисніть Завантажити (Завантажити) і виберіть файл Excel для завантаження зі свого комп’ютера.
4. У діалоговому вікні Імпфайл орт (Імпорт файлу) виберіть Замінити таблицю (Замінити електронну таблицю) і натисніть Імпортувати (Імпорт).

Порада: Якщо файл Excel відносно невеликий, то для економії часу ви можете перенести дані з нього в таблицю Google за допомогою копіювання / вставки.

5. У меню філе (Філе) розім'яти Завантажити як (Завантажити як), виберіть тип файлу CSV – файл буде збережено на комп’ютері.

Нарешті, відкрийте згенерований файл CSV у будь-якому текстовому редакторі, щоб переконатися, що всі символи збережено правильно. На жаль, файли CSV, створені таким чином, не завжди правильно відображаються в Excel.

Збережіть файл .xlsx як .xls, а потім конвертуйте у файл CSV

Цей спосіб не потребує додаткових коментарів, так як все зрозуміло з назви.

Я знайшов це рішення на одному з форумів, присвячених Excel, не пам'ятаю вже на якому. Чесно кажучи, я ніколи не користувався цим методом, але, на думку багатьох користувачів, деякі спеціальні символи втрачаються при збереженні безпосередньо з . Xlsx в . Csv, але залишаються, якщо перший . Xlsx зберегти як . Xls, а потім лайк . Csv, як ми робили на початку цієї статті.

У будь-якому випадку спробуйте цей метод створення файлів CSV із Excel для себе, і якщо він спрацює, це добре заощадить час.

Збереження файлу Excel у форматі CSV за допомогою OpenOffice

OpenOffice — це набір програм із відкритим кодом, який включає програму для роботи з електронними таблицями, яка чудово справляється з експортом даних із Excel у формат CSV. Насправді ця програма надає вам доступ до більшої кількості можливостей під час перетворення електронних таблиць у файли CSV (кодування, роздільники тощо), ніж Excel і Google Таблиці разом узяті.

Просто відкрийте файл Excel у OpenOffice Calc, натисніть філе > Зберегти як (Файл > Зберегти як) і виберіть тип файлу CSV текст (Текст CSV).

Наступним кроком буде вибір значень параметрів кодування (Набори символів) и Роздільник полів (Розділювач полів). Звичайно, якщо ми хочемо створити файл CSV UTF-8 із комами як роздільниками, тоді виберіть UTF-8 і введіть кому (,) у відповідні поля. Параметр Роздільник тексту (Текстовий роздільник) зазвичай залишають без змін – лапки (“). Далі натисніть OK.

Таким же чином, для швидкого і безболісного перетворення з Excel в CSV, ви можете використовувати інший додаток – LibreOffice. Погодьтеся, було б чудово, якби Microsoft Excel передбачав можливість також налаштувати параметри при створенні файлів CSV.

У цій статті я розповідав про відомі мені методи перетворення файлів Excel у CSV. Якщо ви знаєте більш ефективні способи експорту з Excel у CSV, розкажіть нам про це в коментарях. Дякую за увагу!